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Avaliação e Seleção de Documentos

Total questions: 92

Worksheet time: 2hrs 32mins

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1.

O que é o processo de avaliação e seleção de documentos?

a)

É o processo de análise e seleção de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

b)

É o procedimento de digitalização de todos os documentos para armazenamento em nuvem.

c)

É a simples catalogação de documentos sem análise de conteúdo ou valor.

d)

É o processo de empréstimo de documentos entre diferentes setores de uma organização.

2.

Quais são alguns dos objetivos da avaliação e seleção de documentos?

a)

Reduzir a massa documental dos arquivos

b)

Aumentar o índice de recuperação da informação

c)

Garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente

d)

Todas as alternativas anteriores

3.

Complete: Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram, assim a ________ do ciclo documental será alcançada.

a)

racionalização

b)

fragmentação

c)

expansão

d)

acumulação

4.

Segundo o texto, por que deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados?

a)

Porque o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

b)

Porque os documentos podem ser facilmente perdidos durante a transferência.

c)

Porque todos os documentos devem ser destruídos imediatamente após o uso.

d)

Porque a transferência para arquivo intermediário é proibida por lei.

5.

Qual é a importância da participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos?

a)

A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de documentos de arquivo requerem a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais para o estabelecimento de critérios de valor.

b)

A participação de pessoas de diversas áreas serve apenas para cumprir uma exigência legal, sem impacto prático no processo.

c)

A presença de profissionais de diferentes áreas é necessária apenas para aumentar o número de membros da comissão.

d)

A diversidade de áreas profissionais é importante apenas para facilitar a comunicação entre setores, sem relação com a avaliação dos documentos.

6.

Complete: Um dos profissionais que deve integrar a equipe técnica para avaliação de documentos é o ________, responsável pela guarda dos documentos.

a)

arquivista

b)

bibliotecário

c)

historiador

d)

contador

7.

Complete: Profissionais das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados devem ter profundo conhecimento das _______ desempenhadas.

a)

atividades

b)

instalações

c)

ferramentas

d)

metodologias

8.

Complete: Um profissional ligado à área de _______ de que trata o acervo deve integrar a equipe técnica.

a)

pesquisa

b)

administração

c)

logística

d)

marketing

9.

Complete: Um profissional da área _______ deve fazer parte da equipe técnica de avaliação de documentos.

a)

financeira

b)

médica

c)

jurídica

d)

educacional

10.

Complete: Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, como historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico, etc., devem compor a equipe de _______.

a)

avaliação

b)

administração

c)

limpeza

d)

segurança

11.

Complete: Um dos pré-requisitos para realizar a avaliação é o _______ da administração superior a que esteja subordinado o arquivo.

a)

ofício

b)

relatório

c)

protocolo

d)

registro

12.

Complete: É necessário conhecimento da estrutura e do funcionamento do ______, considerando inclusive sua evolução histórica.

a)

órgão

b)

processo

c)

documento

d)

regulamento

13.

Complete: Um dos pré-requisitos é o levantamento da _______ necessária.

a)

bibliografia

b)

matemática

c)

estrutura

d)

temperatura

14.

Complete: É importante ter conhecimento das atividades típicas de gestão de documentos e arquivos _______.

a)

permanentes

b)

digitais

c)

temporários

d)

sigilosos

15.

Complete: Deve-se reunir informações sobre o sistema de _______ adotado, os tipos de documentos e assuntos neles contidos.

a)

classificação

b)

armazenamento

c)

segurança

d)

digitalização

16.

Complete: A reunião de dados relativos à _______, frequência de uso e taxa de crescimento dos documentos é um pré-requisito para avaliação.

a)

quantificação

b)

digitalização

c)

classificação

d)

indexação

17.

Complete: A análise das condições de _______, estado de conservação e custo de manutenção dos depósitos de arquivo é necessária.

a)

armazenamento

b)

iluminação

c)

temperatura

d)

segurança

18.

Complete: O levantamento dos atos referentes a processos de _______ efetuados anteriormente é um dos pré-requisitos.

a)

eliminação

b)

arquivamento

c)

transferência

d)

digitalização

19.

Complete: A análise do perfil dos _______ do arquivo é um dos pré-requisitos para avaliação.

a)

usuários

b)

documentos

c)

arquivos

d)

dados

20.

De acordo com o texto, quais são fatores que determinam o prazo de guarda dos documentos?

a)

A) Existência de leis, equência de uso das informações, existência de outras fontes, necessidade administrativa

b)

B) Apenas a existência de leis

c)

C) Apenas a equência de uso das informações

d)

D) Apenas a necessidade administrativa

21.

