ويتم بموجب هذا النوع من التصنيف تجميع الوثائق المتشابهة والتي تتعلق بموضوع معين وعزلها عن الوثائق الاخرى

هو التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع إليها وأصبحت عبئاً ثقيلاً على جهاز الحفظ.

يجب على الأجهزة الحكومية القضاء على أسباب تضخم المحفوظات وذلك من خلال تنظيم عمليات الفرز والترحيل والإتلاف الخاصة بمحفوظاتها

يعتمد على عمر الوثيقة بغض النظر عن أهمية المعلومات التي تضمها ومدى الحاجة إليها.

يعتمد على عمر الوثيقة بغض النظر عن أهمية المعلومات التي تضمها ومدى الحاجة إليها.

إن أساس الترحيل المقنن هو أهمية المعلومات التي تضمها الوثائق ومدى الحاجة إليها بغض النظر عن عمرها. وهي الطريقة المثلى.

هو الذي يعمل على بيان الوثائق المعارة خارجياً من المحفوظات , ونوعياتها , والأفراد الذين استعاروها وتاريخ رجوعها مرة أخرى إلى الحفظ.

معظم السجلات والوثائق تكون نشيطة في بدء حياتها أو استخدامها ثم تصبح أقل نشاطاً بمرور الزمن.

ا يجوز التخلص النهائي من الوثائق الأصلية إلا بعد أخذ موافقة الجهات المسئولة على ذلك, سواء داخل الشركة أو خارجها ( دار المحفوظات أو دار الوثائق

توضع المحفوظات في هذه الطريقة عمودية مرتكزة على الجانب العرضي ، وتستعمل هذه الطريقة في حفظ الكتب.