NEW
Font size
WorksheetsKuis Psi Komunikasi Organisasi
Total questions: 50
Worksheet time: 50mins
Seorang manajer menyampaikan perubahan prosedur melalui memo tertulis. Setelah beberapa minggu, pelaksanaan masih inkonsisten. Analisis penyebab paling mungkin berdasarkan unsur komunikasi dan solusi terbaiknya.
Saluran; ganti ke rapat tatap muka
Pengirim; ganti pengirim menjadi atasan yang lebih senior
Pesan; perbaiki struktur dan gaya pesan agar lebih jelas
Konteks waktu; ulangi pengumuman di waktu berbeda
Dalam rapat lintas-departemen, anggota dari departemen teknis menggunakan jargon yang membuat tim pemasaran salah mengimplementasikan strategi. Tindakan yang paling efektif untuk mengurangi gangguan semantik adalah:
Menerapkan struktur hirarki komunikasi
Menetapkan field of experience bersama lewat sesi oriented knowledge
Memaksa dokumentasi teknis tanpa diskusi
Mengabaikan jargon karena cepat dipelajari
Seorang bawahan ragu memberi umpan balik jujur kepada atasan karena budaya organisasi sangat hierarkis. Strategi manajerial yang paling sesuai untuk meningkatkan umpan balik adalah:
Meningkatkan jumlah memo formal
Menetapkan saluran informal saja
Menciptakan saluran umpan balik anonim dan pelatihan pemberdayaan
Mengurangi rapat agar bawahan lebih santai
Menurut model transaksional, mengapa negosiasi proyek lebih kompleks daripada pemberitahuan prosedur?
Karena melibatkan gangguan fisik lebih besar
Karena komunikasi berlangsung simultan dan makna diciptakan bersama
Karena hanya menggunakan saluran formal
Karena tidak ada pengode ulang
Seorang pengirim dengan kredibilitas rendah menyampaikan instruksi teknis. Efek utama pada proses decoding penerima adalah:
Peningkatan noise fisik
Penurunan perhatian dan pemrosesan pesan oleh penerima
Perubahan konteks fisik
Penghapusan kebutuhan umpan balik
Anda diminta memilih saluran untuk pengumuman krisis mendesak yang membutuhkan kepastian pemahaman. Pilihan paling tepat:
Email massal saja
Face-to-face atau video conference diikuti ringkasan tertulis
Buletin kantor di akhir pekan
Saluran informal (grapevine)
Seorang fasilitator ingin memastikan semua anggota tim mendapat kesempatan berbicara. Peran kelompok yang perlu diperkuat adalah:
Initiator-Contributor
Gatekeeper (Penjaga Gerbang)
Blocker
Recognition Seeker
Dalam desain pesan formal, elemen mana yang paling menentukan kesesuaian saluran?
Isi pesan, gaya, dan urgensi
Waktu hari pengiriman
Jumlah kata pengirim
Jumlah penerima saja
Jika organisasi mengalami banyak miskomunikasi karena perbedaan budaya internal antar divisi, langkah evaluatif paling tepat adalah:
Mengganti seluruh staf divisi yang berbeda budaya
Melakukan analisis konteks sosial-budaya dan menyelaraskan istilah/ritual komunikasi
Menambah lapisan formalitas komunikasi
Menghapus saluran informal
Dalam model interaksional, konsep “field of experience” berimplikasi langsung pada:
Pemilihan warna logo perusahaan
Tingkat overlap pengalaman antara pengirim dan penerima yang memengaruhi pemahaman
Jumlah rapat yang dilakukan
Pengurangan noise fisik
Seorang anggota tim sering mengganggu pertemuan dengan sikap negatif yang menolak semua usulan. Peran ini disebut dan dampak terbesarnya:
Initiator; mempercepat ide
Blocker; menurunkan produktivitas dan inovasi
Encourager; meningkatkan moral
Gatekeeper; membatasi pembicaraan
Ketika pesan mengandung emosi kuat (marah/frustrasi) dari pengirim, gangguan psikologis yang mungkin timbul pada penerima adalah:
Gangguan fisik saja
Bias kognitif dan penyaringan persepsi negatif
Noise semantik karena koneksi internet buruk
Perubahan konteks waktu
Seorang manajer ingin membangun identitas tim yang kuat. Kombinasi strategi komunikasi yang paling efektif:
Membatasi jargon, menghapus ritual, menghindari cerita organisasi
Mengembangkan jargon bersama, cerita (myth), ritual, dan simbol yang konsisten
Mengandalkan hanya saluran formal dan memo
Mengandalkan grapevine untuk menyebarkan identitas
Dalam situasi proyek lintas-budaya, perbedaan decoding menyebabkan konflik. Intervensi berbasis model transaksional yang efektif adalah:
Mengintensifkan satu arah komunikasi dari manajer
Mendigloskan pesan ke dalam bahasa teknis
Menyelenggarakan sesi bersama untuk menciptakan makna bersama (shared meaning)
Mengurangi frekuensi komunikasi agar konflik mereda
Seorang pengirim menyusun pesan panjang penuh detail teknis yang sebenarnya hanya relevan untuk sebagian kecil penerima. Kesalahan apa yang terjadi dan solusinya?
Kesalahan saluran; gunakan grapevine
Kesalahan penyaring persepsi; buat segmentasi penerima dan ringkasan sesuai kebutuhan
Kesalahan konteks waktu; kirim di waktu berbeda
Kesalahan umpan balik; hilangkan umpan balik
Dalam evaluasi efektivitas komunikasi organisasi, indikator terbaik untuk menilai umpan balik berkualitas adalah:
Frekuensi pesan yang dikirim
Kedalaman klarifikasi, adanya koreksi, dan regulasi proses komunikasi selanjutnya
Kecepatan pengiriman pesan
Banyaknya saluran yang digunakan
Seorang karyawan baru awalnya berperan sebagai Information Seeker. Setelah beberapa pertemuan ia mulai mengajukan ide dan mendorong rekan. Fenomena ini paling baik dijelaskan oleh konsep:
Noise fisik
Pembentukan identitas melalui interaksi dan peran yang berubah seiring waktu
Gangguan organisasi
Model linear komunikasi
Bila tujuan komunikasi adalah mengubah sikap kelompok terhadap kebijakan baru, pendekatan yang paling sesuai:
Hanya menyampaikan fakta teknis dalam memo
Menggunakan komunikasi interpersonal, cerita organisasi, dan ritual yang mendukung perubahan
Mengandalkan grapevine untuk menyebarkan rumor positif
Melarang diskusi untuk menghindari resistensi
Ketika pesan dikirim melalui email, tetapi banyak unsur non-verbal hilang sehingga terjadi salah tafsir, strategi korektif terbaik:
Mengirim ulang email yang sama
Menyelenggarakan pertemuan tatap muka untuk klarifikasi dan menambahkan ringkasan tertulis
Menyalahkan penerima atas decoding yang buruk
Mengubah bahasa menjadi lebih teknis
Seorang pemimpin tim mengenali anggota yang cenderung menjadi “Recognition Seeker” dan mulai memberi mereka lebih banyak waktu bicara tanpa batas. Prediksi konsekuensi jangka pendek dan solusi manajerial:
Tim menjadi lebih produktif; teruskan taktik
Dominasi pembicaraan; terapkan gatekeeping dan aturan giliran bicara
Semua anggota menjadi penghambat; pecat anggota tersebut
Identitas tim runtuh seketika
Dalam konteks komunikasi organisasi, apa alasan utama memilih saluran formal untuk kebijakan perusahaan?
Agar pesan cepat menyebar lewat grapevine
Agar pesan tercatat, memiliki legitimasi, dan sesuai hirarki organisasi
Untuk mengurangi biaya komunikasi
Untuk menyembunyikan informasi dari publik
Seorang manajer melihat adanya distorsi cepat dari rumor yang bermula dari satu percakapan santai. Bagaimana menangani grapevine secara efektif?