Explique o que é valor primário de um documento, conforme o texto.

a)

Valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.

b)

Valor que o documento adquire apenas após ser arquivado por longo período.

c)

Valor sentimental atribuído ao documento por seus criadores.

d)

Valor decorativo do documento para fins de exposição.

22.

O valor administrativo, legal ou jurídico e fiscal são exemplos de qual tipo de valor dos documentos?

a)

Valor secundário

b)

Valor primário

c)

Valor histórico

d)

Valor informativo

23.

Complete: O valor secundário refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins ________ daqueles para os quais foram originalmente criados.

a)

diferentes

b)

iguais

c)

primários

d)

originais

24.

Verdadeiro ou Falso: O valor fiscal refere-se aos documentos relativos a operações financeiras e a comprovação de despesas e receita.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

25.

Qual a diferença entre valor primário e valor secundário dos documentos, segundo o texto?

a)

O valor primário está relacionado ao uso original do documento para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundário refere-se ao uso do documento para fins diferentes daqueles para os quais foi criado, como fonte de pesquisa e informação.

b)

O valor primário refere-se ao valor histórico do documento, enquanto o valor secundário está ligado apenas ao seu valor monetário.

c)

O valor primário é determinado pelo tempo de guarda do documento, já o valor secundário depende do tipo de papel utilizado.

d)

O valor primário está relacionado ao conteúdo literário do documento, enquanto o valor secundário refere-se ao seu formato físico.

26.

O que são documentos de guarda eventual?

a)

Documentos de valor permanente para o órgão

b)

Documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico para o órgão

c)

Documentos que refletem a organização da instituição

d)

Documentos que firmam jurisprudência

27.

Complete: Documentos de guarda temporária são aqueles em que prevalece o interesse _______ como determinante do seu valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção.

a)

administrativo

b)

histórico

c)

científico

d)

pessoal

28.

Assinale a alternativa que NÃO corresponde a um documento de guarda temporária:

a)

Documentos cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente

b)

Documentos que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior

c)

Documentos que firmam jurisprudência

d)

Documentos que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente

29.

Documentos de guarda permanente são aqueles que possuem valor probatório e informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos cientificamente relevantes.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

30.

Quais dos itens abaixo são exemplos de documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição?

a)

Leis, decretos, portarias, resoluções

b)

Correspondência sobre atividades-fim

c)

Programas audiovisuais

d)

Pareceres normativos

31.

Complete: Documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição incluem ________, ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre comemorações, solenidades e obras.

a)

programas audiovisuais

b)

relatórios anuais

c)

atas de reuniões

d)

livros contábeis

32.

Documentos que firmam jurisprudência são exemplos de documentos de guarda permanente.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

33.

Quais são alguns dos dados básicos que devem ser incluídos na Tabela de Temporalidade?

a)

Nome do órgão, espécie do documento, prazos de guarda

b)

Nome do órgão, endereço do órgão, número de funcionários

c)

Assunto do documento, existência de vias, prazos de guarda

d)

Nome do órgão, existência de vias, número de páginas

34.

Complete: A Tabela de Temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo ________, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

a)

corrente

b)

digital

c)

sigiloso

d)

confidencial

35.

Verdadeiro ou Falso: A eliminação imediata de documentos cuja guarda não se justifique é um dos resultados da aplicação da Tabela de Temporalidade.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

36.

Qual das opções NÃO é uma recomendação quanto ao uso da Tabela de Temporalidade?

a)

A) Aprovação por dirigente do órgão

b)

B) Publicação de edital no Diário Oficial da União

c)

C) Uso obrigatório de siglas

d)

D) Elaboração de relatório justificando critérios adotados

37.

A seleção de documentos é realizada no âmbito dos arquivos _______ e intermediários por técnicos previamente orientados.

a)

correntes

b)

permanentes

c)

digitais

d)

privados

38.

A implementação de um programa de destinação de documentos é um dos resultados da aplicação da Tabela de Temporalidade.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

39.

Complete: A _______ trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.

a)

eliminação

b)

conservação

c)

digitalização

d)

arquivamento

40.

Complete: A _______ é o envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final.

a)

transferência

b)

eliminação

c)

digitalização

d)

conservação

41.

Complete: O _______ é o envio dos documentos para a instituição arquivística pública, acompanhados dos instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público.

a)

recolhimento

b)

eliminação

c)

transferência

d)

digitalização

42.

