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gestioo docu

Total questions: 155

Worksheet time: 2hrs 26mins

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1.

¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTACION PUBLICA?

a)

Porque permiten desocupar las oficinas que están llenas de papel

b)

Porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes

c)

Porque los documentos son privados y deben de estar custodiados

d)

Porque los ciudadanos tiene derecho a conocer la información de la entidad

2.

¿QUIENES SON LOS RESPONSABLES DE ORGANIZAR Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN EL HOSPITAL?

a)

Los Gerentes o representantes legales

b)

Los Referentes o jefes de cada servicio

c)

Todos los colaboradores sin importar su tipo de vinculación son responsables de la organización y conservación de los archivos

d)

Los encargados del Archivo Central

3.

¿CUÁLES SON LAS 3 ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS?

a)

Archivo de Oficina -Archivo Central -Archivo Principal

b)

Archivo de Gestión -Archivo Central -Archivo Histórico

c)

Archivo Municipal -Archivo Departamental -Archivo Nacional

d)

Archivo General de la Nación -Archivo de Cundinamarca -Archivo del Hospital

4.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS DISEÑADOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL EN EL HOSPITAL

a)

Archivo de Gestión

b)

Estantes, Cajas y Carpetas

c)

Plan Institucional de Archivos PINAR

d)

Tablas de Retención Documental TRD

5.

¿CUÁLES DOCUMENTOS COMPONEN EL ARCHIVO DE GESTIÓN?

a)

El AG está compuesto por los documentos de uso diario, de consulta permanente

b)

El AG está conformado por los documentos que se han trasladado al Archivo central

c)

El AG se conforma por los Documentos que tiene varios años

d)

El AG está compuesto por documentos que serán eliminados

6.

1. La gestión documental en la organización esta soportada dentro de uno de los siguientes documentos. Selecciona uno.

a)

a) Instructivo para el control de documentos y registros

b)

b) Procedimiento para el control de documentos y registros

c)

c) Procedimiento de gestión de archivo

7.

4. Cuando un documento bien sea en físico/ electrónico contiene espacio de firma y esta se encuentra registrada, según el manejo de la integridad de los datos podemos indicar que es:

a)

a) Original

b)

b) Legible

c)

c) Atribuible

d)

d) Exacto

8.

6. Como se identifican los documentos en la organización

a)

a) Por los caracteres que contiene

b)

b) Por las directrices de Calidad

c)

c) A través de su nombre y codificación

9.

Es el total de los documentos producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus funciones; son las agrupaciones

documentales que constituyen el conjunto de actividades desarrolladas o materializadas, dentro de una empresa o por una persona natural

a)

Fondo Documental

b)

Sección

c)

sub- sección

d)

Archivo de Gestión

10.

Es la división o unidad administrativa

productora de documentos, es decir, son las subdivisiones administrativas de la entidad que la origina

a)

Fondo Documental

b)

Sección

c)

sub- sección

d)

Archivo de Gestión

11.

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio

de sus funciones específicas.

a)

Fondo Documental

b)

Serie documental

c)

sub- sección

d)

Archivo de Gestión

12.

Es el conjunto de unidades documentales ejemplo: Actas Comité Técnico - Actas de Junta Directiva

a)

Archivo privado

b)

Serie documental

c)

sub-serie Documental

d)

Archivo histórico

13.

Para la clasificación documental se centra en el reconocimiento de los productores de documentos, es decir:

a)

Fondo – Sección – Subsección

b)

Gestión, Central e Histrórico

c)

Serie y Subseries

d)

Ninguna de las Anteriores

14.

identificar las Series y Asunto Documentales; estas Series Documentales resultan de las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos.

a)

Es la identificación de la Estructura Orgánica

b)

Es el primer paso para la clasificación documental

c)

Es El Tercer paso para la clasificación documental

d)

Es el segundo paso para la clasificación documental

15.

Producción Documental es:

a)

Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones

b)

Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.

c)

Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario

d)

Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

16.

Producción Documental es:

a)

Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones

b)

Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.

c)

Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario

d)

Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

17.

Producción Documental es:

a)

Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones

b)

Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.

c)

Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario

d)

Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

18.

Recepción de documentos es:

a)

Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones

b)

Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.

c)

Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario

d)

Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

19.

Tramite de documentos es:

a)

Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones

b)

Es el acceso a un documento o grupo de documentos

con el fin de conocer la información que contienen.

c)

Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario

d)

Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

20.

Organización documental es:

a)

Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones

b)

Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.

c)

Se define como el conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como

parte integral de los procesos archivísticos

d)

Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

21.

Conservación de documentos es:

a)

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los

documentos de archivo, sin alterar su contenido.

b)

Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.

c)

Es el acceso a un documento o grupo de documentos

con el fin de conocer la información que contienen

d)

Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

22.

