Persona Canvas dapat digunakan untuk memberikan suatu segmen pelanggan sebuah ‘wajah’ dan nama, sehingga memudahkan kita untuk melangkah ke posisi pelanggan.

Kita dapat menggunakan tiga tools untuk menatapkan sumber masalahnya, yaitu Fishbone Diagram, Root Cause Problem Analysis (RCPS) dan Mind Mapping.

Cara berpikir yang sistematis akan membantu untuk dapat mencari akar permasalahan yang terdalam.

Diagram tulang ikan atau fishbone adalah salah satu metode atau tool di dalam meningkatkan kualitas. Sering juga diagram ini disebut dengan diagram Sebab–Akibat atau cause effect diagram. Penemunya adalah seorang ilmuwan jepang pada tahun 90-an. Bernama Dr. Kaoru Ishikawa

RCPS (Root Cause Problem Solving) adalah sebuah tools problem solving untuk membantu memahami akar permasalahan dengan tujuan menghilangkan akar penyebab tersebut dan mencegah masalah muncul kembali.

Mulailah mengumpulkan data mengenai efek-efek samping yang mungkin terjadi (berkaitan dengan solusi yang akan diambil). Anda harus yakin bahwa semua anggota tim yang terlibat dalam proyek ini memahami solusi yang diambil. Jangan mengevaluasi solusi pada saat brainstorming.

Ide-ide yang terkumpul sebisa mungkin dilihat dari berbagai kemungkinan solusi. Hindari untuk mengungkapkan hal-hal yang dirasa aneh, konyol dan tidak masuk akal.

Ide-ide alternatif solusi dapat dikelompokkan pada penerapan ERRC Grid. Kepanjangan ERRC adalah Empower, Requirment, Resource, Compose.

Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia.

Penilaian Mandiri pada Matriks Dampak Usaha dilakukan dengan melalui konsultan ahli dan berdasarkan kearifan lokal.

Penilaian Konsensus pada Matriks Dampak Usaha dilakukan melalui Focus Group Discussion yang dilakukan dengan rekan kerja, maupun melalui Workshop yang melibatkan tenaga ahli, pihak berwenang maupun atasan.

Alijoyo (2006) memberikan definisi risiko berdasarkan dua sudut pandang:

Sudut pandang Input dan Sudut pandang Kebijakan

Tujuan dari analisis risiko adalah untuk menentukan risiko minor yang dapat diterima (acceptable) dan risiko mayor yang tidak dapat diterima (unacceptable) sehingga membutuhkan penanganan lebih lanjut.

Inisiatif perbaikan yang sudah dipilih dapat dituliskan dalam bentuk Framework Pengembangan Solusi (FPS) sebagai draft usulan sebelum dituliskan dalam bentuk usulan program/kajian.

Terdapat beberapa jenis pelanggan, yaitu:

Tujuan melakukan analisis persona pelanggan adalah untuk:

Perumusan masalah dalam Persona Canvas memperhatikan hal-hal berikut ini:

Setelah melakukan analisis persona pelanggan dengan menggunakan Persona Canvas, perlu dilakukan upaya tindak lanjut berupa:

Karakteristik “Causal Tree” yang baik:

Tahapan penetapan penyebab masalah adalah sebagai berikut:

Mengembangkan daftar ide-ide untuk mencapai solusi dengan cara:

Pengambilan keputusan dapat menggunakan matriks berikut ini:

Dalam Mencari gagasan dan ide dengan Brainstorming pada tahap penulisan ide/gagasan dalam sebuah post it dengan cara :

Penggunaan Matriks Dampak Usaha menggambarkan Dampak Besar dan Usaha Sulit, merupakan pilihan jangka panjang, namun lebih kompleks untuk dijalankan merupakan :

Penggunaan Matriks Dampak Usaha menggambarkan Dampak Besar dan Usaha Mudah, merupakan pilihan terbaik ketika mengacu pada usaha yang dikeluarkan dan dampak yang dihasilkan merupakan :

Penggunaan Matriks Dampak Usaha menggambarkan Dampak Kecil dan Usaha Sulit, merupakan pilihan yang perlu dihindari karena hanya akan menghabiskan waktu dan sumber daya yang besar dengan dampak yang kecil merupakan :

Penggunaan Matriks Dampak Usaha menggambarkan Dampak Kecil dan Usaha Mudah, merupakan pilihan yang tidak membutuhkan usaha yang besar namun dampak yang dihasilkan juga tidak seberapa merupakan :

Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan pengambilan keputusan dengan menggunakan Matriks Dampak Usaha adalah:

Dalam mengambil keputusan, perlu adanya pertimbangan dengan mengacu kepada beberapa faktor:

Mulailah mengumpulkan data mengenai efek-efek samping yang mungkin terjadi (berkaitan dengan solusi yang akan diambil). Anda harus yakin bahwa semua anggota tim yang terlibat dalam proyek ini memahami solusi yang diambil.

