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WorksheetsRepaso de Temáticas
Total questions: 15
Worksheet time: 10mins
1. ¿A qué público está dirigido el Programa de Gestión Documental?
A todas las dependencias de una organización, siendo los actores principales para la implementación, desarrollo, evaluación y seguimiento a las acciones y metas que se establecen en el PGD.
Al grupo interno de trabajo de Gestión Documental, ya que son los encargados de crear y desarrollar el PGD.
A la ciudadanía en general, ya que la implementación, desarrollo, evaluación y seguimiento del PGD, contribuye en la transparencia de la entidad.
Ninguna de las anteriores
2. Uno de los siguientes aspectos no hace parte del desarrollo del plan para la elaboración del PINAR:
Mapa de ruta
Herramientas de seguimiento
Gestión y tramite
Planes y proyectos
3. Entre los objetivos del PINAR se encuentran:
Implementar el PGD, elaborar, actualizar e implementar instrumentos archivísticos, capacitar sobre el manejo de los archivos.
Buscar aunar esfuerzos a través de cooperación y articulación.
Definir objetivos trazados y construir planes y proyectos.
Monitorear actividades y responsabilidades de los funcionarios y colaboradores.
4. Entre los requerimientos establecidos para la elaboración del Programa de Gestión Documental se encuentran:
Normativos, Gestión y Trámite y de Producción.
Planeación, Distribución y gestión del Cambio
Tecnológicos, de Transferencia y de Preservación.
Administrativos, Tecnológicos y Económicos.
5. El alcance del PGD está diseñado para ser aplicable a todos los documentos generados, recolectados y/o recibidos por las diferentes dependencias de una organizació, en cumplimiento de sus funciones.
Verdadero
Falso
6. "Mejora en los procesos, ahorro de costos, ahorro de tiempo y mayor productividad" son beneficios del Programa de Gestión Documental.
Verdadero
Falso
7. Uno de los siguientes lineamientos no hace parte del desarrollo de los procesos de Gestión Documental que se encuentran enmarcados en el Programa de Gestión Documental:
Transferencia documental
Mapa de ruta
Planeación
Valoración Documental
8. “Es un instrumento para la planeación archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por las entidades" La anterior frase es la definición de:
La Política de Gestión Documental
El Programa de Gestión Documental (PGD)
Las Tablas de Retención Documental (TRD)
El Plan Institucional de Archivos (PINAR)
9. Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final" La anterior frase es la definición de:
El Programa de Gestión Documental (PGD)
Las Tablas de Retención Documental (TRD)
El Plan Institucional de Archivos (PINAR)
La Política de Gestión Documental
10. El sistema de Gestión de Calidad es una herramienta perfecta para aquellas organizaciones que desean que sus productos y servicios cumplan con los máximos estándares de calidad y así lograr y mantener la satisfacción de sus clientes.
Verdadero
Falso
11. La política de calidad es un instrumento archivístico dentro de una organización para la mejora de sus procesos internos. Se refleja a través de un documento que describe el papel de los tres agentes principales en la Gestión de Calidad: el cliente, el mercado y la empresa.
Verdadero
Falso
12. Los beneficios potenciales para una organización que conlleven a implementar un sistema de gestión de la calidad son:
La capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente;
Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;
Verdadero
Falso
13. Es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad y cuyo propósito es hacer cumplir los procesos y prácticas para la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de los documentos.
Programa de Gestión Documental
Sistemas de Gestión de Calidad
Control Documental
Pinar
14. Para lograr tener un sistema de gestión de calidad, hay que analizar la situación de la empresa, crear una documentación de la política de la empresa, y un plan de calidad a seguir en el sistema de gestión de la misma, los protocolos de trabajo han de ser comunes por departamentos y todos los trabajadores lo tendrán que conocerlos..
verdadero
falso
15. ¿Por qué son tan importantes los sistema de gestión de calidad.?
Los sistemas de gestión de calidad facilitan la gestión organizacional e indican cuándo el plan no está siendo cumplido y permite, incluso, determinar las razones por las cuales no se está logrando el objetivo.
Los sistemas de gestión de calidad ayudan a sistematizar operaciones y a hacer más eficientes los procesos de una empresa y permite, además, generar ahorros, detectar recursos ociosos y distribuirlos eficazmente, controla el desempeño de los procesos de la organización.
Los sistemas de gestión de calidad impulsan una mejora continua en las organizaciones.
La empresa aumenta su liderazgo en el mercado y optimiza sus posibilidades de sostenibilidad en el tiempo y su liderazgo.