Mengabaikannya karena cepat lenyap
Segera memberikan klarifikasi resmi dan gunakan saluran formal plus interaksi interpersonal untuk meredam distorsi
Mencari pelaku dan menghukumnya
Meningkatkan penggunaan jargon agar tidak dimengerti
Jika organisasi ingin meningkatkan overlap field of experience antar departemen, intervensi paling praktis:
Mengurangi jumlah komunikasi antar departemen
Mengadakan cross-training, job-shadowing, dan sesi berbagi pengetahuan
Menghapus saluran informal
Memfokuskan komunikasi hanya pada level manajemen
Seorang presenter mengabaikan struktur pesan sehingga audiens kebingungan. Unsur pesan yang paling perlu diperbaiki dan cara memperbaikinya:
Non-verbal; pakai pakaian formal
Struktur & Content; gunakan pembukaan tujuan, poin utama, dan ringkasan penutup
Saluran; ganti ke email
Konteks fisik; ubah ruangan
Dalam menghadapi gangguan psikologis (mis. prasangka), teknik komunikasi yang paling efektif untuk meminimalkannya adalah:
Menambah jumlah data teknis
Meningkatkan interaksi interpersonal yang membangun kepercayaan dan empati
Menghentikan komunikasi sama sekali
Mengandalkan saluran tertulis
Seorang anggota tim sering menjadi Harmonizer saat konflik. Analisis kapan peran ini bisa menjadi kontraproduktif dan tindakan korektif pemimpin:
Kontraproduktif bila mengabaikan isu substantif; pemimpin harus menyeimbangkan peredaman konflik dengan penyelesaian masalah substantif
Selalu kontraproduktif; singkirkan orang tersebut
Membuat tim disiplin; beri perintah jangan harmonize
Harmonis selalu baik; tidak perlu intervensi
Dalam pengambilan keputusan kolektif yang kompleks, model komunikasi mana yang paling berguna untuk memahami dinamika dan mengapa:
Linear; karena sederhana
Interaksional; karena adanya umpan balik saja sudah cukup
Transaksional; karena proses simultan dan penciptaan makna bersama
Tidak ada model yang relevan
Seorang penyusun kebijakan ingin memastikan pesan tidak salah tafsir oleh publik internal yang beragam. Strategi paling efektif:
Gunakan satu bahasa teknis untuk semua
Segmentasikan audiens, gunakan pesan yang disesuaikan, dan sertakan sesi tanya jawab
Hanya gunakan saluran informal
Submit kebijakan tanpa pengumuman
Ketika konteks fisik rapat diganti dari ruang rapat formal ke kafe santai, efek yang paling mungkin terjadi pada komunikasi:
Menurunkan kemampuan decoding
Meningkatkan keterbukaan, menurunkan formalitas, dan mempengaruhi gaya bahasa
Menghapus umpan balik
Menambah gangguan semantik otomatis
Dalam analisis penyebab kegagalan proyek karena miskomunikasi, tim menemukan bahwa pesan terkode buruk. Perbaikan jangka panjang terbaik:
Menambah jumlah pesan yang dikirim
Melatih kemampuan encoding di kalangan pemimpin dan menetapkan standar format pesan
Mengganti semua saluran ke tatap muka
Mengurangi jumlah karyawan
Seorang anggota tim yang pasif (Withdrawer) tiba-tiba menjadi aktif saat sesi brainstorming karena lingkup tugas baru. Fenomena ini paling menggambarkan:
Gangguan organisasi
Perubahan identitas karena pergeseran peran dan konteks yang mendukung partisipasi
Noise fisik yang hilang
Efek linear communication
Dalam memberikan umpan balik, mana unsur yang paling penting agar penerima tidak defensif dan perubahan perilaku lebih mungkin terjadi?
Nada evaluatif dan publik
Spesifik, berfokus pada perilaku, dan disertai dukungan serta kesempatan klarifikasi
Umum dan abstrak
Mengirimkan melalui grapevine
Ketika organisasi ingin mempercepat koordinasi lintas-departemen, kebijakan mana yang memiliki dampak terbesar?
