WorksheetsProsedur Penggunaan Arsip
Total questions: 35
Worksheet time: 30mins
Name
Class
Date
1.
Apa yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip?
a)
Sistem distribusi dokumen
b)
Sistem pencatatan dokumen
c)
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen
d)
Sistem penghapusan dokumen
e)
Sistem pengumpulan dokumen
2.
Langkah pertama dalam prosedur penyimpanan arsip adalah…
a)
Mengindeks
b)
Mengkode
c)
Menyortir
d)
Memeriksa
e)
Menempatkan
3.
Tujuan dari proses pengindeksan adalah…
a)
Menghapus dokumen yang tidak relevan
b)
Menentukan kode penyimpanan
c)
Menemukan kata tangkap untuk penyimpanan
d)
Membuat laporan arsip
e)
Menyortir dokumen sebelum disimpan
4.
Dalam sistem abjad, penataan file dibantu oleh…
a)
Kartu indeks
b)
Label dan rak
c)
Guide dan folder
d)
Alat sortir
e)
Kode dan kartu indeks
5.
Kelemahan sistem penyimpanan abjad adalah…
a)
Memakan biaya tinggi
b)
Membutuhkan banyak folder
c)
Sulit mengubah alfabet dalam surat
d)
Tidak cocok untuk dokumen kompleks
e)
Membutuhkan banyak peralatan
6.
Pengertian sistem penyimpanan berdasarkan tanggal adalah…
a)
Penyimpanan dokumen berdasarkan alur kerja
b)
Penyimpanan dokumen berdasarkan waktu tertentu
c)
Penyimpanan dokumen berdasarkan nama pengirim
d)
Penyimpanan dokumen berdasarkan wilayah
e)
Penyimpanan dokumen berdasarkan isi dokumen
7.
Sistem tanggal cocok digunakan untuk…
a)
Organisasi besar
b)
Perusahaan kecil
c)
Sekolah
d)
Arsip nasional
e)
Organisasi internasional
8.
Kelemahan utama sistem tanggal adalah…
a)
Membutuhkan banyak alat bantu
b)
Orang sering lupa tanggal surat
c)
Tidak cocok untuk dokumen beraneka ragam
d)
Tidak memerlukan pengindeksan
e)
Sulit menentukan klasifikasi
9.
Dalam sistem subjek, dokumen dikelompokkan berdasarkan…
a)
Nama pengirim
b)
Tanggal surat
c)
Subjek atau pokok masalah
d)
Nomor arsip
e)
Wilayah dokumen
10.
Kelebihan sistem subjek adalah…
a)
Cocok untuk semua jenis dokumen
b)
Mudah dikembangkan dengan judul tak terbatas
c)
Tidak memerlukan kode tambahan
d)
Tidak membutuhkan folder khusus
e)
Mudah digunakan oleh semua pengguna
11.
Sistem wilayah mengelompokkan dokumen berdasarkan…
a)
Kategori surat
b)
Tempat geografis
c)
Tanggal penerbitan
d)
Subjek dokumen
e)
Nomor arsip
12.
Kelemahan sistem wilayah adalah…
a)
Membutuhkan peralatan mahal
b)
Tidak cocok untuk organisasi besar
c)
Membutuhkan wawasan geografi
d)
Sulit menentukan indeks dokumen
e)
Membutuhkan banyak folder
13.
Keuntungan sistem nomor adalah…
a)
Memakan waktu lebih sedikit
b)
Mudah diterapkan tanpa alat tambahan
c)
Penyimpanan lebih cepat dan teratur
d)
Tidak memerlukan kode tambahan
e)
Dapat diterapkan tanpa klasifikasi
14.
Sistem nomor Dewey sering disebut sebagai…
a)
Sistem kode desimal
b)
Sistem abjad desimal
c)
Sistem tanggal desimal
d)
Sistem wilayah desimal
e)
Sistem urutan numerik
15.
Dalam sistem nomor terminal, kode Unit I digunakan untuk…
a)
Menentukan nomor folder
b)
Petunjuk nomor laci dan guide
c)
Penentuan subjek
d)
Pengelompokan wilayah
e)
Memberi nomor pada arsip
16.
Langkah terakhir dalam penyimpanan arsip adalah…
a)
Menyortir
b)
Memeriksa
c)
Menempatkan
d)
Mengkode
e)
Mengindeks
17.
