تقسم الوثائق والمستندات حسب المناطق الجغرافية وتقسم كل منطقة الى عدد من المدن

تتميز الطريقة العددية في التنصيف بسهولة اعادة الملفات الى اماكنها

من الاهداف التي تحققها عملية فهرسة الملفات هي سرعة الرجوع الى الوثائق والمستندات التي تشترك بصفة معينة

مجموعة من وسائل الاتصال المكتوبة التي تتناول موضوعات ذات اهتمام متبادل بين ادارات المنظمة او بين المنظمة والافراد والهيئات الخارجية

يتم تنسيق النواحي الشكلية في الرسالة بطريقة موحدة ولا يختلف من شخص لشخص اخر

من اهمية البريد للمنظمات حيث يعتبر نقطة الاتصال الهامة التي تربط المنظمة بالمنظمات الاخرى والعملاء

من اجراءات البريد الوارد

من ادلة الهاتف التي يستخدمها السكرتير ويحتوي على هواتف الادارات والاقسام والفروع التابعة للمنظمة : هو

عندما يتصل احد الاشخاص ويرغب محادثة المدير يجب تحويل المكالمة للمدير المباشر

يجب على السكرتير سرعة اغلاق خط الهاتف بمجرد الانتهاء من تقديم الخدمة للمتصل