¿Como se definen los criterios de un Ciclo Documental?

a)

  1. 1. Aprobación

  2. 2. Actualización

  3. 3. Revisión

  4. 4. Divulgación

  5. 5. Creación

b)

  1. 1. Actualización

  2. 2. Creación

  3. 3. Divulgación

  4. 4. Aprobación

  5. 5. Revisión

c)

  1. 1. Revisión

  2. 2. Aprobación

  3. 3. Actualización

  4. 4. Creación

  5. 5. Divulgación

d)

  1. 1. Creación

  2. 2. Revisión

  3. 3. Aprobación

  4. 4. Divulgación

  5. 5. Actualización

23.

¿Cuales son los principios para elaborar documentos?

a)

Homogeneidad, Extensión, Consenso y Equilibrio

b)

Excel, Homogeneidad, Equilibrio, Formatos y Programas

c)

Excel, Guías, Consenso, Equilibrio

d)

Homogeneidad, Extensión, Programas procedimiento y clientes

24.

Cuando hablamos de Clasificación en la Unidad de Correspondencia, nos referimos a :

a)

Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico

b)

Planear,hacer,verificar y Actuar

c)

Sección, Subsección, Series y Subseries

d)

Jerarquía, Mando y Funciones

25.

Cual de las siguientes opciones son Insumos del Archivista

a)

Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico

b)

Transferencias primarias y Transferencias secundarias

c)

Recepción, Producción, Distribución, Gestión y Tramite

d)

Organigrama, Manual de funciones , Manual de procedimientos

26.

Concepto de Archivo Total

a)

Proceso integral de los documentos en su ciclo vital iniciando desde la unidad de correspondencia

b)

Clasificación + ordenamiento + descripción

c)

Conjunto de acciones y estándares que garantizan la preservación en el tiempo de los documentos

d)

Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivistico, que comprende desde la elaboración del documento, hasta su eliminación o conservación permanente

27.

•Proceso permanente y continuo, por medio del cual se determinan valores primarios y secundarios, establece tiempos de permanencia de los documentos en cada una de las fases del archivo para determinar destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)

a)

Valoración

b)

Disposición de documentos

c)

Planeación

d)

Transferencia

28.

que es la radiciacion de documentos

a)

autenticación de documentos originales

b)

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

c)

operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos

d)

todas las anterirores

29.

la (a)   Es el paso que consiste en separar los documentos

en el momento que se reciben

30.

foliacion es :

a)

organizar carpetas

b)

numeracion de carpetas

c)

numeracion de hoja por hoja,

d)

todas las anteriores

31.

SELECCIONE EL ORDEN ADECUADO DE LA PIRÁMIDE DOCUMENTAL

a)

MANUALES, POLÍTICA, REGISTROS, PROCEDIMIENTOS, PROCESOS

b)

POLÍTICA, MANUALES, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, REGISTROS

c)

POLÍTICA, MANUALES, PROCEDIMIENTOS, PROCESOS, REGISTROS

d)

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, REGISTROS, MANUALES, POLÍTICA

32.

El concepto de archivo total hace referencia al proceso integral de los documentos en su (a)   vital.

33.

La transferencia primaria de documentos se refiere al paso de:

a)

Archivo de Gestion al Archivo Central

b)

Archivo Central al Archivo de Gestion

c)

Archivo de Gestion al Archivo Historico

d)

Archivo Central al Archivo Historico

e)

Archivo Historico al Archivo de Gestion

34.

El número de Procesos de la Gestión Documental es:

a)

8

b)

3

c)

9

d)

6

e)

No sé, no respondo

35.

La entidad que regula la Gestión Documental en Colombia es:

a)

Archivo General de la Nación

b)

Archivo Distrital

c)

Presidencia de la República

d)

Ministerio de Tecnologías

36.

El paso de documentos del Archivo Central al Archivo Historico se denomina:

a)

Transferencia Secundaria

b)

Transferencia Documental

c)

Transferencia Enviada

d)

Transferencia Primaria

37.

¿Las TRD se componen de Series y Subseries documentales?

a)

Verdadero

b)

Falso

38.

Instrumento archivistico que permite formular y documentar a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, con el fin de facilitar la consulta y conservación de los documentos:

a)

Programa de Gestión Documental

b)

PINAR

c)

TRD

d)

Cuadro de Clasificación Documental

39.

Según las recomendaciones, al interior de una carpeta el número de folios debe ser

(a)  

40.