O principal objetivo dos depósitos de armazenamento temporário na gestão de documentos intermediários é:

a)

Eliminar documentos de forma imediata.

b)

Armazenar documentos de valor permanente.

c)

Guardar documentos até sua destinação final.

d)

Digitalizar todos os documentos.

43.

Quais são algumas das atividades desenvolvidas pelos responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco frequente, os arquivos intermediários?

a)

Atender às consultas feitas pelos órgãos depositantes

b)

Coordenar as transferências de novos documentos aos seus depósitos

c)

Proceder à aplicação de tabelas de temporalidade selecionando documentos para eliminação ou recolhimento

d)

Coordenar o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade

e)

Todas as alternativas anteriores

44.

Complete: A transferência de documentos para um depósito de arquivamento intermediário reduz à metade os custos de sua ________, tornando disponíveis espaços dispendiosos reutilizáveis para outros fins.

a)

conservação

b)

eliminação

c)

digitalização

d)

organização

45.

Verdadeiro ou Falso: A consulta por parte de terceiros aos documentos em guarda intermediária é permitida sem autorização da unidade administrativa que transferiu os documentos.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

46.

Segundo o texto, os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando:

a)

forem considerados de valor permanente.

b)

não tiverem mais utilidade administrativa imediata.

c)

forem solicitados por órgãos superiores.

d)

forem documentos sigilosos.

47.

De acordo com o texto, onde geralmente estão localizados os depósitos de arquivamento intermediário?

a)

Fora dos centros urbanos, mas em locais de acesso fácil e rápido.

b)

No centro das grandes cidades, próximos a áreas residenciais.

c)

Em áreas rurais isoladas, sem acesso facilitado.

d)

Dentro dos prédios administrativos principais.

48.

Qual é uma recomendação para a construção dos depósitos de arquivamento intermediário para garantir a conservação adequada do acervo documental?

a)

Proteção contra incêndios, inundações, poluição atmosférica, excesso de umidade e de luz solar.

b)

Utilização de materiais inflamáveis na construção do depósito.

c)

Instalação de janelas amplas para entrada máxima de luz solar.

d)

Armazenamento dos documentos diretamente no chão sem prateleiras.

49.

Assinale a alternativa que NÃO é uma vantagem dos depósitos de arquivamento intermediário:

a)

A) Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo

b)

B) Maior colaboração entre arquivos e administradores

c)

C) Dificuldade de acesso aos documentos

d)

D) Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos

50.

Os depósitos de arquivamento intermediário devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

51.

Cite uma das vantagens dos depósitos de arquivamento intermediário mencionadas no texto.

a)

Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo; maior colaboração entre arquivos e administradores; racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais; resposta imediata e precisa às questões impostas pela administração; garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos.

b)

Aumento do tempo de acesso aos documentos arquivados.

c)

Redução da segurança dos documentos armazenados.

d)

Dificuldade na localização dos documentos arquivados.

52.

O que é um relatório de avaliação?

a)

Um instrumento contendo a descrição sumária da metodologia adotada na avaliação, o quadro de assuntos, os prazos de guarda estabelecidos, as propostas de destinação e as respectivas justificativas.

b)

Um documento que apenas lista os arquivos existentes.

c)

Um relatório financeiro da instituição.

d)

Um documento de comunicação interna.

53.

Complete: O processo de avaliação segue procedimentos que visam a alcançar resultados mais amplos como a elaboração de uma _________

a)

Tabela de Temporalidade de Documentos

b)

Ata de Reunião

c)

Ficha de Frequência

d)

Lista de Presença

54.

Qual das atividades abaixo NÃO faz parte do processo de elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos?

a)

Diagnóstico da situação dos arquivos e levantamento da produção documental

b)

Código de classificação de documentos de arquivo

c)

Levantamento dos prazos de guarda

d)

Elaboração de relatórios financeiros

55.

Complete: O ________ é elaborado a partir do estudo de toda a legislação referente à instituição, do levantamento da produção documental e de entrevistas junto às unidades administrativas.

a)

código de classificação de documentos de arquivo

b)

regulamento interno da instituição

c)

manual de procedimentos administrativos

d)

relatório anual de atividades

56.

Complete: A ________ é elaborada a partir do levantamento dos prazos de guarda, estabelecendo a preservação e/ou a eliminação dos documentos.

a)

proposta de destinação

b)

ata de reunião

c)

ficha catalográfica

d)

carta de apresentação

57.

Qual dos seguintes é um exemplo de documento relativo à administração de pessoal?

a)

Projetos, pesquisas, marcas e patentes

b)

Acordos e reajustes salariais, planos de remuneração e classificação de cargos

c)

Folhetos, boletins, formulários

d)

Documentos que contêm vinhetas e iluminuras

58.