Mengurangi komunikasi antar-departemen untuk efisiensi
Membangun saluran formal terstruktur plus forum rutin interpersonal untuk membangun shared field of experience
Mengandalkan rumor agar cepat bergerak
Menetapkan lebih banyak aturan tanpa komunikasi
Dalam kasus konflik antar anggota yang berasal dari perbedaan interpretasi pesan non-verbal, pendekatan diagnostik terbaik adalah:
Mengabaikan non-verbal karena tidak ilmiah
Mengumpulkan bukti komunikasi non-verbal, mengadakan debrief, dan melatih awareness non-verbal
Menghapus semua pertemuan tatap muka
Memindahkan kantor tanpa klarifikasi
Saat menyusun pesan perubahan organisasi yang sensitif, urutan logis pembuatan pesan yang paling tepat:
Pilih saluran, kemudian buat pesan, lalu tentukan tujuan
Tentukan tujuan, kenali audiens dan konteks, susun struktur dan gaya pesan, pilih saluran, rencanakan umpan balik
Hanya gunakan cerita tanpa struktur
Biarkan tim memilih bahasa sendiri pada saat pengumuman
Peran “Coordinator” dalam kelompok sebaiknya melakukan hal berikut kecuali:
Menyatukan ide dan mengatur alur kerja
Memastikan semua informasi tersebar dengan jelas
Mengambil keputusan sendiri tanpa konsultasi
Menjembatani perbedaan peran
Dalam lingkungan kerja remote, gangguan fisik berupa koneksi buruk menyebabkan miskomunikasi. Solusi prosedural yang paling berkelanjutan:
Berhenti menggunakan video conference sama sekali
Standarisasi protokol komunikasi remote, rekam sesi, dan berikan ringkasan tertulis
Hanya menggunakan saluran informal
Mengharuskan karyawan datang ke kantor setiap hari
Seorang manajer menyadari bahwa pesan motivasional yang terdengar bagus pada rapat tatap muka tidak efektif saat dikirim lewat email. Analisis penyebab dan rekomendasi:
Penyebab: konteks waktu; Rekomendasi: kirim di waktu lain
Penyebab: channel mismatch dan hilangnya non-verbal; Rekomendasi: kombinasikan video/presentasi interaktif dan ringkasan tertulis
Penyebab: pengirim; Rekomendasi: ganti pengirim
Penyebab: noise semantik; Rekomendasi: tambah jargon
Ketika identitas kelompok diperkuat melalui ritual dan simbol, risiko yang perlu diwaspadai untuk menjaga keragaman internal adalah:
Tidak ada risiko; identitas selalu baik
Potensi eksklusi anggota baru dan homogenisasi pandangan; mitigasi: inklusifasi ritual dan komunikasi relasional
Hanya meningkatkan produktivitas tanpa konsekuensi
Menjadikan peran penghambat tidak mungkin muncul
Dalam sesi evaluasi kinerja, atasan memberikan umpan balik yang terlalu teknis dan panjang sehingga karyawan bingung. Tindakan korektif segera dan jangka panjang adalah:
Segera: berikan ringkasan fokus; Jangka panjang: latih kemampuan decoding karyawan dan kemampuan encoding atasan
Segera: tambahkan lebih banyak data; Jangka panjang: kurangi rapat
Segera: kirim ulang dokumen; Jangka panjang: ganti atasan
Segera: hapus umpan balik; Jangka panjang: tidak perlu perubahan
Seorang anggota tim sering menjadi Initiator-Contributor tapi jarang mendengarkan. Dampak terburuk yang mungkin timbul dan strategi mitigasinya:
Dampak: tim menjadi lebih kreatif; Strategi: beri lebih banyak waktu untuk ide
Dampak: ide tidak terealisasi karena kurang koordinasi; Strategi: tempatkan role sebagai Recorder/Coordinator secara bergiliran dan latih active listening
Dampak: tidak ada pengaruh; Strategi: tidak perlu intervensi
Dampak: tim kehilangan identitas; Strategi: hapus peran tersebut
