Wayground logo

Free Printable Worksheets

Font size

S
M
L
XL
Worksheets

Instrukcja kancelaryjna

Total questions: 50

Worksheet time: 25mins

Name
Class
Date
1.

Który z poniższych elementów nie wchodzi w skład wewnętrznego regulaminu kancelaryjnego?

a)

instrukcja kancelaryjna

b)

jednolity rzeczowy wykaz akt

c)

instrukcja archiwalna

d)

instrukcja ochrony danych osobowych

2.

Jakie dane zawiera znak sprawy w systemie tradycyjnym ?

a)

tylko numer sprawy i data jej rozpoczęcia

b)

data wpływu przesyłki i liczba załączników

c)

symbol klasyfikacyjny, numer sprawy, oznaczenie komórki organizacyjnej, rok kalendarzowy

d)

rodzaj dokumentacji i jej kategoria archiwalna

3.

Które dokumenty w systemie EZD wymagają metadanych opisujących przesyłkę ?

a)

wszystkie dokumenty tworzące akta sprawy

b)

jedynie dokumenty finansowo-księgowe

c)

dokumenty przesyłane na nośnikach danych

d)

tylko przesyłki o kategorii A

4.

Co jest celem dekretacji w systemie EZD ?

a)

przekazanie dokumentu do archiwum zakładowego

b)

wyznaczenie osoby lub komórki organizacyjnej do załatwienia sprawy

c)

zmiana kategorii archiwalnej dokumentu

d)

przypisanie sprawy do klasy w wykazie akt

5.

Jakie ograniczenie dotyczy korzystania z narzędzi informatycznych w systemie tradycyjnym ?

a)

nie mogą być używane do dekretacji

b)

nie można ich używać w systemie dziennikowym

c)

można ich używać wyłącznie w punktach kancelaryjnych

d)

mogą być używane tylko pod warunkiem codziennego wykonywania kopii zabezpieczających

6.

Jakie są możliwe sposoby postępowania z aktami niezakończonymi po wprowadzeniu systemu EZD ?

a)

przekazanie akt do archiwum zakładowego

b)

automatyczne przeniesienie akt do systemu EZD

c)

założenie nowej sprawy w systemie EZD lub kontynuowanie w starym systemie

d)

przypisanie nowej kategorii archiwalnej dokumentacji

7.

Co oznacza dekretacja w systemie tradycyjnym ?

a)

wskazanie osoby lub komórki odpowiedzialnej za załatwienie sprawy

b)

przekazanie sprawy do archiwum zakładowego

c)

nadanie kategorii archiwalnej dokumentowi

d)

podpisanie dokumentu przez kierownika

8.

Jaką strukturę mają symbole klasyfikacyjne w systemie dziesiętnym ?

a)

zawsze składają się z jednej cyfry

b)

są generowane losowo

c)

są ustalane przez pracownika administracyjnego

d)

zawierają kombinację cyfr odzwierciedlającą poziom szczegółowości klasy

9.

Co oznacza zmiana znaku sprawy w przypadku jej wydzielenia w systemie EZD ?

a)

zmianę kategorii archiwalnej przypisanej do sprawy

b)

dopisanie nowego numeru rejestracyjnego

c)

zastąpienie starego oznaczenia nowym symbolem

d)

dodanie liczby do numeru sprawy głównej

10.

Jakie dane są obowiązkowe w rejestrze przesyłek wpływających ?

a)

data wpływu, nazwa nadawcy, liczba załączników, tytuł przesyłki

b)

data wpływu, liczba porządkowa, imię i nazwisko adresata

c)

tylko data wpływu i nazwa nadawcy

d)

oznaczenie kategorii archiwalnej, data wpływu

11.

Co jest podstawowym warunkiem prowadzenia dokumentacji w systemie EZD ?

a)

dokumentacja musi być przekazywana na nośniku danych

b)

dokumentacja musi być przetwarzana w systemie teleinformatycznym

c)

dokumentacja musi być w formie papierowej

d)

dokumentacja musi być przechowywana w archiwum zakładowym

12.