Es el medio en el cuál se contiene la información, éste varía según los materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel, podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informativos, orales, sonoros, etc. Lo anterior corresponde a:

a)

Transferencia documental

b)

Inventario único documental

c)

Soporte documental

d)

Ninguna de las anteriores

41.

El conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Esto es:

a)

Sub-serie documental

b)

Clasificación documental

c)

Serie documental

d)

Expediente en archivo

42.

¿Cómo se le llaman al conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural?

a)

Producción documental

b)

Patrimonio documental

c)

Ordenación documental

d)

Ordenación documental

43.

Nombre del conjunto de etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

a)

Patrimonio documental

b)

Producción documental

c)

Ciclo vital del documento

d)

Ordenación documental

44.

Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de la gestión; esto es:

a)

Ciclo vital

b)

Archivo

c)

Eliminación de documentos

d)

Ninguna de las anteriores

45.

Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ¿Qué es?

a)

Archivo

b)

Recepción documental

c)

Archivo central

d)

Ninguna de las anteriores

46.

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. ¿Cómo se llama este instrumento?

a)

PGD

b)

FUID

c)

PINAR

d)

Ninguna de las anteriores

47.

¿Cuál no es un formato que se utiliza para hacer transferencia documental?

a)

Diligenciamiento con fecha y hora

b)

Inventario documental por series, sub-series y expedientes

c)

Acta de entrega y recepción

d)

Son todas las anteriores

48.

La transferencia documental sirve para:

a)

Evitar el almacenamiento desproporcionado de la documentación.

b)

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

c)

Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación en las unidades de archivo.

d)

Hacer que los datos y la información de algunos archivos no se extravíen.

49.

Instrumento que permite establecer, cuales son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo, de conservación y reservación; y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. Esto es:

a)

Formatos

b)

Transferencia

c)

Tabla de retención

d)

Ninguna de las anteriores

50.

Cuales son los proceso archivístico

a)

principios archivística y proceso archivísticas

b)

formación de archivo y archivo de gestión

c)

principio de procedencia y principio de orden original

51.

Que programa de gestión documental deben observarse?

a)

archivo total y proceso histórico

b)

principios de procedencia y proceso organizacional

c)

principios archivísticos y proceso archivísticos

52.

En su nuevo cargo en la Secretaria de General de la Alcaldía, lo asignan al Área de Gestión Documental, su Jefe al ver su disposición, le encarga renovar todo el archivo para lo cual le hace una serie de preguntas:

¿Qué tipos de carpeta va a necesitar para la gestión documental?

a)

Carpeta A-Z

b)

Carpeta de Cartón

c)

Carpeta Cuatro Aletas

d)

Carpeta Acordeón

53.

¿Cuántos folios se pueden poner en cada carpeta para así realizar el cálculo de la cantidad de carpetas que se necesitan?

a)

150

b)

200

c)

250

d)

300

54.

¿Teniendo en cuenta que muchos de los documentos ya cumplieron su ciclo documental, que se debe hacer con los mismos?

a)

Microfilmar

b)

Escanear

c)

Fotocopiar

d)

Destruir

55.

¿Teniendo en cuenta que los documentos que llegan a la dependencia solo tienen un fechado, el orden para archivarlos en las carpetas es?

a)

El primer documento con la fecha más reciente

b)

En el orden que llegué a la carpeta

c)

El primer documento con la fecha más antigua

d)

El consecutivo por fecha iniciando por el más reciente

56.

¿Qué implementos de papelería necesita para que los documentos queden bien archivados y no se desordenen?

a)

Cosedora

b)

Cosedora Industrial

c)

Saca Ganchos

d)

Perforadora

57.

Para renovar la estantería, cual es el tamaño correcto para la respectiva compra

a)

2.40 mts

b)

2.20 mts

c)

2.00 mts

d)

1.80 mts

58.

En caso que se presente algún accidente que moje o humedezca los documentos, que elementos básicos deben tener a la mano para realizar el proceso de secado.

a)

Ventiladores industriales, cámaras de foto secado y aires acondicionados

b)

Ventiladores industriales, hojas de papel absorbente y cámaras de foto secado

c)

Cámaras de foto secado, ventiladores de pie y hojas de papel absorbente

d)

Ventiladores de pie, hojas de papel absorbente y secador de pelo

59.

¿Qué tipo de extintores se deben tener para al archivo?

a)

Multipropósito

b)

Polvo Químico

c)

Agua

d)

Espuma

60.

Para la foliación de las hojas, ¿qué tipo de lápiz se necesita?

a)

Lápiz de mina negra tipo B

b)

Lápiz de mina negra tipo H

c)

Lápiz de mina negra tipo F

d)

Lápiz de mina negra tipo G

61.

