Indeks Nama dan Sistem Penyimpanan

Video ini menjelaskan cara mengindeks dokumen menggunakan Alphabetical Filling System. Dimulai dengan definisi caption dan unit, video ini membahas cara mengindeks berbagai jenis nama, termasuk nama tunggal, nama lengkap, nama Cina dan Korea, serta nama dengan gelar atau tanda hubung. Juga dibahas cara mengindeks nama perusahaan dan singkatan. Video ini menyoroti kelebihan dan kekurangan sistem abjad dan memberikan solusi untuk mengatasi kekurangan tersebut.

Apa yang dimaksud dengan 'Caption' dalam sistem penyimpanan abjad?

• Nama orang atau perusahaan

• Judul dokumen

• Kode dokumen

• Tanggal dokumen

Bagaimana cara mengindeks nama tunggal seperti 'Yuliana'?

• Unit 1: kosong, Unit 2: kosong

• Unit 1: Yuliana, Unit 2: Yuliana

• Unit 1: Yuliana, Unit 2: kosong

• Unit 1: kosong, Unit 2: Yuliana

Bagaimana cara mengindeks nama lengkap dua kata seperti 'Rio Febrian'?

• Unit 1: Rio, Unit 2: Febrian

• Unit 1: kosong, Unit 2: Rio Febrian

• Unit 1: Febrian, Unit 2: Rio

• Unit 1: Rio Febrian, Unit 2: kosong

Apa yang harus dilakukan saat mengindeks nama dengan tanda hubung?

• Pisahkan nama menjadi dua unit

• Gabungkan nama menjadi satu unit

• Abaikan tanda hubung

• Gunakan tanda hubung sebagai unit terpisah

Bagaimana cara mengindeks nama perusahaan yang menggunakan singkatan?

• Abaikan singkatan

• Pisahkan singkatan menjadi beberapa unit

• Gunakan singkatan sebagai satu unit

• Gunakan nama lengkap perusahaan

Apa salah satu kelebihan dari sistem penyimpanan abjad?

• Sulit untuk menemukan dokumen

• Mudah untuk menggolongkan surat

• Sulit untuk dipahami

• Membutuhkan banyak ruang

Apa salah satu kekurangan dari sistem penyimpanan abjad?

• Membutuhkan sedikit ruang

• Sulit jika terdapat nama yang sama

• Sulit untuk menggolongkan surat

• Mudah untuk menemukan dokumen

Bagaimana cara mengatasi masalah nama yang sama dalam sistem abjad?

• Gunakan warna dalam pengkodean

• Pisahkan nama menjadi beberapa unit

• Gunakan nama lengkap

• Abaikan nama yang sama

Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah ruang dalam sistem abjad?

• Gunakan lebih banyak folder

• Gunakan dokumen digital

• Pisahkan dokumen menjadi beberapa bagian

• Perhatikan data arsip tahun sebelumnya

Apa kesimpulan dari penggunaan sistem penyimpanan abjad?

• Sistem ini rumit dan sulit dipahami

• Sistem ini sederhana dan mudah dipahami

• Sistem ini tidak memiliki kekurangan

• Sistem ini tidak cocok untuk dokumen