Preguntas sobre la Norma GTC 185

¿Qué es la Norma GTC 185 y cuál es su propósito principal?

• Regular el uso de hojas membretadas en las empresas

• Estandarizar la elaboración y presentación de documentos en las organizaciones

• Clasificar documentos según su tiempo de retención

• Definir la conservación de documentos históricos

¿Quién desarrolló y aprobó la GTC 185?

• Ministerio de Cultura en 2010

• Archivo General de la Nación en 2008

• ICONTEC en septiembre de 2009

• SENA en 2011

¿Cuál de los siguientes NO es un tipo documental regulado por la GTC 185?

• Carta

• Memorando

• Circular

• Inventario documental

¿Qué elementos comunes deben incluir los documentos según la GTC 185?

• Firma, membrete, código, asunto, fecha

• Firma, título, carátula, tabla de contenido

• Firma, portada, índice, glosario

• Firma, membrete, carpeta, índice

Según la GTC 185, los informes deben ser:

• Concisos, precisos y seguir formato estandarizado

• Largos, técnicos y con lenguaje jurídico

• Breves, sin encabezados ni formato

• Informales y escritos a mano

¿A cargo de quién está la expedición de informes según la norma?

• Cualquier empleado sin autorización

• Funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo

• Personal de aseo

• Proveedores externos

¿Cuál NO es un tipo de informe descrito en la GTC 185?

• Resumen ejecutivo

• Informe corto

• Informe extenso

• Informe fotográfico

Además de los tipos de documentos, la GTC 185 aborda directrices sobre:

• Elaboración de gráficos y presentaciones

• Clasificación, estructura, control de versiones y disposición final

• Diseño de logotipos corporativos

• Digitalización de fotografías

¿Cuál es la importancia de aplicar la GTC 185 en una organización?

• Reducir costos de papelería

• Estandarizar la documentación y proyectar una imagen corporativa adecuada

• Evitar el uso de medios digitales

• Producir más documentos que antes

En la GTC 185, la “Zona 1” corresponde a:

• El área donde se coloca la firma

• El área destinada a membrete, logotipo, código del documento

• El área donde se ubica la fecha de elaboración

• El área para anexos y referencias