LOS PROCESOS DE ADMINISTRACION SON

a)

Planeación, organización, control, dirección

b)

Planeación, organización, programación, dirección

c)

Programación, control, dirección

62.

UNA DE LAS CARATERISTICAS INTERNAS ES

a)

Clase

b)

Entidad Productora

c)

Calidad

63.

DEFINICION DE ARCHIVALIA

a)

Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos

b)

Documento que ha sido producido en función de las actividades de una entidad

c)

Documento que se conserva para fines de investigación histórica y cultural

64.

SISTEMA DE ORDENACION ONOMASTICO SE

a)

Ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares

b)

Ordena alfabéticamente y se utiliza para series documentales que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo

c)

Ordenan las series y subseries de documentos por el asunto o tema de contenido

65.

ELQUE SE ORDENA POR NOMBRES DE LUGARES ES

a)

Toponímico

b)

Onomástico

c)

Cronológico

66.

LA GUIA EN EL SISTEMA DE ORDENACION

a)

Es una ayuda visual que se encarga de separar diferentes grupos de documentos

b)

Proceden a las subdivisiones de las guías principales

67.

EL SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO ES EL

a)

Ordinal, Alfanumérico

b)

Onomástico, Toponímico, Temático

68.

•Conjunto de documentos que se forman durante el proceso de la actividad de una organización o persona.

a)

Subserie

b)

Seccion

c)

Serie

d)

Fondo

69.

3 EN ORDEN, CUALES SON LOS 8 PROCESOS ARCHIVISTICOS

a)

PLANEACION, PRODUCCION, GESTION Y TRAMITE, ORGANIZACION, TRASFERENCIA, DISPOSICION, PRESERVACION, Y VALORACION

b)

PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRAMITE, TRANSFERENCIA, PRESERVACIÓN, DISPOSICIÓN Y VALORACIÓN

c)

PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRAMITE, TRANSFERENCIA, ORGANIZACIÓN, DISPOSICIÓN, VALORACIÓN

70.

7 QUE ES EL PINAR

a)

INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO ELABORADO POR EL AGN EL CUAL ESTANDARIZA LA DENOMINACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN RAZÓN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS TRANSVERSALES A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

b)

ES EL INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO QUE LE PERMITE AL AGN FORMULAR Y DOCUMENTAR A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, EL DESARROLLO SISTEMÁTICO DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL, ENCAMINADOS A LA PLANIFICACIÓN, PROCESAMIENTO, MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PRODUCIDA Y RECIBIDA, DESDE SU ORIGEN HASTA SU DESTINO FINAL, PARA FACILITAR SU USO, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN.

c)

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO, ES UN INSTRUMENTO DE PLANEACION DE LA GESTION DOCUMENTAL DEL AGN, SE DESARROLLA PARA ASEGURAR LA ARTICULACION DEL PGD CON LA MISION OBJETOS Y METAS DEL AGN

71.

8 CUALES SON LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

a)

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, INVENTARIO DOCUMENTAL CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL, PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO, PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL, MODELO DE REQUISITOS, TABLAS DE CONTROL DE ACCESO, BANCO TERMINOLOGICO, TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

b)

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, INVENTARIO DOCUMENTAL, CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL, PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO, MODELO DE REQUISITOS, UNIDADES DE CONSERVACION, TABLAS DE CONTROL DE ACCESO, BANCO TERMINOLOGICO

c)

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, INVENTARIO DOCUMENTAL, CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL, PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO, PROGRAMA DE GESTIONS DOCUMENTAL, MODELO DE REQUISITOS, DEPOSITOS DE ARCHIVO, BANCO TERMINOLOGICO

72.

9 QUE ES UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

a)

INSTRUMENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ACCESO Y RESTRICCIONES QUE APLICAN A LOS DOCUMENTOS

b)

ES EL INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO QUE LE PERMITE AL AGN FORMULAR Y DOCUMENTAR A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, EL DESARROLLO SISTEMÁTICO DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL, ENCAMINADOS A LA PLANIFICACIÓN, PROCESAMIENTO, MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PRODUCIDA Y RECIBIDA, DESDE SU ORIGEN HASTA SU DESTINO FINAL, PARA FACILITAR SU USO, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN.

c)

INSTRUMENTO DE PLANEACIÓN, EL CUAL FORMULA LOS REQUISITOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA ENTIDAD

73.

11 QUE ES CONTROL DOCUMENTAL

a)

ORGANIZANIZACIÓN DE DOCUMENTOS, DATOS E INFORMACIÓN DE MANERA CONSISTENTE, CONTROLADA Y ESTANDARIZADA.

b)

INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO QUE PERMITEN LLEVAR EL CONTROL, Y LA ORGANIZACIÓN.

c)

HERRAMIENTA QUE PERMITE A LA EMPRESA ESTABLECER LA METODOLOGÍA Y PROCESOS A SEGUIR EN EL DÍA A DÍA DE SU ACTIVIDAD

74.

