หนังสือที่มีไปมา ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีไปถึงบุคคลภายนอก จัดเป็นหนังสือภายนอก

หนังสือภายใน คือ หนังสือที่ติดต่อสื่อสารภายในองค์กร หรือส่วนราชการเดียวกัน กระทรวงเดียวกัน กรมเดียวกัน

คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ

คำลงท้ายต้องสอดคล้องกับคำขึ้นต้น ถ้าคำขึ้นต้น “เรียน” คำลงท้ายต้องใช้ “ขอแสดงความนับถือ”

หนังสือรับรองเงินเดือน หนังสือรับรองตำแหน่ง ถือเป็นหนังสือรับรอง

การเลือกชนิดหนังสือราชการที่ถูกต้อง ต้องรู้จุดประสงค์ของหนังสือว่าจะทำหนังสือถึงบุคคลใด เรื่องอะไร ซึ่งจะทำให้เราเลือกชนิดหนังสือได้ถูกต้อง

งานสารบรรณ คือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บ รักษา จนถึงการทำลาย ครอบคลุมงานที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด

“บันทึก” คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา

ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) เป็นหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ กำหนดชั้นความเร็วไว้ 3 ชั้น คือ ด่วนที่สุด ด่วนมากสุด ด่วน

คำขึ้นต้น ใช้กับหนังสือภายนอก ภายใน และหนังสือประทับตรา โดยทั่วไปใช้คำว่า เรียน เท่านั้น

คำลงท้าย ใช้กับหนังสือภายนอกเท่านั้น หนังสือภายในและหนังสือประทับตรา “ไม่มี” คำลงท้าย

การเขียนข้อความของหนังสือภายนอก และหนังสือภายใน จะเริ่มต้นด้วยคำใดคำหนึ่ง “4 คำ” คือ “ด้วย” “ตามที่” “เนื่องจาก” “อนุสนธิ”

ตัวครุฑที่ใช้กระดาษราชการมี 2 ขนาด คือ ครุฑกลางสูง 3.5 ซม. ครุฑเล็กสูง 1.5 ซม.