Soal PTS Ganjil Klasifikasi dan Sistem Arsip

Sebuah perusahaan yang berlokasi di Jakarta memiliki banyak klien di kota Bandung, Cirebon, dan Bogor. Jika perusahaan ini menggunakan sistem wilayah berdasarkan pembagian administrasi negara, laci filing cabinet manakah yang akan paling sering diakses?

• Laci "Jawa Barat"

• Laci "DKI Jakarta"

• Laci "Wilayah 2"

• Laci "Jabodetabek"

• Laci "Jawa Tengah"

Menurut teks, sistem tanggal seringkali menyulitkan karena pengguna harus mengingat tanggal surat. Manakah skenario di bawah ini yang paling efektif diatasi dengan penggunaan kartu indeks pada sistem tanggal?

• Staf lupa di tahun berapa surat dari PT ABC disimpan.

• Staf hanya ingat nama pengirim surat (PT ABC) tetapi lupa tanggal pastinya.

• Staf tidak sengaja merobek surat dari PT ABC.

• Staf ingin menyimpan surat balasan untuk PT ABC.

• Staf salah meletakkan surat PT ABC di folder bulan yang berbeda.

Mengapa klasifikasi wilayah administrasi khusus seperti "Wilayah 1 (Sumatra, Jawa-Bali)" dan "Wilayah 2 (Jabodetabek)" dibuat?

• Karena wilayah tersebut memiliki kode pos yang sama.

• Untuk mematuhi standar kearsipan internasional.

• Untuk menyederhanakan pengelompokan arsip dari area dengan volume korespondensi yang tinggi atau kepentingan khusus.

• Karena pembagian provinsi sering berubah-ubah.

• Untuk membedakan arsip surat masuk dan surat keluar.

Seorang arsiparis sedang mencari surat dari "Hari Nasution". Setelah melakukan indeks menjadi "Nasution, Hari", ia menemukan kartu indeksnya di laci berkode "Na". Informasi apa yang paling mungkin ia temukan di kartu indeks tersebut untuk melanjutkan pencarian?

• Alamat lengkap Hari Nasution.

• Isi ringkas dari surat tersebut.

• Kode surat berdasarkan daftar klasifikasi, seperti "Cilandak".

• Nomor telepon Hari Nasution.

• Nama anggota keluarga Hari Nasution.

Perhatikan dua prosedur berikut: (1) Arsip surat masuk dari Surabaya dikelompokkan ke dalam map "Surabaya". (2) Arsip surat keluar untuk klien di Medan dikelompokkan ke dalam map "Medan". Apa prinsip dasar sistem wilayah yang dapat disimpulkan dari kedua prosedur tersebut?

• Sistem wilayah hanya berlaku untuk surat masuk.

• Pengelompokan didasarkan pada nama kota, bukan provinsi.

• Sistem wilayah tidak efektif untuk surat keluar.

• Pengelompokan surat masuk berdasarkan asal surat, sedangkan surat keluar berdasarkan tujuan surat.

• Semua surat dari dan ke pulau yang sama harus disimpan dalam satu laci.

Seorang manajer ingin meminjam arsip data pegawai atas nama "Andi". Arsiparis menemukan bahwa arsip tersebut berada di laci berkode "Wilayah I", di belakang guide "Sumatera", dalam folder "Medan". Kesimpulan apa yang paling logis mengenai pegawai bernama Andi?

• Andi saat ini tinggal di Medan.

• Andi adalah kepala kantor cabang Medan.

• Arsip tersebut berisi data kepegawaian Andi saat ia bertugas di kantor cabang Medan.

• Andi lahir di kota Medan.

• Manajer yang mencari adalah atasan langsung Andi di Medan.

Jika sebuah kantor hanya menggunakan satu laci filing cabinet untuk sistem tanggal dan laci tersebut hanya mampu menampung arsip selama 3 bulan, apa penyesuaian yang paling logis pada sistem tersebut?

• Menggunakan 12 guide untuk 12 bulan dan mengosongkan laci setiap 3 bulan.

• Kode pada laci bukan lagi "Tahun", melainkan "Triwulan" (misal: 2025-TW1).

• Tidak menggunakan guide sama sekali dan hanya mengandalkan hanging folder.

• Menggabungkan arsip dari 4 tahun dalam satu laci.

• Menggunakan sistem abjad sebagai pengganti sistem tanggal.

Apa tujuan utama dari penggunaan lembar pinjam arsip yang diletakkan di posisi arsip yang diambil (lembar 1)?

• Sebagai bukti bahwa peminjam telah mengembalikan arsip.

• Untuk mengingatkan arsiparis agar segera menagih arsip yang dipinjam.

• Sebagai penanda fisik lokasi arsip dan informasi siapa yang meminjamnya.

• Untuk mencatat ringkasan isi arsip yang dipinjam.

• Sebagai formulir permintaan peminjaman arsip baru.

Sebuah surat dari Kelurahan Depok Jaya, Kecamatan Pancoran Mas, Kota Depok, Provinsi Jawa Barat, akan disimpan menggunakan sistem wilayah administrasi negara. Di belakang guide manakah hanging folder untuk surat ini akan diletakkan?

• Di belakang guide "Jawa Barat".

• Di belakang guide "Depok".

• Di belakang guide "Pancoran Mas".

• Di belakang guide "Depok Jaya".

• Di belakang guide "Kota".

Bandingkan sistem tanggal dan sistem wilayah. Manakah pernyataan yang paling tepat menggambarkan keunggulan utama sistem wilayah dibandingkan sistem tanggal?

• Sistem wilayah lebih cepat untuk menyimpan arsip baru.

• Sistem wilayah tidak memerlukan kartu indeks sama sekali.

• Sistem wilayah lebih intuitif jika informasi yang paling diingat adalah lokasi atau nama, bukan tanggal.

• Sistem wilayah membutuhkan peralatan yang lebih sedikit dan lebih murah.

• Sistem wilayah adalah satu-satunya sistem yang bisa digunakan untuk surat keluar.