Pretest Soal Penyimpanan Arsip

Mengapa sistem abjad cocok digunakan pada perusahaan yang memiliki banyak langganan dengan nama yang berbeda-beda?

• Karena abjad mudah diurutkan

• Karena nama lebih mudah diingat dan sering digunakan dalam pencarian

• Karena tidak memerlukan indeks

• Karena jumlah arsip sedikit

• Karena suratnya pendek

Suatu instansi ingin menyimpan arsip berdasarkan tempat asal pengirim. Sistem penyimpanan arsip yang paling tepat digunakan adalah...

• Sistem Subjek

• Sistem Nomor

• Sistem Wilayah

• Sistem Abjad

• Sistem Tanggal

Dalam sistem penyimpanan tanggal, bagaimana cara yang paling logis untuk menempatkan arsip dalam satu tahun berjalan?

• Diurutkan berdasarkan nama pengirim

• Diurutkan berdasarkan bulan dan hari secara kronologis

• Dikelompokkan berdasarkan jenis surat

• Menggunakan warna map yang berbeda

• Menyimpan berdasarkan ukuran arsip

Seorang arsiparis mengalami kesulitan dalam menemukan arsip karena tidak tahu nama pengirim atau subjeknya, tapi tahu tanggal surat. Sistem penyimpanan yang paling membantu adalah...

• Sistem Wilayah

• Sistem Nomor

• Sistem Tanggal

• Sistem Subjek

• Sistem Abjad

Apa kelemahan dari sistem penyimpanan abjad dalam instansi besar?

• Sulit digunakan oleh pegawai baru

• Perlu banyak pemandu (guide) dan indeks silang

• Nama sering diulang

• Tidak memerlukan pengecekan dua kali

• Tidak bisa digunakan untuk surat resmi

Suatu perusahaan menggunakan sistem nomor untuk menyimpan arsip klien secara rahasia. Apa keuntungan dari sistem ini?

• Cepat dalam pencarian karena menggunakan tanggal

• Tidak memerlukan indeks

• Lebih terorganisir karena bersifat kode

• Mudah digunakan oleh siapa saja

• Arsip ditentukan berdasarkan urutan masuk

Dalam sistem subjek, arsip disimpan berdasarkan...

• Nama pengirim

• Tanggal surat

• Pokok isi surat

• Kode wilayah

• Nomor urut

Mengapa sistem wilayah menjadi sistem yang cocok untuk instansi pemerintah daerah?

• Karena menggunakan angka

• Karena mempermudah pencarian berdasarkan area atau lokasi

• Karena lebih cepat dari sistem lainnya

• Karena menyimpan nama kepala daerah

• Karena digunakan untuk dokumen rahasia

Jika Anda ditugaskan menyimpan arsip secara kronologis untuk laporan harian, sistem penyimpanan apa yang Anda pilih?

• Sistem Abjad

• Sistem Subjek

• Sistem Wilayah

• Sistem Tanggal

• Sistem Nomor

Apa langkah logis pertama sebelum menentukan sistem penyimpanan arsip dalam sebuah organisasi?

• Menyediakan rak penyimpanan

• Membuat surat pengantar

• Menganalisis jenis dan frekuensi akses arsip

• Mengarsipkan semua file secara manual

• Membuat indeks abjad