Material conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere la valoración de patrimonio documental, motivo por el cual los profesionales de la documentación procuran garantizar su conservación mediante almacenamiento, con el objetivo de facilitar su recuperación para posterior consulta y toma de decisiones. Lo anterior hace referencia al concepto de:

Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. Lo anterior hace referencia al concepto de:

Se refiere específicamente al cuerpo o contenido del documento de una manera amplia y detallada:

Constituye los datos específicos que conforman el documento y que lo hacen diferente de los otros; por ejemplo: fecha, destinatario, saludo, cláusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas.

Se puede describir como el mensaje interno o la actividad específica que desea expresar y transmitir la institución o persona.