هو النظام الذي يحدد طريقة تصنيف وترتيب الملفات وحفظها وطريقة الوصول اليها

هو عبارة عن دفتر يخصص عدد من صفحاته لكل حرف من الحروف الابجدية

هي بطاقة متخصصة تعد لكل ملف يكتب بها رقم الملف وعنوانه

يتم فيه وضع بطاقات الفهرس في اطار من المعدن او البلاستيك يتحرك في درج مخصص

وهو سجل ثابت يحتوي على ارقام الملفات وموضوعها طبقا لطريقة التصنيف المتبعة

يتكون من اوراق سائبة ويمكن نزعها واضافة اوراق جديدة بدلا عنها

حيث يمكن عرض البيانات المطلوبة على شاشة الجهاز وذلك بعد ادخال البيانات وتخزينها في البرنامج الخاص بالفهرسة

عملية ترتيب الاوراق والوثائق والمستندات في الأوعية الخاصة بها وذلك بطريقة سليمة تكفل سرعة استرجاعها عند الحاجة

هي بطاقات تعد بالوثائق التي تتعلق بأكثر من موضوع او ملف والتي يلزم حفظها في اكثر من مكان

يقصد به الحصول عليها من اماكن حفظها لانجاز عمل اداري معين ومن ثم اعادتها الى مكان حفظها

بعض الاعتبارات الواجب مراعاتها عند القيام بالاعمال الكتابيية

مجموعة وسائل الاتصال المكتوبة التي تتناول موضوعات ذات اهمتمام متبادل بين ادارات المنظمة

وهي المراسلات التي تتبادلها المنظمة مع المنظمات الاخرى سواء كانت محاية او خارجية او مع افراد المجتمع

تهتم المنظمة فيها بشكل ومظهر هذه الرسائل لانها تعطي الانطباع الاول للقارئ عن المنظمة

تستخدم في تبادل المعلومات بين ادارات واقسام المنظمة فيما بينها

يراعى عند كتابتها الايجاز والاقلال من عبارات المجاملة

عبارة عن بطاقة من الورق المقوى تنقسم الى قسمين الايمن منها يخص المرسل والايسر يخص المرسل اليه

تستخدم في كتابة الرسائل القصيرة وفي الاغراض التي لايخشى على سريتها

عبارة عن الاوامر والتعليمات التي تصدر من المسؤول لتحديد مجموعة من الاجراءات او التفسيرات لتعليمات سابقة

هي وثيقة نمطية تستخدم في جمع ونقل البيانات الخاصة بموضوع معين