13 CUAL ES EL OBJETIVO DEL PINAR

a)

TIENE COMO PROPÓSITO EL FORTALECIMIENTO DE LOS MECANISMOS, MEDIOS Y PRACTICAS TENDIENTES A SALVAGUARDAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL INSTITUCIONAL EN LAS ETAPAS DEL CICLO VITAL, FACILITAR EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN DE LA ENTIDAD Y LOS PROCESOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS.

b)

REALIZACIÓN OPTIMIZADA DE LAS CATEGORÍAS ARCHIVÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS, CON EL FIN DE ESTABLECER MATRICES QUE DEJEN CLARAS LAS PRIORIDADES DE LA INFORMACIÓN, SU USABILIDAD Y SU RELEVANCIA A TRAVÉS DEL TIEMPO

c)

IMPLEMENTAR PLANES Y PROYECTOS QUE GESTIONEN Y BRINDEN SEGURIDAD Y ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

75.

15 ES UN BENEFICIO DEL PINAR

a)

ESTABLECEN PAUTAS PARA SER SEGUIDAS POR TODOS LOS EMPLEADOS CON EL FIN DE LLEVAR A CABO PROCESOS COMERCIALES Y CAPACITACIONES MÁS SENCILLAS Y MENOS AGOTADORAS EN TÉRMINOS DE TIEMPO O GASTO FINANCIERO.

b)

TENER UN MARCO DE REFERENCIA PARA LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA, DEFINIR OBJETIVOS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, Y OPTIMIZAR EL USO DE LOS RECURSOS

c)

QUE SE CUMPLAN LAS PRACTICAS AL MOMENTOS DE CREAR, REVISAR, MODIFICAR, EMITIR Y DISTRIBUIR Y ACCEDER A LOS DOCUMENTOS.

76.

¿Qué es una copia autenticada?

a)

Reproducción puntual de otro documento

b)

Reproducción de un documento refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas

c)

Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico

d)

Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero.

77.

¡Qué es archivística o Gestión Archivística?

a)

Conjunto de actividades de la gestión pública

b)

Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico: elaboración de un documento

c)

Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico: elaboración del documento, eliminación o conservación

d)

Conjunto de actividades relacionadas con el quehacer archivístico de elaboración de un documento, microfilmación y catalogación

78.

¡Qué es archivística o Gestión Archivística?

a)

Conjunto de actividades de la gestión pública

b)

Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico: elaboración de un documento

c)

Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico: elaboración del documento, eliminación o conservación

d)

Conjunto de actividades relacionadas con el quehacer archivístico de elaboración de un documento, microfilmación y catalogación

79.

  1. 3. Es todo aquello que contiene información, independientemente de su soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano. A esto es lo que definimos como:

a)

A. MENSAJE

b)

B. DOCUMENTO

c)

C. SOPORTE

d)

D. TECNICA

80.

¿Cuál es la función principal de una ficha técnica de equipos?

a)

Registrar la vida útil del equipo.

b)

Describir las características técnicas del equipo.

c)

Documentar los resultados de las calibraciones del equipo

d)

Registrar los procedimientos de operación del equipo

81.

Este principio indica que cada documento debe estar situado en el fondo documental que naturalmente pertenece y es válido tanto para los archivos históricos como para los administrativos.

a)

Principio de orden original o natural

b)

Principio de procedencia

c)

Principio histórico

d)

Principio de gestión

82.

Cual es el principio archivista que nos dice esto: Cuando se abre una unidad documental, el primer documento que se debe de encontrar es lo primero que se hizo y  le dio apertura a dicha unidad documental.

a)

Principio de orden original o natural

b)

Principio de gestión

c)

Principio de procedencia

d)

Principio histórico

83.

Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa

a)

SECCIONES

b)

SERIES

c)

SUBSERIES

d)

TIPOS DOCUMENTALES

84.

El conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo que son producidas o recibidas por una misma unidad administrativa. Se les conoce como:

a)

Expediente

b)

Fondo

c)

Serie

d)

Folio

85.

Este proceso de la gestión documental hace referencia al primer proceso del ciclo de vida de un documento.

a)

Gestión y tramite

b)

Producción

c)

Organización

d)

Valoración

86.

Este proceso de la gestión documental hace referencia al primer proceso del ciclo de vida de un documento.

a)

Gestión y tramite

b)

Producción

c)

Organización

d)

Valoración

87.