Co należy zrobić z dokumentacją archiwalną po upływie 25 lat ?

a)

skopiować i przechowywać w systemie EZD

b)

przekazać do archiwum państwowego

c)

nie ma obowiązku dalszego przechowywania

d)

zniszczyć po uzyskaniu zgody archiwum państwowego

13.

Jaka jest rola archiwisty w systemie EZD ?

a)

określa strukturę metadanych

b)

tworzy nowe sprawy w systemie

c)

zarządza dokumentacją elektroniczną przekazaną do archiwum zakładowego

d)

podejmuje decyzje dotyczące kategorii archiwalnych dokumentacji

14.

Który system klasyfikacji akt opiera się na kryterium rzeczowym ?

a)

system bezdziennikowy

b)

system chronologiczny

c)

system tradycyjny

d)

system dziennikowy

15.

Na jakim akcie prawnym opiera się postępowanie z dokumentacją w jednostkach samorządu terytorialnego ?

a)

ustawa o archiwach narodowych z 2000

b)

ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 r.

c)

ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r.

d)

rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z 2016 r.

16.

Która kategoria archiwalna oznacza dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym ?

a)

Bc

b)

B10

c)

BE

d)

A

17.

Co jest podstawą rozdziału klas w jednolitym rzeczowym wykazie akt ?

a)

kryterium geograficzne

b)

kryterium czasowe

c)

kryterium funkcjonalne

d)

kryterium rzeczowe

18.

W jakim trybie tworzy się instrukcję kancelaryjną dla organów gminy ?

a)

w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych

b)

na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów

c)

decyzją wojewody

d)

w porozumieniu z organami sądowymi

19.

Co należy zrobić z przesyłką, która nie może być w pełni odwzorowana cyfrowo w systemie EZD?

a)

zarejestrować ją w systemie tradycyjnym

b)

. przechowywać w składzie informatycznych nośników danych

c)

zniszczyć po wykonaniu częściowego odwzorowania

d)

przekazać do właściwego archiwum

20.

W jaki sposób należy prowadzić rejestry przesyłek w systemie tradycyjnym ?

a)

na informatycznych nośnikach danych

b)

w postaci papierowej lub elektronicznej

c)

wyłącznie elektronicznie z kopią na papierze

d)

w formie tabelarycznej w systemie EZD

21.

Do jakich jednostek skierowane są obowiązki wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym ?

a)

wyłącznie do organów rządowych

b)

do prywatnych przedsiębiorstw

c)

do jednostek samorządu terytorialnego i ich organizacji

d)

do wszystkich podmiotów prowadzących dokumentację

22.

Co oznacza znak sprawy w systemie EZD ?

a)

symbol kategorii archiwalnej dokumentu

b)

stałą cechę rozpoznawczą akt danej sprawy

c)

oznaczenie roku kalendarzowego

d)

numer przesyłki w systemie rejestracji

23.

Jaką cechę musi mieć dokumentacja tworząca akta sprawy ?

a)

musi być tworzona przez organy państwowe

b)

musi być niejawna

c)

musi być w postaci elektronicznej

d)

musi zawierać informacje potrzebne do rozstrzygnięcia sprawy

24.

W jakiej formie należy prowadzić spisy spraw w systemie tradycyjnym ?

a)

na dowolnym nośniku wybranym przez podmiot

b)

wyłącznie elektronicznie

c)

elektronicznie z kopią w systemie EZD

d)

w postaci papierowej, w odpowiednich teczkach aktowych

25.

Jak należy postąpić z przesyłką, która została błędnie zaadresowana

a)

zarchiwizować jako przesyłkę chronologiczną

b)

zarejestrować jako przesyłkę niewłaściwą

c)

bezzwłocznie zwrócić dostawcy lub przesłać do właściwego adresata

d)

przekazać ją do archiwum zakładowego

26.

Kto jest odpowiedzialny za ewidencję i przechowywanie dokumentacji w jednostkach samorządu terytorialnego ?

a)

prezydent miasta

b)

archiwista zakładowy

c)

kierownik działu IT

d)

minister ds. administracji

27.

