การร่างหนังสือไม่จำเป็นต้องมีการตรวจแก้  หากเรื่องนั้นเป็นเรื่องของการปฏิบัติงานเป็น 

            ประจำ

ร่างหนังสือควรเป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องที่ร่างอย่างดี

การเขียนข้อความในเอกสารราชการ  ควรเริ่มจากการบอกถึงความประสงค์  และชี้แจงให้ทราบถึงสาเหตุของความประสงค์นั้น

การเขียนข้อความภาคความประสงค์  หากมีหลายข้อ  หลายประเด็น  ไม่ควรแยกออกเป็นข้อ ๆ เพราะจะทำให้มีย่อหน้ามากเกินไป

การร่างหนังสือที่มีข้อกฎหมาย  ระเบียบ  ข้อบังคับ  หรือประกาศมาเกี่ยวข้อง  ควรเขียนอ้างถึงด้วยเพื่อให้เกิดความชัดเจน

การร่างหนังสือไม่ควรกล่าวถึงเรื่องที่เคยติดต่อกันมาก่อนหน้านี้  เพราะจะทำให้ผู้รับเกิด

             ความสับสน

การร่างข้อความที่ดี  คือ  การร่างข้อความให้สั้นแต่ชัดเจน

การร่างเอกสารควรเว้นพื้นที่ว่างบริเวณเส้นกั้นหน้าและเส้นกั้นหลังเอาไว้เพื่อให้ผู้ตรวจพิจารณาเพิ่มเติมหรือให้คำแนะนำในการพิมพ์

การเขียนและการพิมพ์  หมายถึง  การทำให้เกิดลายลักษณ์อักษรเป็นข้อความบนกระดาษ

เอกสารราชการที่นิยมทำให้เกิดลายลักษณ์อักษรด้วยการเขียน  คือ  การร่างเอกสาร    การเขียนบันทึก  การจดรายงานการประชุม

เอกสารราชการที่นิยมทำให้เกิดลายลักษณ์อักษรด้วยการเขียนเสียค่าใช้จ่ายมากกว่า    

              การพิมพ์

การพิมพ์เอกสารราชการจะต้องให้มีกระดาษตราครุฑทุกหน้าเพื่อให้เกิดความชัดเจนว่าเอกสารนี้เป็นเอกสารราชการ

การพิมพ์เอกสารราชการบรรทัดแรกของกระดาษจะต้องอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบน           ๓  เซนติเมตร

การพิมพ์เอกสารราชการต้องกั้นหน้า  ๓  เซนติเมตร  และกั้นหลัง  ๒  เซนติเมตร

การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่องจะต้องเว้น  ๒  จังหวะเคาะ

การพิมพ์เลขหน้าจะต้องพิมพ์ไว้บริเวณกึ่งกลางหน้ากระดาษ

การพิมพ์เอกสารที่มีความสำคัญและมีหลายหน้าจะต้องพิมพ์ข้อความต่อเนื่องที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างของมุมขวาของหน้านั้น ๆ

การกั้นค่าไม้บรรทัดในการพิมพ์เอกสารราชการ  คือ  ๐-๑๕  เซนติเมตร

ตราครุฑในการพิมพ์เอกสารราชการมี  ๒  ขนาด  คือ  ครุฑสูง  ๓  เซนติเมตร  และ ๑  เซนติเมตร

การพิมพ์ย่อหน้าภาคเหตุ  ภาคความประสงค์  และภาคสรุป  ต้องมีระยะย่อหน้าตามค่า    ไม้บรรทัด  ๒.๐ เซนติเมตร

การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือให้เว้นบรรทัดการพิมพ์  ๓  บรรทัด

คำว่า  “บันทึกข้อความ”  ในกระดาษบันทึกข้อความ  ต้องพิมพ์ด้วยตัวหนาขนาด  ๓๐  พอยต์

การพิมพ์คำว่า  “ส่วนราชการ  วันที่  เรื่อง”  ในกระดาษบันทึกข้อความ  จะต้องพิมพ์ด้วยตัวอักษรหนา  ๒๐  พอยต์

สำนักนายกรัฐมนตรีไม่ได้กำหนดรูปแบบตัวอักษรในการพิมพ์เอกสารทางราชการไว้ ผู้พิมพ์สามารถเลือกใช้ได้ตามความพึงพอใจ

การขึ้นบรรทัดใหม่โดยการปัด  ๑  ของเครื่องพิมพ์ดีดเท่ากับการกดแป้น  Enter  ๑  ครั้ง ของเครื่องคอมพิวเตอร์

จำนวนบรรทัดในการพิมพ์เอกสารราชการในแต่ละหน้ามีจำนวนไม่แน่นอน  ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและสวยงาม

การพิมพ์ตัวเลขสำหรับใช้เป็นหัวข้อในคำนำหรืออารัมภบทสามารถใช้เลข  ๐  เป็นตัวเลขกำหนดหัวข้อได้

การแบ่งหัวข้อย่อยสามารถทำได้ตั้งแต่ชั้นต้น  ชั้นลูก  ชั้นหลาน  ชั้นเหลน

การจำแนกหัวข้อช่วงที่  ๒  คือ  การแบ่งหัวข้อย่อยต่อจากหัวข้อช่วงที่  ๑  โดยใช้เครื่องหมายนขลิขิตแทนจุด