NEW
Font size
WorksheetsPenggunaan Arsip
Total questions: 20
Worksheet time: 10mins
Keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaannya merupakan pengertian…
Penilaian arsip
Penggunaan arsip
Peminjaman arsip
Penyimpanan arsip
Pemeliharaan arsip
Pernyataan yang sesuai mengenai arsip penting adalah…
Arsip penting berfungsi untuk melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama
Arsip penting berguna bagi kehidupan organisasi bisnis dan tidak dapat digantikan Kembali jika dimusnahkan
Arsip penting dapat disimpan dalam file aktif selama dua tahun dan file inaktif selama 10 tahun
Contoh arsip penting adalah surat pesanan dan bukti-bukti transaksi
Arsip penting memiliki nilai ALFRED sebesar 90 – 100%
Berikut ini bukan pernyataan yang sesuai dengan arsip berguna adalah…
Contoh arsip berguna adalah surat pesanan
Arsip berguna dapat diganti dengan biaya rendah
Nilai guna dalam arsip berguna sifatnya sementara
Arsip berguna mempunyai nilai ALFRED sebesar 50-89%
Arsip berguna dapat disimpan pada file inaktif selama 10 tahun
Diketahui terdapat arsip sebanyak 120 lembar. Jumlah permintaan arsip sebanyak 60 permintaan. Persentase penggunaan arsip tersebut adalah…
30%
40%
50%
60%
70%
Dari 100 arsip yang dicari, ditemukan 80 arsip. Besar rasio penemuannya adalah…
20%
40%
50%
80%
100%
Jika rasio penemuan arsip lebih dari 75%, dapat dikatakan bahwa Teknik penyimpanan…
Baik
Cukup
Memuaskan
Sangat buruk
Perlu diperbaiki
Berikut yang tidak termasuk prosedur peminjaman arsip adalah…
Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan barang yang sudah disediakan
Tentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang disimpan
Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan secara tertulis kepada unit peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri
Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis yang berwenang mengelola arsip
Petugas arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam di bawah pengawasan petugas
Berikut ini bukan kegunaan lembar pinjam arsip, yaitu…
Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
Sebagai penanda arsip yang sedang dipinjam
Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip
Adanya pengawasan terhadap surat
Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena arsip yang tidak dikembalikan
Lembar pinjam arsip ke satu (berwarna putih), ditempatkan di…
Bagian arsiparis
Peminjam arsip
Pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam
Unit kearsipan
Buku catatan peminjaman arsip
Yang tidak termasuk tahapan dalam prosedur peminjaman arsip adalah…
Mengisi buku tamu/pengunjung
Mengisi buku induk arsip
Arsiparis mencatat arsip yang akan digunakan dalam lembar peminjaman
Waktu peminjaman arsip paling lama lima hari kerja
Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan kepada unit arsip
Berikut ini yang merupakan fungsi penggunaan arsip, kecuali…
Mendukung proses pengambilan keputusan
Mempermudah proses pelaksanaan kerja
Sebagai alat pengingat
Mempersempit pengetahuan
Memudahkan penilaian arsip
Perhatikan pernyataan berikut ini:
1) Menghambat proses penegakan hukum.
2) Merahasiakan kepentingan perlindungan hak.
3) Mengungkapkan rahasia atau data pribadi.
4) Membahayakan pertahanan dan keamanan negara.
5) Mengungkap memorandum yang isinya umum.
Dari pernyataan diatas, penyebab pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip, yaitu…
1, 4, dan 5
2, 3, dan 4
1, 3, dan 4
1, 2, dan 5
3, 4, dan 5
Dokumen yang dibuat oleh petugas arsip dan disampaikan kepada peminjam arsip yang belum mengembalikan arsip disebut…
Formulir Reminder
Formulir Peminjaman Arsip
Surat Peringatan
Bon Peminjaman
Buku Agenda
Perhatikan prosedur peminjaman arsip di bawah ini :
1) Petugas Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang.
2) Petugas Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi penyimpanan.
3) Petugas Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip.
4) Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna.
5) Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Arsip.
6) Petugas Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian.
Dari prosedur peminjaman arsip di atas, urutan prosedur yang tepat adalah…
1, 2, 3, 4, 5, dan 6
2, 3, 4, 1, 5, dan 6
5, 2, 3, 4, 1, dan 3
6, 1, 5, 2, 3, dan 4
6, 5, 1, 2, 3, dan 4
Arsip yang nilainya berkisar 10-49% disebut arsip...
Vital
Penting
Berguna
Tidak berguna
Tidak penting
Berikut hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan penggunaan arsip, kecuali...
Memeriksa berkas pengingat pada unit kearsipan
Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula
Adanya pengawasan terhadap surat yang dipinjam
Mengisi outslip setelah surat dikembalikan
Petugas harus memeriksa dokumen yang dikembalikan
Lembar pinjaman arsip terdiri dari ... lembar
1
2
3
4
5
Arsip penting disimpan dalam file aktif selama .... tahun dan file inaktif .... tahun
5 dan 25
5 dan 10
3 dan 25
10 dan 25
5 dan 15
Lembar ke-2 dalam lembar pinjam arsip digunakan untuk...
Pengganti arsip yang dipinjam
Diberikan kepada peminjam
Disimpan oleh petugas arsip
Digabungkan dengan arsip yang dipinjam
Disimpan pada tickler file
Apabila arsip yang dipinjam terdiri dari satu map (folder), maka petugas arsip akan membuatkan...
Outslip
Outfolder
Lembar pesan
Tickler file
Kartu indeks