W jakim przypadku można rozdzielać przesyłki w systemie EZD na dwie części ?

a)

gdy przesyłka pochodzi od instytucji zewnętrznej

b)

gdy przesyłka jest zbyt duża, aby została włączona w całości do systemu

c)

gdy przesyłka dotyczy więcej niż jednej sprawy

d)

gdy przesyłka zawiera dane poufne

28.

Jak postępuje się z przesyłkami papierowymi, które zostały w pełni odwzorowane cyfrowo w systemie EZD ?

a)

przechowuje się je w archiwum przez 5 lat

b)

są natychmiast niszczone po zakończeniu sprawy

c)

zostają przypisane do nowej klasy w wykazie akt

d)

trafiają do składu chronologicznego

29.

Co stanowi główny obowiązek punktu kancelaryjnego w systemie tradycyjnym ?

a)

przygotowywanie dokumentacji do brakowania

b)

przekazywanie przesyłek do archiwum zakładowego

c)

wykonywanie kopii cyfrowych dokumentów

d)

rejestrowanie przesyłek wpływających i wydawanie potwierdzeń na żądanie

30.

W jakim terminie należy przekazać akta niezakończone w systemie tradycyjnym do nowego systemu EZD ?

a)

w ciągu 7 dni od założenia nowej sprawy

b)

po dokonaniu adnotacji o powiązaniu ze starą sprawą

c)

nie ma obowiązku ich przenoszenia

d)

w momencie reorganizacji jednostki

31.

akie są elementy struktury metadanych w systemie EZD ?

a)

dane logicznie powiązane z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją

b)

kategorie archiwalne, symbol dokumentu, data wytworzenia

c)

data rejestracji, imię pracownika, liczba załączników

d)

symbol klasyfikacyjny, rodzaj dokumentu, numer referencyjny

32.

Jaki jest cel stosowania znaku sprawy w systemie EZD ?

a)

ułatwienie numeracji dokumentów w archiwum zakładowym

b)

odzwierciedlenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania sprawy

c)

grupowanie dokumentów według kategorii archiwalnej

d)

identyfikacja przesyłek w systemie papierowym

33.

Co oznacza kategoria archiwalna „Bc”? 

a)

dokumentacja wymagająca ekspertyzy archiwalnej

b)

dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym niewymagająca zgody na brakowanie

c)

dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym wymagająca zgody na brakowanie

d)

dokumentacja archiwalna

34.

W jaki sposób przesyłki wpływające w systemie EZD mogą być rejestrowane ?

a)

wyłącznie przez archiwistę zakładowego

b)

automatycznie lub przez punkt kancelaryjny

c)

jedynie w rejestrach prowadzonych papierowo

d)

po zakończeniu sprawy w systemie tradycyjnym

35.

W jakim celu stosuje się system dziennikowy ?

a)

do zarządzania dokumentacją w systemie tradycyjnym

b)

do numerowania pism w dzienniku podawczym

c)

do archiwizowania dokumentów w systemie chronologicznym

d)

do rejestrowania dokumentów w systemie elektronicznym

36.

Jakim sposobem użytkownik systemu EZD może zaakceptować pismo przeznaczone do wysyłki elektronicznej ?

a)

przekazując pismo do akceptacji kierownika

b)

składając podpis osobisty w punkcie kancelaryjnym

c)

parafując pismo w wersji papierowej

d)

za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego

37.

W jakich przypadkach należy oznaczyć przesyłkę kategorią archiwalną BE ?

a)

gdy wymaga ekspertyzy archiwalnej po określonym czasie

b)

gdy dotyczy spraw finansowo-księgowych

c)

gdy została już zakończona i przeniesiona do archiwum

d)

gdy dokumentacja jest o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym

38.

Co należy zrobić z dokumentacją elektroniczną zgromadzoną w składzie informatycznych nośników danych po jej całkowitym wykorzystaniu ?

a)

przechowywać przez 10 lat zgodnie z kategorią B10

b)

przekazać do archiwum państwowego

c)

poddać brakowaniu bez zgody archiwum państwowego

d)

skopiować do innego systemu teleinformatycznego

39.

