WorksheetsQuiz Pengelolaan Arsip Pak Koes
Total questions: 50
Worksheet time: 25mins
Sebuah perusahaan sering kehilangan arsip kontrak dengan klien. Berdasarkan kasus ini, masalah utama kemungkinan terletak pada…
Kurangnya jadwal retensi
Tidak adanya sistem klasifikasi yang jelas
Terlalu banyak ruang penyimpanan
Terlalu banyak petugas arsip
Surat penting dari pemerintah terselip di antara brosur iklan. Apa kesalahan pengelolaan arsip yang terjadi?
Arsip tidak diberi kode klasifikasi
Arsip tidak diberi sampul
Arsip tidak difotokopi
Arsip tidak dicetak
Mengapa arsip digital tetap harus dicetak untuk arsip vital tertentu?
Supaya terlihat rapi
Untuk cadangan jika sistem digital gagal
Karena semua orang lebih suka kertas
Agar ruangan lebih penuh
Sebuah kantor daerah menyimpan arsip berdasarkan nama provinsi asal dokumen. Sistem ini disebut…
Subjek
Nomor
Abjad
Wilayah
Jika arsip perusahaan bocor ke publik tanpa izin, maka risiko yang paling mungkin adalah…
Penambahan arsip baru
Kerugian reputasi dan hukum
Arsip jadi lebih mudah ditemukan
Peningkatan jumlah klien
Petugas arsip menemukan dokumen rusak akibat rayap. Apa tindakan tepat pertama yang harus dilakukan?
Membakar arsip
Melakukan fumigasi dan penyelamatan dokumen
Memindahkan arsip ke unit lain
Membuang arsip ke gudang
Arsip keuangan dipinjam bagian pajak. Untuk menghindari kehilangan, petugas harus menyiapkan…
Buku tamu
Kartu pinjam arsip
Nota dinas
Tanda tangan basah
Mengapa arsip disebut sebagai "memori organisasi"?
Arsip berisi catatan aktivitas penting organisasi
Arsip tidak pernah hilang
Arsip hanya digunakan oleh pimpinan
Arsip bisa dipajang di dinding
Dalam jadwal retensi, arsip kontrak disimpan minimal 10 tahun. Apa alasan utamanya?
Supaya arsip banyak
Sebagai bukti hukum jika terjadi sengketa
Agar ruangan penuh
Untuk dipamerkan
Jika arsip tidak bisa ditemukan karena kode klasifikasi ganda, maka yang perlu diperbaiki adalah…
Tata ruang arsip
Sistem pengindeksan
Warna map
Jumlah lemari
Mengapa arsip vital harus dilindungi dengan brankas tahan api?
Agar terlihat modern
Karena jika hilang bisa mengganggu keberlangsungan organisasi
Agar arsip tidak dipinjam
Supaya lebih mahal
Petugas arsip hanya menyimpan dokumen berdasarkan warna map. Apa kelemahan metode ini?
Mudah membingungkan pencarian
Terlihat rapi
Menghemat ruang
Mudah dipindahkan
Jika arsip hanya memiliki nilai informasi sesaat, maka langkah yang tepat adalah…
Disimpan permanen
Dimusnahkan sesuai prosedur
Dipinjamkan ke unit lain
Dipublikasikan
Dalam rapat mendadak, pimpinan meminta laporan penjualan 3 tahun terakhir. Arsip ini termasuk arsip…
Sementara
Dinamis aktif
Statis
Pribadi
Sebuah surat keputusan rektor perguruan tinggi menjadi dokumen rujukan mahasiswa bertahun-tahun. Arsip tersebut termasuk…
Dinamis inaktif
Vital
Sementara
Informasi
Mengapa arsip digital lebih rentan dibanding arsip kertas?
Karena arsip digital tidak bisa dicetak
Kar
Mengapa arsip digital lebih rentan dibanding arsip kertas?
Karena arsip digital tidak bisa dicetak
Karena bisa hilang akibat kerusakan sistem/virus
Karena ukurannya lebih besar
Karena membutuhkan banyak tinta
Jika sebuah organisasi menerapkan sistem arsip hybrid (digital + manual), keuntungan utamanya adalah…
Arsip bisa digandakan berlipat-lipat
Ada cadangan jika salah satu sistem gagal
Arsip lebih cepat rusak
Memboroskan biaya
Dalam prinsip 5R, aspek yang paling relevan untuk pengelolaan arsip adalah…
Ringkas, Rapi
Rajin, Resik
Rawat, Rajin
Semua sama
Mengapa pemusnahan arsip harus berdasarkan jadwal retensi?