Complete: Documentos que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às atividades específicas da instituição incluem ________, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos.

a)

projetos

b)

contratos

c)

regulamentos

d)

atas

59.

Documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra, incluem:

a)

Projetos e pesquisas

b)

Folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais

c)

Acordos e reajustes salariais

d)

Vinhetas e iluminuras

60.

Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural podem conter:

a)

Vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas

b)

Planos de remuneração

c)

Relatórios técnicos

d)

Cartazes e postais

61.

O diagnóstico da situação do acervo no processo de avaliação de acervos acumulados consiste em:

a)

Identificar e analisar as condições e características do acervo existente.

b)

Realizar a digitalização de todos os documentos do acervo.

c)

Destruir documentos antigos sem análise prévia.

d)

Transferir todo o acervo para outro local sem avaliação.

62.

A elaboração de um quadro de assuntos é realizada a partir de quais instrumentos?

a)

Instrumentos de recuperação da informação existentes, identificação dos documentos e levantamento da legislação do órgão produtor

b)

Apenas entrevistas com funcionários

c)

Somente análise de documentos antigos

d)

Pesquisa de satisfação dos usuários

63.

A pesquisa dos prazos de guarda é feita com base em:

a)

Natureza dos documentos e legislação aplicável

b)

Preferência do usuário

c)

Ordem alfabética dos documentos

d)

Quantidade de documentos

64.

O que é gestão de documentos?

a)

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

b)

Gestão de documentos é o processo de digitalização de todos os arquivos de uma empresa para armazenamento em nuvem.

c)

Gestão de documentos é a simples organização de papéis em pastas físicas sem critérios definidos.

d)

Gestão de documentos é a atividade de destruir documentos antigos sem avaliação prévia.

65.

Quais são os objetivos da gestão de documentos? Selecione a alternativa correta:

a)

Assegurar apenas a produção de documentos.

b)

Garantir a eliminação de todos os documentos.

c)

Assegurar a eficiência na produção, administração, manutenção e destinação de documentos, garantir a informação governamental disponível, eliminar documentos sem valor, uso adequado de técnicas avançadas e contribuir para acesso e preservação de documentos de valor histórico e científico.

d)

Apenas contribuir para a preservação de documentos históricos.

66.

Complete: Um dos objetivos da gestão de documentos é assegurar o uso adequado da ________, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.

a)

micrográfica

b)

digitalização

c)

indexação

d)

classificação

67.

Complete: A gestão de documentos contribui para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores ________ e ________.

a)

histórico e científico

b)

financeiro e operacional

c)

temporário e administrativo

d)

legal e comercial

68.

Quais são as três fases básicas da gestão de documentos?

a)

Produção, utilização e destinação.

b)

Criação, armazenamento e eliminação.

c)

Organização, digitalização e arquivamento.

d)

Recepção, análise e distribuição.

69.

Sobre a 1ª Fase da gestão de documentos, assinale a alternativa correta:

a)

Refere-se ao uso de documentos já arquivados.

b)

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.

c)

Refere-se apenas à eliminação de documentos.

d)

Refere-se à digitalização de documentos antigos.

70.

Segundo o texto, quais são os elementos que compõem a fase de elaboração e gestão de documentos?

a)

Elaboração de fichas, controle de produção e uso de processadores de texto

b)

Elaboração de fichas, controle de produção e arquivamento permanente

c)

Elaboração de fichas, análise de documentos e eliminação

d)

Elaboração de fichas, seleção e automação

71.

A 2ª Fase – Utilização de documentos refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

72.

Explique o que envolve a 3ª Fase – Destinação de documentos.

a)

Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

b)

Consiste apenas na digitalização de todos os documentos para armazenamento eletrônico.

c)

Refere-se exclusivamente à criação de novos documentos para substituir os antigos.

d)

Trata-se da simples transferência física dos documentos para outro local sem qualquer análise.

73.

Segundo a UNESCO, qual é o nível de aplicação que estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programa de retenção e eliminação de documentos?

a)

Nível mínimo

b)

Nível mínimo ampliado

c)

Nível intermediário

d)

Nível máximo

74.

O nível mínimo ampliado complementa o nível mínimo com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.

a)

Verdadeiro

b)

Falso

75.

Preencha a lacuna: O nível máximo inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de _________

a)

recursos da automação

b)

recursos humanos

c)

recursos naturais

d)

recursos financeiros

76.

