Manajemen Arsip Elektronik

Mengelola rekod sepanjang waktu dan lintas kebutuhan sejak desain, bukan “beres-beres di akhir.”

• Sikulus Hidup

• ERMS

• EDMS

• Kontinum

Records continuum menekankan bahwa…

• Arsip dikelola setelah menjadi inaktif

• Arsip dikelola hanya saat penciptaan

• Pengelolaan rekod berlangsung berkelanjutan sejak desain/penciptaan, penggunaan, hingga pelestarian

• Arsip digital otomatis menjadi statis

Dalam kerangka nasional, UU 43/2009 dan PP 28/2012 terutama mengatur…

• Hak cipta dan lisensi arsip digital

• Penyelenggaraan kearsipan

• Standar teknis PDF/A

• Paten perangkat lunak kearsipan

ISO 15489 terutama memberikan panduan tentang…

• Format file arsip digital jangka panjang

• Prinsip & proses manajemen arsip

• API integrasi ERMS

• Penghitungan kapasitas penyimpanan

Pernyataan yang benar tentang PDF/A (ISO 19005) adalah…

• Mengizinkan tautan ke konten eksternal agar file kecil

• Mensyaratkan font tertanam dan ditujukan untuk preservasi jangka panjang

• Hanya untuk gambar, tidak untuk teks

• Dilarang digunakan untuk arsip statis

Klasifikasi arsip dalam file plan umumnya disusun berdasarkan…

• Abjad judul dokumen

• Fungsi

• Ukuran file dan tanggal unggah

• Nama pejabat penandatangan

Perbedaan paling tepat antara DMS dan ERMS adalah…

• DMS menyimpan arsip final, ERMS untuk dokumen draft

• DMS fokus kolaborasi dokumen; ERMS fokus rekod final dengan retensi, disposisi, dan audit trail

• DMS wajib pakai JRA; ERMS tidak perlu JRA

• DMS menyimpan metadata rekod lebih lengkap daripada ERMS

Dalam ERMS, penghapusan arsip yang benar adalah…

• Hapus langsung oleh pemilik file kapan saja

• Melalui proses disposisi sesuai JRA, dengan persetujuan & jejak audit

• Otomatis terhapus saat file melebihi kuota

• Tidak perlu dicatat selama admin yang menghapus

Checksum/fixity digunakan untuk…

• Mengompresi file arsip

• Mengubah format file ke PDF/A

• Mengecek integritas file (mendeteksi perubahan/korupsi) secara berkala

• Menentukan level hak akses pengguna

Untuk web archiving, format paket standar yang umum digunakan adalah…

• MBOX

• WARC

• CSV

• TIFF