Este programa permite agilizar los procesos internos, construir y ejecutar estrategias productivas, manejo correcto de los datos, la información y los archivos de las organizaciones.

a)

Programa de gestión documental

b)

Programa de gestión de procesos

c)

Programa de gestión de riesgos

d)

Programa de gestión contable

88.

Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado.

a)

Planeación

b)

Organización

c)

Valoración

d)

Gestion y trámite

89.

Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado.

a)

Planeación

b)

Organización

c)

Valoración

d)

Gestion y trámite

90.

Hace referencia al conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades

a)

Expediente

b)

Folio

c)

Carpeta

d)

Fondo

91.

Proceso que protege y deja en optimas condiciones, en contra de su deteriore

a)

Guardar en carpetas

b)

Conservación y restauración

c)

Cambiar de archivador

d)

Los archivos no se deterioran

92.

Escriba el Nombre del Proceso de Gestión documental correspondiente, en MAYÚSCULA SOSTENIDA:

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)

(a)  

93.

Escriba el Nombre del Proceso de la Gestión documental correspondiente, en MAYÚSCULA SOSTENIDA:

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

(a)  

94.

Escriba el Nombre del Proceso de la Gestión documental correspondiente, en MAYÚSCULA SOSTENIDA:

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

(a)  

95.

¿Qué etapa del ciclo vital del documento corresponde a la creación de un documento?

a)

  • a) Recepción

b)

  • b) Conservación

c)

  • c) Producción

d)

  • d) Eliminación

96.

En el ciclo vital del documento, ¿qué fase se encarga de mantener los documentos por un período determinado, ya sea por razones legales o administrativas?

a)

  • a) Circulación

b)

  • b) Producción

c)

  • c) Conservación

d)

  • d) Eliminación

97.

¿Qué actividad se realiza durante la fase de "Eliminación" en el ciclo vital del documento?

a)

  • a) Redacción de documentos

b)

  • b) Archivado y conservación de documentos

c)

  • c) Destrucción o transferencia de documentos

d)

  • d) Circulación interna de documentos

98.

¿En qué fase del ciclo vital del documento se realiza la distribución del documento a las personas o departamentos correspondientes?

a)

  • a) Producción

b)

  • b) Circulación

c)

  • c) Conservación

d)

  • d) Eliminación

99.

Durante la fase de "Recepción" en el ciclo vital del documento, ¿Qué es lo que se realiza principalmente?

a)

  • a) Elaboración del documento

b)

  • b) Recopilación y registro de documentos entrantes

c)

  • c) Archivo de documentos antiguos

d)

  • d) Digitalización de documentos

100.

¿Qué tipo de factores pueden dañar los documentos físicos y poner en peligro su preservación?

a)

  • a) Factores técnicos como la digitalización

b)

  • b) Factores ambientales como humedad, luz y temperatura

c)

  • c) La falta de personal capacitado

d)

  • d) Los costos asociados con el almacenamiento

101.

¿Qué técnica de preservación documental implica la digitalización de los documentos para evitar su deterioro físico?

a)

  • a) Microfilmado

b)

  • b) Digitalización

c)

  • c) Conservación química

d)

  • d) Restauración física

102.

¿Qué técnica de preservación documental implica la digitalización de los documentos para evitar su deterioro físico?

a)

  • a) Microfilmado

b)

  • b) Digitalización

c)

  • c) Conservación química

d)

  • d) Restauración física

103.

¿En qué fase de la preservación documental se realiza la reparación de documentos que han sufrido daños físicos, como rasgaduras o manchas?

a)

  • a) Restauración

b)

  • b) Conservación preventiva

c)

  • c) Archivalización

d)

  • d) Digitalización

104.

¿Cuál de los siguientes métodos es utilizado para proteger los documentos de los efectos negativos de la luz y la temperatura en los archivos?

a)

  • a) Uso de contenedores y condiciones ambientales controladas

b)

  • b) Uso exclusivo de copias digitales

c)

  • c) Organización de documentos en carpetas físicas sin protección

d)

  • d) Exposición continua para facilitar su consulta

105.

Según la tabla de retención documental, en la disposición final del documento se deben tener en cuenta 4 posibilidades de manejar la disposición final del documento, entre ellas tenemos: E (eliminar), CT (cambio total), D (digitalizar o microdigitalizar), S (seleccionar una muestra).

Seleccione falso o verdadero según su criterio.

a)

Falso

b)

Verdadero

106.

documentos producidos persona natural o jurídica. ( productor documental)- alcaldía de barranquilla ( jurídica, control interno, tesorería)

a)

fondo

b)

seccion

107.

unidad productora( división del fondo) una depedencia administrativa dentro del fondo. Oficina jurídica ( grupo de control fiscal, grupo de acciones penales, grupo de acciones constitucionales)

a)

seccion

b)

fondo

108.

unidades documentales homogénea. ( contratos-historia laboral-informes)

a)

serie

b)

subserie

109.