Untuk menilai apakah sebuah saluran elektronik miskin unsur non-verbal, indikator yang paling relevan:
Jumlah lampu di ruangan pengirim
Frekuensi miskomunikasi yang berkaitan dengan nada dan ekspresi, serta kebutuhan klarifikasi lanjutan
Panjang email dalam kata
Jumlah penerima CC
Seorang fasilitator ingin mengurangi efek “Recognition Seeker”. Teknik moderasi pertemuan yang paling efektif:
Mengizinkan semua interupsi demi kreativitas
Memberlakukan aturan giliran bicara, penilaian berbasis kontribusi, dan peran Gatekeeper aktif
Menghentikan partisipasi orang tersebut secara permanen
Mengalihkannya ke peran penghambat lain
Saat organisasi besar ingin menyebarkan perubahan budaya kerja yang membutuhkan partisipasi aktif, tahapan komunikasi yang paling logis:
Pengumuman formal saja, lalu menunggu implementasi
Kombinasi: analisis konteks, komunikasi interaktif (workshop), storytelling, ritual, dan saluran formal untuk regulasi
Mengandalkan grapevine agar cepat menyebar
Hanya training teknis tanpa storytelling
Dalam konteks rapat virtual, seorang peserta terlihat sering menguap. Sebagai pengirim yang peka terhadap umpan balik implisit, tindakan terbaik:
Mengabaikan karena bukan umpan balik eksplisit
Menanyakan kondisi kelompok secara sopan dan menyesuaikan tempo atau format rapat
Memarahi peserta tersebut setelah rapat
Mengakhiri rapat lebih awal tanpa klarifikasi
Seorang pengirim menulis pesan instruksi dengan gaya sangat formal sementara audiens adalah tim kreatif yang responsif terhadap gaya santai. Risiko dan solusi:
Risiko: pesan tidak relevan; Solusi: ubah saluran
Risiko: pesan kurang diterima; Solusi: adaptasi gaya pesan ke preferensi audiens sambil mempertahankan struktur
Risiko: gangguan fisik meningkat; Solusi: kurangi kata
Risiko: identitas tim berubah; Solusi: hapus gaya pesan
Bila tujuan komunikasi adalah mencapai shared meaning antara dua departemen dengan sejarah konflik, metode paling langsung untuk membangun shared meaning:
Mengirim memo panjang yang menjelaskan posisi masing-masing
Fasilitasi dialog terstruktur, praktik kolaboratif, dan refleksi bersama sehingga makna dibangun bersama
Memindahkan anggota tim ke kantor yang sama tanpa dialog
Mengakhiri proyek bersama
Dalam merancang intervensi untuk mengurangi organizational noise akibat hierarki kaku, langkah yang paling transformasional:
Menambah lapisan formalitas dalam komunikasi
Mengimplementasikan kebijakan open-door, pelatihan kepemimpinan yang empatik, dan kanal umpan balik terstruktur termasuk anonim
Menghapus semua saluran informal
Menetapkan sanksi bagi bawahan yang mengeluh
Seorang anggota tim menyajikan data berbeda dari yang tercatat di notulen karena melakukan pengkodean berbeda. Untuk mencegah hal serupa, rekomendasi prosedural terbaik:
Biarkan setiap orang mengkode sesuai preferensi
Standarisasi format pesan dan istilah kunci serta gunakan peran Recorder yang diberi otoritas menyetujui notulen akhir
Hapus peran Recorder karena rentan kesalahan
Gunakan grapevine untuk konfirmasi
Ketika pemimpin ingin mengukur efektivitas komunikasi perubahan, metrik kombinasi terbaik meliputi:
Hanya jumlah pesan yang dikirim
Kecepatan penyebaran rumor di grapevine
Tingkat pemahaman (tes), frekuensi umpan balik bermakna, perubahan perilaku, dan indikator kinerja terkait tujuan perubahan
Jumlah rapat yang diadakan