W skład jakich elementów wchodzi znak sprawy ?

a)

oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny, numer sprawy, rok kalendarzowy

b)

data rejestracji, miejsce przechowywania, numer referencyjny

c)

symbol klasyfikacyjny, imię pracownika, data rejestracji

d)

numer archiwalny, oznaczenie wydziału, rok zakończenia sprawy

40.

Jakie zadania spełnia jednolity rzeczowy wykaz akt ?

a)

określa jedynie sposób archiwizacji dokumentów elektronicznych

b)

nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego

c)

pozwala na automatyczne brakowanie dokumentów

d)

służy do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji

41.

W jakim przypadku można stosować system dziennikowy w systemie tradycyjnym ?

a)

gdy jednostka nie wprowadziła systemu EZD

b)

gdy dokumenty mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne

c)

w przypadku przesyłek poufnych

d)

w każdej sytuacji, niezależnie od wykazu akt

42.

Kto jest odpowiedzialny za ustalenie listy przesyłek, które nie podlegają otwarciu przez punkt kancelaryjny ?

a)

operator pocztowy

b)

kierownik podmiotu

c)

pracownik kancelarii

d)

archiwista zakładowy

43.

Co należy zrobić z przesyłką, która została odwzorowana cyfrowo w systemie tradycyjnym ?

a)

przenieść do archiwum państwowego

b)

przechowywać tylko w systemie elektronicznym

c)

umieścić w składzie chronologicznym

d)

zniszczyć dokument papierowy

44.

Co jest obowiązkiem użytkownika systemu EZD w zakresie dokumentacji akt sprawy ?

a)

archiwizacja dokumentacji przed zakończeniem sprawy

b)

nadawanie nowych kategorii archiwalnych dokumentacji

c)

uzupełnianie metadanych w trakcie załatwiania sprawy

d)

zmiana znaku sprawy w przypadku reorganizacji jednostki

45.

Kiedy można brakować dokumentację niearchiwalną ?

a)

po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym powstała

b)

po zakończeniu sprawy

c)

po upływie okresu przechowywania określonego w wykazie akt

d)

wyłącznie za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

46.

Co stanowi podstawę klasyfikowania dokumentów w systemie tradycyjnym ?

a)

wytyczne archiwisty zakładowego

b)

jednolity rzeczowy wykaz akt

c)

data wpływu dokumentów

d)

wewnętrzny regulamin kancelaryjny

47.

Jakie konsekwencje może mieć nieuporządkowanie akt sprawy w postępowaniu administracyjnym ?

a)

automatyczne przeniesienie sprawy do archiwum państwowego

b)

podstawa do zaskarżenia decyzji administracyjnej

c)

brak możliwości włączenia sprawy do systemu EZD

d)

unieważnienie decyzji wydanej przez organ samorządowy

48.

W jakim przypadku należy stosować kategorię archiwalną wyższą ?

a)

gdy dokumentacja nie została oznaczona kategorią archiwalną

b)

gdy dokumentacja powstała przed 2011 r.

c)

gdy dokumentacja dotyczy spraw zakończonych w archiwum zakładowym

d)

gdy dokumentacja dotychczasowa ma inną kategorię niż ta wynikająca z wykazu akt

49.

Jak powinny być oznaczane przesyłki w systemie tradycyjnym ?

a)

wyłącznie datą wpływu i numerem porządkowym

b)

tylko numerem sprawy

c)

znakiem sprawy zawierającym oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny, numer sprawy i rok

d)

kategorią archiwalną dokumentu

50.

Co należy zrobić z przesyłkami, które są zbyt duże, by włączyć je do systemu tradycyjnego ?

a)

zniszczyć po wykonaniu cyfrowego odwzorowania

b)

przekazać do archiwum państwowego

c)

zwrócić nadawcy

d)

przechowywać w składzie informatycznych nośników danych