:unida documental que se diferencia de otra, pero siendo la misma serie.

a)

serie

b)

subserie

110.

unidad documental compleja con documentos organizados. Expediente con documentos del área jurídica, del área tesorería.

a)

expediente

b)

unidad documental

111.

simple cuando solo se tiene un tipo documental y compleja cuando es un expediente

a)

unidad documental

b)

expediente

112.

Completo y protegido (foliación) (fuid)

a)

integridad

b)

autenticidad

113.

disponible todo el tiempo de conservación es una caracteristica

a)

disponibilidad

b)

autenticidad

114.

la caracteristica de que un documento sea preciso y completo es

a)

fiabilidad

b)

auntenticidad

115.

1-Foliación: hoja, se hace en la esquina superior derecha, posición de lectura, en la cara recta. Se mira la integridad del documento. Es respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

a)

v

b)

f

116.

Folio recto: acción de enumerar una cara.

a)

v

b)

f

117.

Documento en dos caras: Folio a/v ( FOLIO VUELTO) segunda cara del folio, no se le coloca numero.

a)

f

b)

v

118.

1-    Se folia en la esquina superior derecha. 3-    Orden consecutivo, 4-    Expediente., 5-    Se folia para tener el orden original,

a)

v

b)

f

119.

Documento una cara: Folio recto, Página: escrito en una cara, Paginar: enumerar hojas.

a)

v

b)

f

120.

2-Formato único inventario documental- hoja de control

a)

v

b)

f

121.

Tranferencia primaria: de archivo de gestión a central, documentos legales, contables. Culminado proceso de gestión y tramite.

a)

v

b)

f

122.

Transferencia segundaria: archivos patrimoniales, historicvos, científicos y cultural. Culmina el proceso de valoración y organización.

a)

f

b)

v

123.

1-    Planeación: Plan de archivo-pinar-pgd, mr

a)

v

b)

f

124.

2-    Producción: como recibo el documento, como produzco (trd)

a)

f

b)

v

125.

3-    Gestión y tramite: Verificar el tramite. (trd-tca)

a)

v

b)

f

126.

4-    Organización: Como se organiza (ccd, id, bt)

a)

f

b)

v

127.

5-    Transferencia: de Archivo de gestión a central ( bodega) inventario documental (id, trd)

a)

v

b)

f

128.

6-    Disposición( trd- o se elimina o conserva) digitalización y microfilmación (trd-tvd)

a)

v

b)

f

129.

7-    Preservación: Como se conserva. Condición ambiental (trd-tvd)

a)

v

b)

f

130.

8-    Valoración: valorar cada documento.

a)

f

b)

v

131.

Función archivista: actividades desde la elaboración del documento hasta su conservación o eliminación.

a)

f

b)

v

132.

Soporte documental:  técnico, electrónico, informático, óptico o telemático: a) organización archivista b)estudios técnicos. la validez y eficacia del documento original, además deberá de tener un sistema de conservación para cada fase del ciclo del documento. Y programa de conservación de transferencia.

a)

f

b)

v

133.

PROCESO ARCHIVISTICO LEY: 1-    Producción o recepción 2-    Distribución 3-    Consulta 4-    Organización 5-    Recuperación 6-    Disposición final

a)

v

b)

f

134.

2-PROCESO DE PRODUCCION 1-    Recepción: ventanilla 2-    Producción Distribución 

a)

v

b)

f

135.

3-PROCESO DE GESTION Y TRAMITE 1-    Tramite 2-    Consulta

a)

v

b)

f

136.

4-PROCESO DE ORGANIZACIÓN 1-    Clasificación 2-    Ordenación  3-    Descripción

a)

v

b)

f

137.

5-PROCESO DE TRANSFERENCIA 1-    Migración 2-    Refreshing 3-    Emulación 4-    conversión

a)

v

b)

f

138.

6-PROCESO DE DISPOSICION   1-    Conservación total (Digitalización, microfilmación, formato original) 2-    Conservación permanente (Digitalización, microfilmación, formato original) 3-    Eliminación(TRD) (TVD) mediante levantamiento de acta por el jefe de comité de archivo, con el acta pierde todo valor legal administrativo o testimonial

a)

f

b)

v

139.

8- PROCESO DE VALORACIÓN 1-    Valor primario 2-    Valor segundario 3-    Se determina permanencia en cada fase del archivo para su fin (conservación total  o  temporal y eliminación) Tablas documental: lo que me dice cuando puedo eliminar.

a)

f

b)

v

140.

