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WorksheetsTema 1 — Gestión documental y archivos
Total questions: 84
Worksheet time: 42mins
¿Cuál es la principal diferencia entre un archivo público y un archivo privado?
La cantidad de documentos que contienen
La accesibilidad de los documentos
La afiliación del organismo que produce la documentación
El formato en el que se almacenan
¿Cuál de los siguientes criterios NO es un principio fundamental de la catalogación por temas?
Identificar el tema del documento
Asignar un número de identificación aleatorio
Sintetizar el contenido en un signo
Organizar los signos en un lenguaje de recuperación de información
¿Cuál es la estructura principal de la Clasificación Decimal Universal?
Siete niveles de organización
Un sistema de código binario
Nueve tablas principales organizadas alfabéticamente
Un esquema basado en colores y etiquetas
¿Cuál de los siguientes es un objetivo fundamental de la gestión documental?
Garantizar que todos los documentos sean accesibles para cualquier persona
Eliminar los documentos más antiguos cada seis meses
Garantizar la preservación, integridad y acceso restringido a los documentos
Digitalizar todos los documentos sin ninguna clasificación previa
¿Qué función cumple un índice de archivos?
Duplica información para facilitar su consulta
Evita la eliminación de documentos obsoletos
Permite localizar documentos y evitar duplicados
Reduce el espacio de almacenamiento sin clasificar documentos
¿Qué elemento es esencial en un manual de ayuda para la gestión documental?
Incluir solo texto sin imágenes para evitar confusiones
Permitir el acceso solo al personal administrativo
Explicar claramente los procedimientos de búsqueda y organización
Utilizar lenguaje técnico complicado para una mayor precisión
¿Cuál de los siguientes NO es un elemento físico común en la gestión de archivos?
Bandejas de clasificación
Portacarpetas extraíble
Separadores
Memoria RAM
¿Cuál es el primer paso en el proceso de escaneo de documentos?
Convertir el documento a formato PDF
Recopilar la información para cambiar el formato
Guardar el documento en la nube
Verificar la autenticidad del documento
¿Cuál de las siguientes NO es una ventaja de escanear documentos?
Reducción del deterioro físico
Accesibilidad desde cualquier dispositivo
Aumento de los costes de almacenamiento físico
Mayor seguridad en la gestión documental
¿Qué se debe hacer para garantizar la seguridad en el acceso a los documentos digitales?
Permitir el acceso a cualquier usuario sin restricciones
Eliminar documentos antiguos sin respaldo
Usar contraseñas y establecer niveles de autorización de acceso
Guardar documentos solo en dispositivos personales
¿Cuál es la finalidad de una hoja de incidencias en la gestión documental?
Registrar los problemas que surgen durante la consulta de documentos
Eliminar automáticamente documentos innecesarios
Evitar que los empleados accedan a determinados archivos
Reemplazar el manual de usuario en la empresa
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de archivos?
Evitar la creación de documentos
Acceder y preservar la información de manera adecuada
Eliminar documentos innecesarios
Impedir el acceso de los usuarios
¿Qué se debe hacer al modificar información en un sistema de archivos?
Actualizar todo el sistema de archivos
Eliminar archivos antiguos
Cambiar la contraseña del usuario
Desconectar el servidor
¿Cuál es la función principal de un sistema operativo?
Clasificar documentos
Administrar archivos y recursos del sistema
Proteger contra virus
Copiar archivos automáticamente
El "Sistema de archivos" dentro de un sistema operativo es responsable de:
Gestionar la estructura y organización de los archivos
Eliminar documentos duplicados
Instalar programas automáticamente
Crear carpetas protegidas
¿Cuántos niveles de protección existen en la gestión de ficheros según el Real Decreto 1720/2007?
