WorksheetsGESTION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS
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Los servicios de la unidad de correspondencia según el Acuerdo 060 de 2001 son:
Recibir - Revisar - Clasificar
Clasificación - Descripción - Registro
Distribución - Recepción - Radicación,
Ninguna de las anteriores
La radicación es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancias de la fecha y hora de recibido o de envió. Teniendo en cuenta lo anterior podemos encontrar los siguientes tipos de radicación:
Manual
Digital
Mecánica
Todas las anteriores
Es la información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de Archivo
Documento
Documento administrativo
Ninguna de las anteriores
Las unidades de correspondencia se encargan de:
Gestionar, centralizar y normalizar la recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones
Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión
Conservar permanentemente los documentos que presentan valor para la investigación, la ciencia y la cultura.
Identificar y establecer las agrupaciones documentales
La radicación de documentos implica:
Elaborar controles de mensajería
Elaborar Tablas de Retención Documental
Elaborar cuadro de clasificación documental
Asignar un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío
A la empresa ABC llega un sobre marcado con la palabra CONFIDENCIAL. Frente a esta situación, el proceso que debe aplicar la unidad de correspondencia es:
Recibir - Radicar - Registrar - Repartir
Recibir - Registrar - Repartir
Recibir - Repartir
Recibir - Revisar - Radicar - Registrar - Repartir
En la empresa ABC se recibe un documento que por error se le asigna un radicado que no corresponde, por ende, la recomendación según el Acuerdo 060 de 2001 sería:
Dejar un certificado por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
La funcionaria del archivo, deberá ubicar el número que si corresponde debajo del número incorrecto
Dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
Todas las anteriores
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad:
Documento público
Copia
Documento original
Todas las anteriores
En la empresa Alcaldía de Envigado, los documentos que se reciben por medios electrónicos se pierden, pues en los funcionarios no existe la cultura de conservar la información es estos medios. Por ende, se recomienda según la norma:
Anular la recepción y envío de comunicaciones por este medio.
Reglamentar la utilización y asignar responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas en la empresa
Imprimir los correos electrónicos más importantes
Ninguna de las anteriores
La Ley 1755 de 2015 regula el Derecho Fundamental de Petición. En cuanto a los Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones, la Ley recomienda:
Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.
Salvo norma social especial y so pena de sanción académica, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (5) días siguientes a su recepción.
El tiempo de respuesta de todo derecho de petición es de 30 días.
Ninguna de las anteriores.
La empresa ECO-HOUSE formuló una petición de información a la empresa ARUSE. Según la Ley 1755 de 2015, esta petición se deberá resolver en un término no mayor de:
30 días
10 días
15 días
20 días
Toda petición, según la Ley 1755 de 2015, deberá contener:
Autoridad a la que se dirige
Nombres y apellidos completos del solicitante
Objeto de la petición
Firma del peticionario
Todas las anteriores