Orden carpeta: de izquierda a derecha   Cajas x-100: ( en archivo de gestion) Caja x 200: 5  Carpetas de 200 folio. Cajas x 300:  10 carpetas  Identificar la caja y que tipo de coumento tiene.   1-    La caja de forma vertical las carpetas 2-     Se marca un inventario documental de cada caja en marcador. 3-    Caja con sello numerador. 4-    Caja con ventilación.

a)

V

b)

F

141.

Organización al interior carpeta 1-    Por orden de producción natural: febrero, marzo y abril 2-    Serie: en mayúscula negrita y centrada. 3-    Subserie: en mayúscula extremo superior derecho.

a)

V

b)

F

142.

Sistema de gestión documental :  1-    Recepcion peticion ( producción) y distribucion 2-    Distribucion (  3-    Gestion y tramite 4-    Ordenación Fondo acumulado

a)

V

b)

F

143.

Técnicas de eliminación documental:  1-    Eliminación: perdida de valores ( con acta de eliminación)  2-    Selección: se saca una muestra( muestro) 3-    Disposición final.

a)

V

b)

F

144.

Técnicas de eliminación documental:  1-    Eliminación: perdida de valores ( con acta de eliminación)  2-    Selección: se saca una muestra( muestro) 3-    Disposición final.

a)

v

b)

f

145.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICO   (CCD): Expresa el listado de series y subseries con su codificación. Es una herramienta tecnica   Principios CCD.   Principios archivístico CCU 1-    orden original: respectar la secuencia, proceso administrativo en el desarrollo de un tramite. Dependiendo del fondo y serie. Acta 1, acta 2, acta 3- acto administrativo-Resoluciones 2-    Procedencia; cada fondo documental cada uno ccd, cada unidad productora/ productor documental( fondo documental a, fondo documental b) los documentos de una entidad no se puede mezclar con los de otra entidad. Productor de orden institucional: alcaldía, gobernación, nación Productor de orden administrativo: área jurídica, área contable

a)

v

b)

f

146.

caracteristica ccu 1-    Delimitación: Fondo 2-    Unicidad: lo mas antiguo a mas reciente 3-    Estabilidad: dividir series y subseries Simplificación: el cuadro es flexible

a)

v

b)

f

147.

DIVISIÓN CCD_   1-     Fondo 2-    Seccion y subsescion 3-    Serie: unidad documental 4-    Subserie 5-    Unidad documental 6-    Tipo documental

a)

v

b)

f

148.

ELABORACION CCU-FASE 1 1-    Identificación: ENTIDAD; modificable cuadro con la liquidación de la entidad. 2-    Jerarquizacion: coordinacion 3-    Codificacion (descripción): se relaciona con el orden.

a)

v

b)

f

149.

ELABORACION CCU-FASE 2 1-    Validacion-AGN 2-    Formalización-materialización cuadro 3-    Supervisión y vigilancia-evaluación cuadro. 4-    Capacitación

a)

v

b)

f

150.

TIPOS DE CUADRO CCU ORGANICO: establece la estructura administrativa, lo malo es que es modificable. CCU FUNCIONAL: establece las funciones de la entidad, no varía que sea modificable. CCU ORGANICO-FUNCIONAL: fusión de ambos. CCU UNIFORME INTEGRAL: es una variación del modelo funcional. Interactua las depedencias, lo malo su lenta implementación.

a)

v

b)

f

151.

Ordenación documental 1-    Archivo de gestión- fase activa 2-    Archivo central – fase semiactiva 3-    Archivo histórico – fase inactiva Alfanumérico, numérico y mixto

a)

v

b)

f

152.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICO 1-    CCD 2-    TRD 3-    PGD 4-     PINAR 5-    INVENTARIO DOCUMENTAL 6-    Modelo documentos electrónicos 7-    Modelo requisitos gestión documental (mr) 8-    Banco termilogia serie y subserie 9-    Mapa de procesos documentales 10- Tabla control acceso.

a)

f

b)

v

153.

SNA: sistema homogéneo entre entidades, los archivos por territorio, por servicios, los privados.   1-    P. descentralización 2-    P. unidad normativa 3-    Coordinación, concurrencia y subsidiariedad   Planes de cada entidad.

a)

v

b)

f

154.

Clasificación de los archivos:   1-    Competencia: nacional, depto., municipio y distrito. 2-    Territorio: local, municipal, metropolitano, distrital,  dpto, nacional  3-    Ejecutiva, autónomo, legislativa, judicial, control.

a)

f

b)

v

155.

Obligación archivo 1-     Principios de procedencia y orden original, ciclo vital y norma archivo

a)

f

b)

v