Ταξινόμηση είναι η λογική εργασία κατάταξης του υλικού που προς αρχειοθέτηση με βάση τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του σε ομοειδείς κατηγορίες.

Η μέθοδος αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στις περιπτώσεις εκείνες που το όνομα των πελατών δεν είναι φανερό (π.χ. τραπεζικές καταθέσεις).

•Με τη μέθοδο αυτή τα έγγραφα αρχικά ταξινομούνται κατά χώρες, περιφέρειες , νομούς, πόλεις κλπ. και στη συνέχεια αρχειοθετούνται κατά αλφαβητική ή αριθμητική σειρά.

Όλες οι επιχειρήσεις είναι υποχρεωμένες από τον εμπορικό νόμο να διατηρούν για ορισμένο χρονικό διάστημα όλα τα έγγραφα που αφορούν τις συναλλαγές τους.

Σε αυτό βρίσκονται έγγραφα νεοαφιχθέντα, που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή, παρακολούθηση ή απάντηση.

Αυτό περιέχει όλα τα έγγραφα που έχουν χάσει κάθε αξία, αλλά πρέπει να παραμείνουν στην επιχείρηση ως στοιχεία, γιατί δεν έχουν εξαντλήσει το νόμιμο χρόνο της ζωής τους.

όταν οι πληροφορίες μπορούν να προκαλέσουν δυσλειτουργίες αν περιέλθουν σε γνώση μη αρμοδίων προσώπων

Αυτό το έγγραφο δεν έχει χαρακτηριστεί και μπορούν να λάβουν γνώση του εγγράφου όλοι οι ενδιαφερόμενοι.

Όταν το έγγραφο είναι για διεκπεραίωση σε εύλογο χρονικό διάστημα το πολύ τριών ημερών χαρακτηρίζεται: