Τα λογισμικά συνεργατικής δράσης επιτρέπουν σε πολλούς χρήστες να επεξεργάζονται ταυτόχρονα                 το ίδιο έγγραφο.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μειώνει την ανάγκη για φυσική αποθήκευση εγγράφων σε μια επιχείρηση.

Η κρυπτογράφηση δεδομένων σε φορητές συσκευές είναι περιττή όταν χρησιμοποιούνται κωδικοί πρόσβασης.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων επιτρέπει την ασφαλή και ταχεία ανακάλυψη εγγράφων, ακόμα και όταν υπάρχουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων.

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων μέσω web απαιτεί την χρήση ειδικών πρωτοκόλλων ασφαλείας.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων επιτρέπει την χρήση μεταδεδομένων (metadata) για την εύκολη αναζήτηση και κρυπτογράφηση των αρχείων.