Apa kelebihan sistem abjad?
a)
Cepat dan sederhana
b)
Tidak membutuhkan pengindeksan
c)
Lebih cocok untuk dokumen kecil
d)
Tidak memerlukan kode tambahan
e)
Membutuhkan peralatan khusus
18.
Dalam sistem tanggal, arsip diurutkan berdasarkan…
a)
Abjad pengirim
b)
Nomor dokumen
c)
Tanggal, bulan, dan tahun
d)
Subjek dokumen
e)
Kategori dokumen
19.
Sistem subjek cocok digunakan untuk…
a)
Organisasi dengan dokumen serupa
b)
Organisasi besar dengan dokumen kompleks
c)
Perusahaan kecil
d)
Sekolah dasar
e)
Organisasi lokal
20.
Tunjuk silang dalam sistem penyimpanan membantu untuk…
a)
Menyimpan dokumen
b)
Menemukan dokumen di lokasi berbeda
c)
Memberikan nomor arsip
d)
Menghapus dokumen lama
e)
Membuat label dokumen
21.
Peralatan utama dalam sistem nomor adalah…
a)
Folder dan guide
b)
Label dan kartu indeks
c)
Buku arsip dan filing cabinet
d)
Rak penyortir
e)
Label dan folder
22.
Sistem wilayah memerlukan pengetahuan tentang…
a)
Subjek dokumen
b)
Geografi wilayah
c)
Kode desimal
d)
Tanggal penerbitan
e)
Nama pengirim
23.
Dalam sistem penyimpanan arsip, langkah "mengkode" berarti…
a)
Membagi dokumen berdasarkan kelompoknya
b)
Memberikan tanda pada dokumen untuk klasifikasi
c)
Menyusun folder dalam filing cabinet
d)
Memeriksa dokumen sebelum disimpan
e)
Menghapus dokumen lama
24.
Sistem nomor terminal digit menggunakan…
a)
Kode wilayah dan subjek
b)
Angka urut dari buku arsip
c)
Tanggal dan bulan dokumen
d)
Nama pengirim dokumen
e)
Subjek dokumen
25.
Sistem penyimpanan wilayah cocok untuk…
a)
Sekolah kecil
b)
Perusahaan internasional
c)
Arsip keuangan
d)
Organisasi sosial
e)
Perpustakaan
26.
Apa kelemahan sistem nomor Dewey?
a)
Membutuhkan lebih banyak waktu untuk pengindeksan
b)
Tidak cocok untuk perusahaan besar
c)
Tidak memerlukan alat tambahan
d)
Membutuhkan banyak tenaga kerja
e)
Memakan biaya yang mahal
27.
Langkah pertama dalam menemukan kembali dokumen adalah…
a)
Teliti arsip yang diminta
b)
Isi bon peminjaman
c)
Cari arsip dalam filling cabinet
d)
Tempatkan out sheet
e)
Menandai dokumen
28.
Dalam sistem abjad, folder individu digunakan untuk…
a)
Dokumen yang tidak terklasifikasi
b)
Dokumen dari pengirim tertentu
c)
Semua dokumen tanpa kode
d)
Folder dengan banyak subjek
e)
Dokumen penting
29.
Kelebihan sistem tanggal adalah…
a)
Tidak membutuhkan klasifikasi tambahan
b)
Mudah diterapkan tanpa tunjuk silang
c)
Cocok untuk dokumen beraneka ragam
d)
Mempermudah penyimpanan dokumen jatuh tempo
e)
Cocok untuk dokumen yang tidak terstruktur
30.
Apa kelemahan utama sistem subjek?
a)
Tidak cocok untuk organisasi kecil
b)
Sulit mengklasifikasi dokumen dengan perihal mirip
c)
Membutuhkan banyak folder dan guide
d)
Memakan banyak biaya
e)
Tidak fleksibel untuk organisasi besar
31.
Jelaskan langkah-langkah lengkap dalam prosedur penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad!
4 lines
32.
Apa saja kelebihan dan kelemahan sistem penyimpanan abjad? Berikan penjelasan!
4 lines
33.
Bandingkan kelebihan dan kekurangan sistem tanggal dan sistem subjek!
4 lines
34.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem wilayah dan berikan contohnya!
4 lines
35.
Sebutkan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem penyimpanan tanggal dan jelaskan fungsinya!
4 lines
100 %
