Οι δεξιότητες διαχείρισης του έργου βοηθούν στην ολοκλήρωση των έργων στο χρονοδιάγραμμα, εντός προϋπολογισμού και σύμφωνα με τις προδιαγραφές του έργου

Ο στόχος της διαχείρισης του έργου είναι κυρίως να διασφαλιστεί ότι η υλοποίηση πληροί τους συμφωνημένους στόχους του χρόνου

Η μέθοδος PERT (Program Evaluation and Review Technique) αναπτύχθηκε από το Ναυτικό των Ηνωμένων Πολιτειών για το έργο της ανάπτυξης των πυραυλικών συστημάτων Polaris.

Ως έργο ορίζεται το προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας.

Σήμερα ολοένα και περισσότερες εταιρείες , οργανώνουν τις εργασίες τους ως έργα και χρησιμοποιούν τεχνικές διαχείρισης έργου για να εξασφαλίσουν την επιτυχή ολοκλήρωση αυτών των εργασιών.

Τα βασικά χαρακτηριστικά ενός έργου:

Οι αντικειμενικοί στόχοι ενός έργου είναι:

'Ορισμένα έργα ουσιαστικά είναι άχρηστα αν δεν παραδοθούν εγκαίρως

Η διαχείριση έργου αξιοποιεί την προσέγγιση συστημάτων στη διαχείριση, χρησιμοποιώντας προσωπικό της επιχείρησης για την υλοποίηση ενός συγκεκριμένου έργου

Η διαχείριση ενοποίησης του έργου (project integration management) περιλαμβάνει τη διαδικασία που διασφαλίζει ότι στο έργο θα συμπεριληφθούν όλες οι αναγκαίες εργασίες που απαιτούνται για να ολοκληρωθεί με επιτυχία

Η διαχείριση αντικειμένου του έργου (project scope management) περιλαμβάνει τη διαδικασία που απαιτείται για να διασφαλιστεί ότι τα διάφορα στοιχεία ενός έργου συντονίζονται ορθά.

Η διαχείριση κόστους του έργου (project cost management) περιλαμβάνει τη διαδικασία που διασφαλίζει ότι το έργο θα ολοκληρωθεί στα πλαίσια του προϋπολογισμού.

Η διαχείριση ποιότητας του έργου (project quality management), περιλαμβάνει τη διαδικασία που διασφαλίζει ότι το έργο θα ικανοποιήσει τις ανάγκες τις οποίες ανέλαβε να ικανοποιήσει.

Η διαχείριση επικοινωνιών του έργου (project communications management), περιλαμβάνει τη διαδικασία που διασφαλίζει τη βέλτιστη λειτουργία των ατόμων που εμπλέκονται στο έργο.

Η διαχείριση κινδύνων του έργου (project risk management), περιλαμβάνει τη διαδικασία κατά την οποία προσδιορίζεται και αναλύεται ο κίνδυνος που ενέχει το έργο

καθώς και ο τρόπος ανταπόκρισης σε αυτόν.

Η διαχείριση προμηθειών του έργου (project procurement management) περιλαμβάνει τη διαδικασία με την οποία εξασφαλίζεται η προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών από πηγές που βρίσκονται εντός της ομάδας εκτέλεσης του έργου

Ο διαχειριστής του έργου είναι ο υπεύθυνος για την ανάπτυξη ενός πλάνου που με τη βοήθειά του το έργο παρακολουθείται και ελέγχεται, ώστε να διασφαλιστεί

η επιτυχία των αντικειμενικών στόχων του

Τα συστήματα προγραμματισμού και ελέγχου μειωνουν το διοικητικό κόστος.

Οι εκτιμήσεις αποτελούν τη βάση του πλάνου του έργου, τα στοιχεία απόδοσης του τρέχοντας έργου θα αποτελέσουν τη βάση δεδομένων πάνω στην οποία θα στηριχθούν οι εκτιμήσεις για τα μελλοντικά έργα

Η μέθοδος κρίσιμης διαδρομής (Critical Path Method-CPM) υπολογίζει τα πιθανά κρίσιμα σημεία υψηλού οικονομικού ρίσκου.

Το σύστημα προγραμματισμού και ελέγχου μπορεί να προσαρμόζει το περιεχόμενο και τη συχνότητα της ανάδρασης (feedback) ώστε να αντιμετωπίζονται οι ανάγκες του έργου

Αν οι αναφορές προόδου του έργου βασίζονται σε πληροφορίες που παρέχονται από διαφορετικά λειτουργικά τμήματα, τότε ο διαχειριστής του έργου δεν μπορεί

να ελέγξει την ακρίβειά τους.

Το γεγονός ότι ο διαχειριστής του έργου είναι υπεύθυνος για ολόκληρο το έργο, σημαίνει ότι δεν υπάρχουν ούτε επικαλύψεις ούτε έλλειψη κάλυψης στο

αντικείμενο εργασιών.

Ο διαχειριστής του έργου καλείται να αναλάβει πολλά διαφορετικά καθήκοντα ταυτόχρονα.