Supaya tidak melanggar aturan hukum
Agar ruangan cepat kosong
Agar petugas arsip sibuk
Supaya arsip bisa dijual
Petugas arsip memberikan dokumen ke pihak yang tidak berwenang. Hal ini melanggar prinsip…
Kerahasiaan arsip
Kerapian arsip
Ketelitian arsip
Kecepatan pelayanan
Jika sebuah perusahaan menggunakan sistem penyimpanan abjad, kelemahan yang sering muncul adalah…
Nama mirip bisa membuat salah simpan
Terlalu sedikit lemari
Warna map tidak seragam
Arsip cepat rusak
Arsip yang dipindahkan ke Arsip Nasional biasanya memiliki nilai…
Historis
Administratif
Finansial
Informasi
Dalam penyimpanan arsip, barcode digunakan untuk…
Mewarnai map
Mempercepat pelacakan arsip
Memperbanyak arsip
Menghemat tinta
Surat izin usaha yang berlaku 5 tahun termasuk arsip…
Dinamis aktif
Dinamis inaktif
Sementara
Pribadi
Jika arsip sering hilang di ruang penyimpanan, langkah pertama adalah…
Mengganti map
Mengevaluasi sistem klasifikasi
Membeli lemari baru
Memecat petugas
Petugas arsip menemukan dokumen lama bernilai sejarah. Apa langkah yang harus dilakukan?
Memusnahkan dokumen
Memindahkan ke arsip statis
Menyimpan di meja kerja
Menggandakan tanpa izin
Mengapa arsip keuangan harus disimpan lebih lama dibanding arsip undangan rapat?
Karena nilainya yuridis dan finansial
Supaya tidak rusak
Karena lebih tebal
Supaya bisa dipamerkan
Petugas arsip kesulitan menemukan surat karena tidak ada daftar indeks. Masalah ini muncul pada sistem…
Nomor
Subjek
Abjad
Wilayah
Arsip pribadi yang penting bagi seseorang adalah…
Ijazah
Laporan keuangan perusahaan
Akta notaris organisasi
Nota dinas
Jika data digital disimpan di cloud, maka keuntungan utamanya adalah…
Bisa diakses dari mana saja
Tidak bisa dipindahkan
Tidak bisa dicetak
Lebih cepat rusak
Surat keputusan direktur perusahaan termasuk arsip…
Organisasi
Pribadi
Vital
Informasi
Sebuah organisasi kecil lebih cocok menggunakan sistem arsip…
Sentralisasi
Desentralisasi
Hybrid
Cloud
Mengapa arsip disebut bukti autentik?
Karena berisi fakta resmi dan sah
Karena mudah dipalsukan
Karena bisa dipajang
Karena cepat hil
Mengapa arsip disebut bukti autentik?
Karena berisi fakta resmi dan sah
Karena mudah dipalsukan
Karena bisa dipajang
Karena cepat hilang
Arsip sementara biasanya digunakan untuk…
Kegiatan jangka pendek
Arsip sejarah
Arsip vital
Arsip yuridis
Jika sebuah arsip tidak memiliki nilai guna lagi, tindakan pertama adalah…
Dinilai kembali berdasarkan jadwal retensi
Disimpan permanen
Dipublikasikan
Dipinjamkan
Mengapa arsip digital membutuhkan password?
Untuk keamanan dari akses tidak sah
Agar lebih cepat rusak
Supaya lebih mahal
Agar bisa dicetak
Jika pimpinan meminta ringkasan arsip kontrak untuk analisis, maka nilai arsip tersebut adalah…
Administratif
Historis
Finansial
Informasi pribadi
Penyimpanan arsip berdasarkan nomor surat membutuhkan…
Daftar indeks
Warna map
Kode warna
Nama pengirim
Petugas arsip menolak memberikan dokumen rahasia ke wartawan. Sikap ini mencerminkan…
Integritas dan tanggung jawab
Kurang peduli
Ceroboh
Tidak efisien
Mengapa organisasi perlu jadwal retensi nasional?
Untuk menyeragamkan pemusnahan arsip
Agar arsip menumpuk
Supaya semua arsip hilang
Untuk memudahkan fotokopi
Arsip elektronik yang disimpan tanpa backup berisiko…
Kehilangan data permanen
Arsip lebih rapi
Arsip lebih cepat dicetak
Arsip jadi murah
Jika arsip vital rusak karena banjir, akibat terburuknya adalah…
Organisasi kehilangan data penting untuk bertahan
Arsip jadi lebih tebal
Arsip lebih mudah dipinjam
Arsip lebih indah
Mengapa arsip kepegawaian perlu dijaga kerahasiaannya?
Karena berisi data pribadi karyawan
Supaya ruangan penuh
Agar cepat rusak
Agar bisa dijual
Arsip digital yang diberi kode warna file (folder) bertujuan…
Memudahkan identifikasi dan pencarian
Menambah kapasitas
Mengurangi jumlah arsip
Mempercepat kerusakan
Jika surat masuk disimpan menurut topik, sistem yang digunakan adalah…
Subjek
Abjad
Wilayah
Nomor
Mengapa filing cabinet lebih cocok untuk arsip aktif?
Karena sering diakses dan perlu cepat ditemukan
Karena arsip lebih tebal
Karena hanya untuk arsip pribadi
Karena lebih murah
Pimpinan meminta data laporan lama yang sudah jarang digunakan. Arsip ini termasuk…
Dinamis inaktif
Statis
Vital
Sementara
Jika organisasi menyimpan arsip di unit kerja masing-masing, sistem yang dipakai adalah…
Desentralisasi
Sentralisasi
Hybrid
Abjad