O que é um documento corrente segundo o texto?

a)

É aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, aos procedimentos realizados para sua classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento.

b)

É um documento que já perdeu seu valor administrativo e deve ser descartado imediatamente.

c)

É um documento utilizado apenas para fins históricos e de pesquisa.

d)

É um documento que só pode ser acessado por autoridades superiores.

77.

Quais são as principais operações técnicas que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes?

a)

Classificação, registro, autuação, controle da tramitação, expedição e arquivamento.

b)

Digitalização, destruição, publicação e indexação.

c)

Revisão, tradução, autenticação e catalogação.

d)

Distribuição, edição, análise e exclusão.

78.

Assinale a alternativa correta sobre a classificação de documentos:

a)

É uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento.

b)

Consiste apenas em separar documentos sigilosos dos ostensivos.

c)

É feita somente após o arquivamento.

d)

Não envolve atribuição de código numérico.

79.

Complete: O registro, autuação e controle da tramitação consistem em colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo (__________), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder à distribuição às unidades administrativas destinatárias.

a)

número e data de entrada

b)

nome do responsável

c)

tipo de documento

d)

prazo de arquivamento

80.

Explique a diferença entre documentos de natureza sigilosa e ostensiva segundo o texto.

a)

Documentos sigilosos e particulares devem ser encaminhados aos respectivos destinatários, enquanto documentos ostensivos devem ser abertos, analisados e classificados conforme o assunto tratado.

b)

Documentos sigilosos podem ser divulgados livremente, enquanto documentos ostensivos são restritos a autoridades.

c)

Documentos ostensivos são sempre destruídos após leitura, enquanto sigilosos são arquivados.

d)

Documentos sigilosos são enviados por e-mail, enquanto ostensivos são entregues pessoalmente.

81.

Complete: A 1ª via será arquivada em ordem ______-cronológica (número de processo e ano de autuação), a 2ª via em ordem alfabética (pessoa física ou jurídica) e a 3ª via por código.

a)

numérica

b)

alfabética

c)

temporal

d)

aleatória

82.

O que deve ser feito ao receber a correspondência para expedição?

a)

Verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.

b)

Apenas colocar a correspondência em qualquer envelope disponível e enviá-la imediatamente.

c)

Ignorar a verificação de folhas e anexos e encaminhar diretamente ao destinatário.

d)

Arquivar toda a correspondência sem expedir ou preparar envelopes.

83.

O que é inspeção no contexto das atividades de arquivamento de documentos correntes?

a)

Inspeção é proceder à leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida.

b)

Inspeção é a destruição imediata de documentos sem análise prévia.

c)

Inspeção é o ato de digitalizar todos os documentos automaticamente.

d)

Inspeção é apenas a contagem física dos documentos em um arquivo.

84.

Complete: Análise é determinar sob que ______ deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias.

a)

codificação

b)

localização

c)

prioridade

d)

autorização

85.

O que significa ordenação no processo de arquivamento de documentos?

a)

Ordenação é dispor os documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores.

b)

Ordenação é destruir documentos antigos para liberar espaço no arquivo.

c)

Ordenação é digitalizar todos os documentos para armazenamento eletrônico.

d)

Ordenação é misturar documentos de diferentes categorias para facilitar o acesso.

86.

O que é arquivamento?

a)

Arquivamento é inserir o documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.

b)

Arquivamento é destruir documentos antigos.

c)

Arquivamento é digitalizar todos os documentos.

d)

Arquivamento é apenas organizar papéis em uma mesa.

87.

O que é empréstimo ou consulta no contexto de arquivos?

a)

Empréstimo ou consulta é a retirada do documento do arquivo para empréstimo, fornecimento de informações ou para realização de uma juntada.

b)

Empréstimo ou consulta é o processo de digitalização de documentos para armazenamento em nuvem.

c)

Empréstimo ou consulta é a destruição de documentos antigos para liberar espaço no arquivo.

d)

Empréstimo ou consulta é a catalogação de novos documentos recebidos pelo arquivo.

88.

Preencha o nome do método de arquivamento: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome.

a)

alfabético

b)

numérico

c)

geográfico

d)

temático

89.

Preencha o nome do método de arquivamento: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado e país).

a)

geográfico

b)

alfabético

c)

numérico

d)

cronológico

90.

Preencha o nome do método de arquivamento: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento.

a)

numérico simples

b)

alfabético

c)

geográfico

d)

temático

91.

Preencha o nome do método de arquivamento: quando o número do documento vier associado à data.

a)

numérico-cronológico

b)

alfabético

c)

geográfico

d)

temático

92.

Preencha o nome do método de arquivamento: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex).

a)

ideográfico

b)

geográfico

c)

cronológico

d)

numérico

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