Ο ανταγωνισμός για τους πόρους σε ένα εργο ή μια επιχειρηση, σε συνδυασμό με τα υψηλά επίπεδα αβεβαιότητας οδηγούν συχνά σε συγκρούσεις και κρίσεις.

Η συνεχής και σταθερή επικοινωνία μεταξύ του διαχειριστή του έργου και της ανώτερης διοίκησης λειτουργεί καταλυτικά στην επιτυχία του έργου.

Ο προγραμματισμός τελειώνει όταν αρχίζει η εκτέλεση του Εργου

Ο τελικός χρήστης του έργου είναι και ο τελικός κριτής της επιτυχίας του.

Είναι ευθύνη του διαχειριστή του έργου τόσο να κατανοήσει τις τεχνικές πλευρές ενός έργου όσο και να εξασφαλίσει ότι τα μέλη της ομάδας έργου διαθέτουν τις απαραίτητες δεξιότητες.

Η συνεχής ροή πληροφοριών σχετικά με την τρέχουσα πρόοδο αποτελεί ένα μηχανισμό ανάδρασης (feedback) που επιτρέπει στο διαχειριστή του έργου να

αντιμετωπίσει την αβεβαιότητα.

Η επικοινωνία μέσα στην ομάδα έργου, με άλλα τμήματα της επιχείρησης και μεταξύ των διαχειριστών του έργου και του πελάτη γίνεται ευκολότερα

όταν τα όρια της αρμοδιότητας του καθενός εμπλέκονται με τις αρμοδιες του αλλου, σε μια λειτουργική αλλελεπικάλυψη.

Οι έρευνες δείχνουν πως τόσο οι μεγάλες επιχειρήσεις όσο και οι μικρομεσαίες που χρησιμοποιούν τεχνολογικά μέσα, έχουν περισσότερες πιθανότητες να έχουν επιτυχή αποτελέσματα όταν γίνεται διαχείριση με έργα

Τα αίτια αποτυχίας είναι μεταξύ άλλων (Ivory, Alderman, 2005):

Ο σωστός σχεδιασμός είναι μία από τις σημαντικότερες δραστηριότητες για την αποτελεσματική διαχείριση των έργων.

Ο σχεδιασμός του έργου πρέπει να είναι συστηματικός, ευέλικτος και τυποποιημένος.

Οι βασικοί λόγοι που καθιστούν το σχεδιασμό έργων αναγκαίο είναι γιατί έτσι

επιτυγχάνεται:

Ο Σχεδιασμός του Έργου οφείλει να αναφέρεται στα εξής στοιχεία:

Ο επιτυχής σχεδιασμός του έργου απαιτεί να είναι πλήρως προσδιορισμένα κατά

την έναρξη του έργου:

Η έκθεση εργασιών είναι ένα κείμενο περιγραφής των εργασιών που απαιτούνται για την περάτωση του έργου.

Τα κρίσιμα σημεία του έργου αφορούν:

Οι απαιτήσεις του έργου αποτελούν συνήθως μέρος της έκθεσης εργασιών.

Υπάρχουν τριων ειδών παραδοτέα, τα τελικά και τα προσωρινά και τα ενδιάμεσα.

Ο διαχειριστής του έργου καθίσταται υπεύθυνος για τον συντονισμό της συμβολής όλων όσων συμμετέχουν στην ολοκλήρωση του έργου ώστε να καλυφθούν οι απαιτήσεις και οι προσδοκίες των συμμετεχόντων

Το καταστατικό του έργου εναι έγγραφο που μορφοποιεί το έργο και στο οποίο πρέπει να αναφέρεται ο σκοπός του έργου, οι επωφελείς αλλαγές και οι βασικοί αντικειμενικοί στόχοι καθώς και τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν για την επίτευξή τους.

Η μελέτη σκοπιμότητας προσδιορίζει τι περιλαμβάνεται και τι δεν περιλαμβάνεται στο έργο, ώστε να καλυφθούν οι αντικειμενικοί στόχοι του

Η δομή της οργανωτικής κατάτμησης (Organization Breakdown Structure-OBS) συνδέει το κάθε πακέτο της WBS με την επιχείρηση ή το τμήμα της επιχείρησης ή και το

συγκεκριμένο άτομο που ευθύνεται για την εκτέλεση των συγκεκριμένων εργασιών.

Το γραμμικό χρονοδιάγραμμα ειναι από τα καλύτερα και περισσότερο διαδεδομένα μέσα κοινοποίησης πληροφοριών σχετικά με το χρονοδιάγραμμα.

Το Ιστόγραμμα πόρων χρησιμοποιείται ώστε να προβλεφθεί τι πόροι απαιτούνται προκειμένου να ολοκληρωθούν οι εργασίες όπως ορίζονται στο χρονοδιάγραμμα, και να συγκριθούν με τη διαθεσιμότητα των υπαρχόντων πόρων.

Ο στόχος του χρονικού προγραμματισμού ενός έργου είναι ο προσεγγιστικός προσδιορισμός της χρονικής διάρκειας, της έναρξης και της λήξης των δραστηριοτήτων,

των φάσεων και ολόκληρου του έργου.