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WorksheetsSimulacro 14/05/ 2024 (1-3) Tareas complementarias de apoyo
Total questions: 30
Worksheet time: 15mins
Medidas preventivas de la organización que permite resguardar y proteger la información, buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.
Confidencialidad
Protección de documentos
Seguridad
¿Qué es un porta- firmas?
Es un mueble de la oficina.
Es el cajón de la mesa que sirve para guardar la prensa diaria.
Es una carpeta que se utiliza para guardar documentos.
¿Cuál no es un buen consejo para el manejo del teléfono de forma interna?
Pensar las ideas principales que voy a comunicar.
Pensar cómo voy a decir las cosas que necesito decir.
Cuando hayamos comunicado lo que necesitábamos, colgaremos primero así no alargamos demasiado la llamada.
Si un compañero de trabajo llama desde su despacho al tuyo es:
Algo que no debe hacer.
Una llamada interna.
Una llamada externa.
A la entrega de documentos y paquetes a su destinatario o destinataria se le llama:
Recepción
Clasificación
Distribución
Escoge la respuesta correcta:
La voz debe ser distorsionada y con gran velocidad.
La actitud ha de ser profesional, con deseo de ayudar.
El silencio siempre es positivo.
Para atender adecuadamente a la clientela es importante:
Tratarles como a nuestras amistades, así sentirán un trato cercano.
Realizar movimientos automáticos para relajarnos si se presenta alguna persona de mal humor o impaciente.
Mostrar una expresión amable y poner en práctica las habilidades de escucha activa.
¿Cuáles son las fases en la gestión interna de la paquetería y documentación?
Envió, registro y entrega
Registro, recepción, orden y distribución.
Recepción, registro, clasificación y distribución.
¿Qué es la circulación interna dentro de una organización?
Son las llamadas directas y gratuitas a los despachos.
Es el reparto de documentos y paquetes dentro de la organización.
Es el canal de comunicación más utilizado en un organismo público.
¿Cuál es la opción correcta en cuanto al uso del teléfono?
Usaremos palabras complicadas para demostrar profesionalidad.
Si alguien nos llama para preguntar algo y no sabemos la respuesta, pasaremos rápido la llamada sin dar explicaciones.
Muchas veces puede ser necesario guardar unos segundos de silencio para pensar la respuesta que le vas a dar a la persona.
¿Qué podemos hacer si no sabemos responder a una persona por teléfono?
Le pedimos su número de teléfono para llamarle tan pronto como resolvamos su duda.
Nos quedamos en silencio hasta que la persona se cansa y cuelga.
Le decimos que no sabemos responderle y que tenemos otras tareas que hacer.
¿En qué orden distribuyes los paquetes o documentos?
En primer lugar los urgentes.
En primer lugar los que estás más cerca de mi lugar de trabajo.
En primer lugar los destinatarios conocidos.
Para manipular una carga, debes:
Pedir ayuda o utilizar la carretilla, si no puedes con la carga.
Doblar la espalda.
Girar el cuerpo.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de la circulación interna de la paquetería y documentación?
A los documentos y paquetes que llegan de otra organización.
A los documentos o paquetes cuyos destinatarios son algunas de las personas de la misma organización o departamentos.
A los documentos o paquetes enviados a otra organización.
Documento interno por el que se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar algún tema determinado:
Convocatoria
Acta
Nota interior
Para tener buenas relaciones en el centro de trabajo debo:
Utilizar las normas de cortesía y hacer buen uso de la comunicación verbal y no verbal.
Cuidar de mi imagen y seguir las normas de protocolo.
Las dos respuestas son correctas.
Publicaciones impresas de distinta periodicidad (diaria, semanal, mensual):
Prensa
Documentos
Paquetes
Si recibimos una llamada, ¿cómo actuamos?:
Contestar a la llamada esperando cuatro tonos.
Mantener conversaciones paralelas.
Saludar, presentarnos, centrarnos y agradecer la llamada.
Para conocer la organización de la Administración, es decir, cómo se divide el trabajo, las posiciones que existen y la autoridad. Podemos consultar:
El plan estratégico de Igualdad de Oportunidades
El organigrama
La Constitución
Sirve para mantener los documentos y paquetes libres de modificaciones no autorizadas. Si borras parte de un documento cometes una falta de:
Confidencialidad
Integridad
Seguridad
El ingreso en la Administración Pública se hace a través de la Oferta de Empleo Público y se tienen que cumplir unos requisitos. ¿Cuál de los siguientes no es un requisito?
Tener 18 años o más y tener menos edad que la edad de jubilación forzosa.
Que un juez no te haya inhabilitado para empleos o cargos públicos.
Tener la titulación necesaria y la capacidad para hacer las tareas del puesto de trabajo.
Cuando clasificamos documentos y paquetes es esencial:
Clasificarlos según preferencias personales
Guardar la confidencialidad y seguridad
Permitir que todas las personas accedan al área de clasificación para recoger sus documentos
Para realizar correctamente las tareas de recepción, distribución y entrega de paquetería y documentación es necesario:
Identificar a todas las personas asistentes y pedirles que rellenen un impreso para poder hacerles una tarjeta de visita personalizada.
Conocer la ubicación física de las distintas áreas de trabajo y personas y su acceso personal y telefónico
Aprender de memoria las extensiones de todos los despachos y áreas de trabajo.
Las memorias son documentos que reflejan datos y actividades principales llevadas a cabo por la organización durante un determinado tiempo (un año). ¿Qué tipo de documento es?
Es un documento interno
En un documento externo
Ninguna respuesta es correcta
¿Qué medidas tomará la Administración para garantizar los derechos de las mujeres y los hombres? Escoge la respuesta correcta.
Crear un informe anual que explique si la igualdad aumenta.
Facilitar que se pueda compaginar la vida personal, laboral, familiar y laboral de los hombres.
Facilitar que haya la misma cantidad de personas trabajadoras. De cada 10 personas, no puede haber más de 6 hombres o más de 6 mujeres.
Si realizamos una llamada, es importante pensar:
En la hora en que salimos de trabajar.
Cómo voy a decir lo que necesito comunicar.
Sentarnos al lado de un compañero que pueda ayudarnos si nos quedamos en blanco.
¿Cuál no es un derecho de las y los empleados públicos?
Crecer profesionalmente y tener un salario adecuado a su puesto de trabajo.
Recibir protección por parte de la Administración.
Pensar en el interés general e intentar ser eficientes.
Documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y las personas asistentes:
Es un documento interno llamado invitación.
Es un documento externo llamado invitación.
Es un documento externo llamado circular.
Escoge la opción correcta en relación con la organización periférica de la Administración General del Estado.
Hay 18 delegados del Gobierno en toda España.
Hay un delegado por cada comunidad autónoma más los de las comunidades autónomas de Ceuta y Melilla.
Los delegados son los representantes del Gobierno de España en cada provincia de las comunidades autónomas que tiene más de una provincia.
Como personal de “tareas complementarias de apoyo” debes:
Conocer la ubicación física de las distintas áreas de trabajo
Controlar el acceso, identificación, informar y atender al personal visitante
Las dos respuestas son correctas