Jangan mengevaluasi solusi pada saat brainstorming. Biarkan ide mengalir secara alami.

Seaneh apa pun ide tersebut jangan disampaikan karena ada batasan ide yang dapat disampaikan.

Teknik Brainstorming adalah pengembangan teknik mencari satu solusi dengan mengumpulkan gagasan dan ide baru kemudian mencari pola gagasan yang dapat dikembangkan menjadi alternatif solusi.

Ide-ide alternatif solusi dapat dikelompokkan pada penerapan ERRC Grid. Konsep dilakukan dengan menghilang-kan sliding door pada lemari buku. Ini menjadi salah satu cara yang efektif untuk mempercepat proses kerja yang dilakukan oleh pengguna lemari.

Ide-ide alternatif solusi dapat dikelompokkan pada penerapan ERRC Grid. Jika sebelumnya sebuah tempat parkir menggunakan dua bata untuk menghentikan mobil, dengan konsep Reduce dikurangi satu bata di setiap area mobil. Dan ternyata sudah cukup untuk menghentikan mobil.

Ide-ide alternatif solusi dapat dikelompokkan pada penerapan ERRC Grid. Untuk memastikan apakah mesin AC bekerja atau tidak, dapat menambahkan pita pada AC tersebut, sehingga kita bisa mengetahui apakah AC bekerja atau tidak.

Ide-ide alternatif solusi dapat dikelompokkan pada penerapan ERRC Grid. Untuk memberikan fasilitas para pesepeda di zebra cross, dibuatkan jalur penyebrangan sepeda di samping zebra cross sehingga tidak mengganggu pejalan kaki.

Langkah-langkah Matriks Dampak Usaha adalah sebagai berikut :

1. Lakukan Skoring Penilaian Mandiri dengan melihat: Dampak yang dimunculkan. ; Tingkat kemudahan usaha.

2. Review gagasan yang akan dipilih.

3. lakukan Skoring Penilaian Konsensus untuk memastikan objektivitas.

4. Lakukan pengambilan keputusan sesuai dengan matriks dampak-usaha. Selalu pilih prioritas utama.

Urutan Langkah yang benar adalah :

Penilaian Konsensus pada Matriks Dampak Usaha dilakukan melalui Focus Group Discussion yang dilakukan dengan rekan kerja, maupun melalui Workshop yang melibatkan tenaga ahli, pihak berwenang maupun atasan.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan pengambilan keputusan dengan menggunakan Matriks Dampak Usaha adalah:

1. Memasukkan hasil penilaian ke dalam matriks.

2. Mengkaji kembali seluruh hasil penilaian tingkat kemudahan usaha dan dampak.

3. Memberikan keputusan berdasarkan kriteria prioritas

Urutan Langkah yang benar adalah :

Tujuan dari analisis risiko adalah untuk menentukan risiko minor yang dapat diterima (acceptable) dan risiko mayor yang tidak dapat diterima (unacceptable) sehingga membutuhkan penanganan lebih lanjut.

Ketika solusi diimplementasikan maka akan ada kemungkinan terjadinya kecelakaan atau kerugian yang diakibatkan terkait dengan dimensi ruang lingkup kerja seperti ketersediaan informasi, material, SDM, kegagalan alat, SOP area implementasi teknologi. Semua hal tersebut harus diidentifikasi, diukur tingkat risikonya dan dilakukan analisis untuk pengendalian risiko tersebut agar tidak terjadi atau menurunkan level risikonya.

Sebuah risiko dapat dianalisis berdasarkan:

Risiko merupakan fungsi dari probabilitas kejadian dan dampak (impact) yang tidak dapat terjadi.

Analisis risiko dilakukan dengan mempertimbangkan konsekuensi (consequence) atau dampak dan kemungkinan (likelihood) atau probabilitas suatu risiko dapat terjadi dan juga harus mempertimbangkan pengendalian yang ada (existing controls).

Semakin besar kemungkinan dan dampaknya, maka faktor risiko tersebut akan diutamakan untuk diambil sebagai solusi. Di sisi lain penggunaan matriks risiko akan tidak dapat menghindari kondisi bencana di masa mendatang.

Mitigasi Risiko :Perencanaan mitigasi risiko adalah proses pengembangan opsi dan tindakan untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Implementasi mitigasi risiko adalah proses pelaksanaan tindakan mitigasi risiko.

Berdasarkan dari kontrol yang akan dilakukan, kita perlu menyusun mitigasi risiko untuk memastikan kontrol dapat dijalankan. Dengan kata lain, tindakan mitigasi dilakukan untuk bisa menjalankan aktivitas kontrol dan mengantisipasi kegagalan kontrol yang kita lakukan.

RASCI Chart adalah diagram yang dipergunakan untuk menggambarkan peran, untuk menyelesaikan aktivitas atau hasil dari sebuah proses bisnis.