Post Test Sosialisasi Zoho

Sebuah SO terdiri atas 1 each item Computer sesuai dengan PO user. Namun pada kenyataannya, barang yang perlu dikirim tidak hanya 1 saja, tp meliputi beberapa aksesoris seperti mouse, keyboard, dan CPU. Apa yang harus dilakukan untuk pembuatan PO vendor, jika pembelian barang membutuhkan 2 vendor?

• Langsung saja convert PO dari SO untuk pembelian komputer di vendor A dan aksesoris di vendor B.

•  Info ke tim project admin untuk menambahkan additional item Rp 0 berupa item aksesoris Computer. Kemudian baru convert PO sesuai kebutuhan ke 2 vendor berbeda.

• Convert PO sesuai nominal total dgn item 1 each Computer, kemudian clone PO untuk pembelian item aksesoris ke vendor berbeda tanpa menginfokan additional item ke project admin.

Customer memesan barang berupa Safety Glove ABC sejumlah 4 box dengan harga Rp300,000 per box dan tiap boxnya berisi 10 pasang safety glove. Barang tersebut hanya tercatat pada sistem Zoho dengan SKU 01-03-0000622 UOM pair. Pembelian item 01-03-0000622 pada PO vendor terakhir tercatat dengan harga Rp20,000 per pair dan barang tersebut merupakan STOCK. Berapakah nilai COGS yang akan terbentuk pada jurnal invoice, jika SO dibuatkan dengan 4 qty SKU tersebut?

• Rp 1,200,000

• Rp120,000

• Rp 80,000

Terdapat pemesanan barang-barang consumables dari customer dan tim purchasing melakukan survey cogs barang di vendor. Dikarenakan pembelian barang perlu dilakukan di supermarket secara offline, maka perusahaan memberikan cash sejumlah total estimasi cogs. Apa hal yang sebaiknya dilakukan agar tidak terjadi ketidaksesuaian cogs yang mengharuskan revisi data?

• Membuat PO terlebih dahulu senilai cogs hasil survey di vendor, kemudian baru melakukan pembelian di supermarket.

• Melakukan pembelian terlebih dahulu untuk mendapat nilai transaksi real, kemudian baru membuat PO Zoho untuk pencatatan data.

• Langsung melakukan pembelanjaan di supermarket dan mengirimkan pengembalian dana apabila ada sisa cash, tanpa membuat PO Zoho di akhir.

Customer memesan barang berupa Paint Brush sebanyak 36pcs dengan harga per pcs Rp10,000. Tim Purchasing menemukan Paint Brush dengan cogs termurah pada vendor yang hanya menerima pembelian dengan satuan Lusin. Pada sistem Zoho, barang tersebut tercatat dengan SKU 01-03-0000503 UOM each. Apa yang sebaiknya dilakukan?

• Membuat PO vendor dengan qty 36 menggunakan SKU item each

• Membuat PO vendor dengan qty 3 menggunakan SKU item each

• Membuat PO vendor dengan qty 36 menggunakan SKU item pcs

Manakah diantara 3 opsi ini yang bukan termasuk penyebab case perbedaan nominal invoice dan PO vendor?

• Perbedaan PPN

• Perbedaan harga item di PO dan Invoice Vendor

• Perbedaan alamat pengiriman

Apa risiko utama jika nominal Invoice vendor dan PO vendor di Zoho tidak sama?

• Pencatatan COGS menjadi tidak sesuai dan pembayaran berpotensi keliru

• Barang otomatis kembali ke vendor

• PO otomatis dibatalkan oleh sistem

Langkah apa yang sebaiknya dilakukan sebelum melakukan pembayaran ke vendor untuk menghindari perbedaan nominal?

• Membuat PO baru setelah pembayaran dilakukan

• Membandingkan nominal Invoice vendor dengan PO vendor di Zoho

• Mengabaikan perbedaan nominal jika jumlahnya kecil

Mengapa PO untuk kebutuhan SO dan stock sebaiknya dibuat terpisah?

• Agar vendor lebih cepat mengirimkan barang

• Untuk menghindari perhitungan COGS yang tidak akurat dan menjaga qty SO-PO tetap balance

• Supaya admin tidak perlu membuat PO dua kali

Apa masalah utama yang terjadi pada kasus keterlambatan pencatatan PO ini?

• PO dibuat sebelum vendor mengirimkan invoice

• Pembayaran dilakukan sebelum PO dibuat

• PO dibuat di hari yang sama dengan pembayaran

Apa yang dimaksud dengan “refund sebagian tidak tercatat” pada kasus ini?

• Vendor mengirimkan barang lebih banyak dari yang dipesan dan kelebihan tidak dikembalikan

• Vendor mengirimkan barang lebih sedikit dari yang dipesan, namun selisihnya tidak dicatat atau dikonfirmasi untuk refund

• Vendor mengirimkan barang sesuai pesanan, tetapi pembayaran dilakukan dua kali