Mục đích quan trọng nhất của “phân chia trách nhiệm” trong mua hàng là gì?

• Tăng tốc quy trình mua hàng

• Ngăn ngừa gian lận và sai sót do thông đồng/cá nhân tự quyết

• Giảm chi phí mua hàng

• Đơn giản hóa hồ sơ

Chứng từ trong quy trình mua hàng cần được:

• Lập tùy ý, không cần đánh số

• Đánh số liên tục, lưu trữ theo bộ, đối chiếu định kỳ

• Chỉ lưu bản mềm, không cần bản giấy

• Chỉ kế toán giữ, các bộ phận khác không cần

Thủ tục “ủy quyền và xét duyệt” áp dụng phù hợp nhất khi:

• Nhân viên tự quyết mua gấp

• Mọi nghiệp vụ đều do một người duy nhất ký

• Chứng từ quan trọng phải có chữ ký người có thẩm quyền theo hạn mức

• Chỉ cần con dấu công ty, không cần chữ ký

Phiếu đề nghị mua hàng hợp lệ cần có:

• Ngày lập, mô tả nhu cầu, chữ ký trưởng bộ phận

• Chỉ cần số lượng

• Chỉ cần tên vật tư

• Chỉ cần giá ước tính

Rủi ro lớn nhất nếu không có phiếu đề nghị mua hàng chuẩn hóa:

• Giao hàng chậm

• Mua hàng không cần thiết/lãng phí

• Khó thanh toán cho NCC

• Không có hàng tồn kho

Kiểm soát nào giúp đảm bảo nhu cầu là có thật?

• Cho phép mua trước, giải trình sau

• Gắn đề nghị với kế hoạch/budget được phê duyệt

• Để kho tự quyết định

• Thỏa thuận miệng với NCC

Ai là người phù hợp ký trên phiếu đề nghị?

• Nhân viên kho bất kỳ

• Trưởng bộ phận có nhu cầu hoặc người được ủy quyền

• Bảo vệ

• Nhân viên mua hàng

Dấu hiệu cảnh báo ở bước đề nghị mua:

• Nhiều đề nghị nhỏ lẻ trùng loại để né hạn mức duyệt

• Đề nghị có mô tả chi tiết

• Đề nghị gắn kế hoạch sản xuất

• Tham chiếu tồn kho hiện tại

Mục tiêu của xét duyệt là:

• Hợp thức hóa mọi đề nghị

• Đảm bảo phù hợp ngân sách, tính cần thiết và thẩm quyền

• Tăng doanh thu

• Giảm số lượng chứng từ

Ai nên tham gia xét duyệt đề nghị giá trị lớn?

• Chỉ phòng mua

• Kế toán trưởng/Tài chính cùng Ban giám đốc theo hạn mức

• Bất kỳ nhân viên nào rảnh

• Nhà cung cấp