يمكن للسكرتير التأخير في إنجاز المهام

يجب على السكرتير تحديد الأولويات، وإنشاء جدول زمني يومي، وتقسيم الوقت بين المهام المختلفة، وتجنب التشتت والتأخير، واستخدام تقنيات الإدارة الزمنية مثل تقنية بومودورو.

يجب على السكرتير عدم تقسيم الوقت بين المهام المختلفة

يجب على السكرتير تجاهل المهام الهامة

Follow the steps: 1. Greet warmly, 2. Ask to sign in, 3. Offer a seat, 4. Inform the person visited, 5. Escort to designated area.

Ignore the visitor, 2. Offer a snack, 3. Leave them unattended

تجاهلهم تمامًا

عرض المساعدة بشكل غير مباشر

الترحيب بابتسامة، الاستماع بانتباه، تقديم المساعدة، وتوديعهم بطريقة مهذبة.

التحدث بصوت مرتفع وغير مهذب

تقديم النصائح الشخصية غير المرغوب فيها

التحدث بصوت مرتفع وعدواني

التجاهل التام للزوار

الاستماع بعناية، البقاء هادئًا ومهنيًا، تقديم الدعم والمساعدة، الحفاظ على الحدود والاحترام، البحث عن حلول إيجابية

Follow the steps: Identify purpose, determine frequency, set objectives, allocate time, invite participants, send agendas, follow up on action items.

Skip setting objectives

Invite random participants

Don't follow up on action items

عدم الاهتمام بالتطوير الشخصي

تحديد الأولويات، تنظيم الوقت، تطوير مهارات الاتصال والتفاوض، الاستفادة من الإجازات والعطلات

تجاهل الإجازات والعطلات

التأخر في العمل

عدم الاستفادة من فترات الراحة

عدم القيام بتقسيم الأعمال

الاستراتيجيات تشمل الاستسلام للضغوطات

الاستراتيجيات الفعالة تشمل تنظيم الأولويات، تقسيم الأعمال، استخدام أدوات التقويم والتنظيم، تطوير مهارات الاتصال والتفاوض، والاستفادة من فترات الراحة.

ترك الوثائق المهمة معروضة في الأدراج

تخزين الوثائق الحساسة في مكان عام

الحفاظ على الأدراج والخزائن مقفلة، عدم ترك الوثائق المهمة معروضة، عدم الإفصاح عن المعلومات السرية، تدمير الوثائق الحساسة بشكل صحيح

الإفصاح عن المعلومات السرية للزملاء