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Archivage et stockage

Total questions: 33

Worksheet time: 17mins

Name
Class
Date
1.

Complétez la définition suivante : Archivage : Opérations d’identification, classement, conservation et __________ des documents selon les obligations légales.

a)

sécurisation

b)

numérisation

c)

destruction

d)

diffusion

2.

Complétez la définition suivante : Stockage : conservation temporaire ou permanente des données sur des supports __________ ou numériques.

a)

physiques

b)

organiques

c)

chimiques

d)

virtuels

3.

Complétez : La première étape du cycle de vie d’un document est _______.

a)

Création

b)

Archivage

c)

Suppression

d)

Consultation

4.

Quelle étape du cycle de vie d’un document vient après la création ?

a)

Archivage

b)

Utilisation

c)

Classement

d)

Élimination

5.

L’accès à l’information: L’information en tant que ressource stratégique, doit pouvoir être facilement et rapidement retrouvée. Une information peut être stockée dans le SI: Quelle(s) option(s) sont correctes?

a)

Soit dans la base de données

b)

Soit dans des fichiers

c)

Soit dans des emails

6.

Quelle est la première étape pour créer l’arborescence de l’exemple?

a)

Définir les dossiers principaux

b)

Ajouter des fichiers sans structure

c)

Ignorer la hiérarchie

d)

Créer un seul dossier pour tout

7.

Complétez : Le classement alphabétique consiste à organiser les noms des clients par ordre ________.

a)

croissant

b)

décroissant

c)

numérique

d)

aléatoire

8.

Complétez : Le classement numérique consiste à organiser les factures par ________.

a)

numéro

b)

date

c)

client

d)

montant

9.

Complétez : Le classement chronologique consiste à organiser les contrats par ________.

a)

date

b)

nom

c)

montant

d)

type

10.

Selon le plan de classement, comment nomme-t-on les factures par classement numérique ?

a)

Fact-01, Fact-02

b)

Fac-001, Fac-002

c)

F-01, F-02

d)

Num-01, Num-02

11.

Selon le plan de classement, comment nomme-t-on les factures selon un classement chronologique ?

a)

Fact-01022028, Fact-24122023

b)

Fact-ClientA, Fact-ClientB

c)

Fact-Services, Fact-Produits

d)

Fact-2023A, Fact-2023B

12.

Selon le tableau des obligations légales d'archivage, quelle est la durée de conservation des statuts et documents relatifs au fonctionnement de la société ?

a)

Sans limitation

b)

5 ans

c)

10 ans

d)

30 ans

13.

Selon le tableau des obligations légales d'archivage, quelle est la durée de conservation des documents relatifs à l'acquisition de l'actif professionnel (immeuble, mobilier, matériel...), titres de propriété de brevet ou de licence, fiches individuelles de répartition de la participation et de l'intéressement ?

a)

30 ans

b)

10 ans

c)

5 ans

d)

50 ans

14.

Selon le tableau des obligations légales d'archivage, quelle est la durée de conservation des documents comptables (livres, registres...) et justificatifs, contrats ?

a)

10 ans

b)

3 ans

c)

5 ans

d)

20 ans

15.

Selon le tableau des obligations légales d'archivage, quelle est la durée de conservation des documents sociaux ?

a)

3 à 5 ans

b)

1 an

c)

10 ans

d)

20 ans

16.

Selon le tableau des obligations légales d'archivage, quelle est la durée de conservation du livre de paie, registre du personnel, doubles des feuilles de paie ?

a)

5 ans

b)

1 an

c)

10 ans

d)

3 ans

17.

Selon le tableau des obligations légales d'archivage, quelle est la durée de conservation des déclarations fiscales + année en cours ?

a)

3 ans

b)

1 an

c)

5 ans

d)

10 ans

18.

Expliquez en quoi l'archivage permet d'alléger les fonds documentaires selon le texte ci-dessous :

a)

L’archivage permet d’alléger les fonds documentaires en retirant les documents qui ne sont plus actifs, ce qui facilite la recherche sans perte de performance.

b)

L’archivage augmente la quantité de documents disponibles, rendant la recherche plus complexe.

c)

L’archivage consiste à dupliquer tous les documents pour éviter leur perte, ce qui alourdit les fonds.

d)

L’archivage permet de conserver uniquement les documents les plus anciens, en supprimant les récents.

19.

Pourquoi est-il important de préserver un patrimoine informationnel selon le texte ci-dessous ?

a)

Il est important de préserver un patrimoine informationnel pour sauvegarder les droits de la PME et produire des preuves en cas de litige devant les tribunaux.

b)

Pour augmenter le chiffre d'affaires de la PME sans contraintes légales.

c)

Pour faciliter la communication entre les employés uniquement.

d)

Pour réduire le nombre de documents archivés dans l'entreprise.

20.

Selon le texte, que doivent faire les entreprises avec les documents dont le délai légal est expiré ?

a)

Les conserver

b)

Les détruire

c)

Les numériser

d)

Les vendre

21.

Il est interdit de conserver des documents au-delà de la durée légale.

a)

Vrai

b)

Faux

22.

Quelle norme garantit l’archivage électronique selon le texte ?

a)

NF Z42-013

b)

ISO 9001

c)

NF EN 62304

d)

ISO 27001

23.

Selon le texte, une PME peut opter pour un archivage en interne ou faire appel à quels types de prestataires ?

a)

Des entreprises de transport

b)

Des tiers-archiveurs

c)

Des sociétés de nettoyage

d)

Des banques

24.

Quel est l'avantage proposé par les ESN selon le texte ?

a)

Elles offrent une expertise spécialisée.

b)

Elles proposent des produits alimentaires.

c)

Elles organisent des événements sportifs.

d)

Elles vendent des vêtements.

25.

Complétez : Les archives utilisées quotidiennement sont appelées _________.

a)

archives courantes

b)

archives intermédiaires

c)

archives définitives

d)

archives mortes

26.

Complétez : Les archives conservées pour raisons administratives sont appelées _________.

a)

archives intermédiaires

b)

archives définitives

c)

archives courantes

d)

archives privées

27.

Complétez : Les archives ayant une valeur historique ou légale sont appelées _________.

a)

archives définitives

b)

archives courantes

c)

archives intermédiaires

d)

archives temporaires

28.

La gestion électronique de documents permet de faciliter la recherche, la consultation, la gestion et le stockage des documents.

a)

Vrai

b)

Faux

29.

Selon le texte, quels sont les différents formats sous lesquels les documents peuvent être créés ?

a)

A) Texte, feuilles de calcul, images, vidéos

b)

B) Papier uniquement

c)

C) Audio et vidéo uniquement

d)

D) Aucun format

30.

Quel format est plus adapté aux documents volumineux et plus universel selon le texte ?

a)

TIFF

b)

JPG

c)

PNG

d)

PDF

31.

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est :

a)

une technologie permettant de convertir des images de texte en texte éditable.

b)

une méthode pour améliorer la qualité des images.

c)

un logiciel de traduction automatique.

d)

une technique de compression d’images.

32.

Vrai ou Faux : Tous les employés d’une entreprise ont les mêmes droits sur tous les documents dans la GED.

a)

Vrai

b)

Faux

33.

Quel est l'avantage principal de la GED pour les salariés ?

a)

A) Ils peuvent seulement consulter les documents

b)

B) Ils peuvent rechercher, consulter, modifier ou supprimer les documents selon leurs droits

c)

C) Ils peuvent uniquement supprimer les documents

d)

D) Ils ne peuvent pas accéder aux documents