Uno
Dos
Tres
Cuatro
El nivel básico de protección es obligatorio para:
Cualquier fichero que contenga datos personales
Sólo archivos de empresas privadas
Documentos administrativos
Datos médicos
Una de las principales medidas de seguridad en la gestión documental es:
Cifrado de datos
Uso de antivirus
Bloqueo de computadoras
Uso de papel reciclado
El cifrado de datos permite:
Que cualquier usuario pueda acceder a la información
Proteger la información de accesos no autorizados
Copiar archivos más rápido
Hacer que la información sea visible para todos
¿Qué se debe hacer si se detecta acceso no autorizado a un archivo?
Bloquear el acceso y reportarlo
Borrar todos los datos
Ignorarlo si no sucede
Reiniciar el sistema operativo
¿Qué es la transferencia segura de documentos?
Utilizar protocolos que eviten la manipulación no autorizada
Enviar documentos por correo sin cifrar
Imprimir copias adicionales
Guardar documentos en memorias USB públicas
¿Qué necesitan los usuarios para acceder a bases de datos automatizadas?
Un permiso especial otorgado por la administración
Una conexión a Internet
Claves de acceso
Una autorización notarial
¿Por qué es importante actualizar constantemente los archivos?
Evitar la duplicación de documentos
Mejorar la seguridad informática
Facilitar la recuperación de la información
Reducir el consumo de espacio en disco
¿Qué técnica garantiza la confidencialidad de los datos en tránsito?
Cifrado
Copia de seguridad
Eliminar archivos
Crear duplicados
¿Cuál es el propósito del registro de acceso?
Guardar copias de seguridad
Controlar quién accede a la información
Evitar la entrada de virus
Bloquear archivos antiguos
¿Qué regla se recomienda seguir para la catalogación de obras antiguas?
ISO 9001
ISBD
MARC 21
RDA
¿Dónde deben almacenarse los documentos físicos con datos personales?
En cualquier armario
En lugares protegidos con llave
En cajas abiertas al público
Sobre una mesa de trabajo
¿Qué significa “autenticación de usuario”?
Verificar la identidad del usuario
Proteger archivos con contraseñas
Crear nuevos usuarios
Bloquear accesos no autorizados
¿Quién puede conceder autorizaciones de acceso a archivos protegidos?
Cualquier usuario
El responsable del fichero
El departamento de marketing
Un técnico informático externo
¿Qué documento puede utilizar un ciudadano para solicitar acceso a información protegida?
Un formulario disponible en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos
Una carta escrita a mano
Una llamada telefónica
Una solicitud verbal
¿Qué es un archivo?
Un conjunto de documentos organizados y conservados
Solo el lugar físico donde se guardan los documentos
Un documento aislado dentro de una empresa
Un programa informático para la gestión de documentos
¿Cuál es la finalidad de un archivo desde un punto de vista legal?
Proteger la información de la competencia
Conservar los documentos por el tiempo que establezca la ley
Garantizar la eficiencia operativa de la empresa
Ahorrar espacio de oficina
¿Qué tipo de archivo se encuentra disperso en los departamentos de una empresa?
Archivo centralizado
Archivo descentralizado
Archivo inactivo
Archivo semiactivo
¿Cuál es la principal ventaja de un archivo centralizado?
Evita la burocracia en la gestión documental
Reduce la pérdida de documentos al tener un solo responsable
Reduce el tiempo de búsqueda de documentos
Elimina la necesidad de un sistema de clasificación
¿Cuál es una desventaja de un archivo descentralizado?
Incrementa los costos generales de gestión
Genera mayor burocracia en la solicitud de documentos
Centraliza el acceso a la información
Hace menos accesibles los documentos
¿Qué características debe cumplir un sistema de archivo eficiente?
Ser costoso pero seguro
No permitir el borrado de documentos
Permitir la recuperación rápida de la información
No estar regulado por normas
¿Qué es un archivo activo?
Un archivo donde se guardan documentos obsoletos
Un archivo con documentos en uso constante
Un archivo accesible solo para la dirección
Un archivo que se consulta esporádicamente
¿Qué es el expurgo de documentos?
La eliminación de documentos innecesarios o caducados
La reorganización de documentos en un archivo
La digitalización de documentos
La creación de nuevos documentos en la empresa
Durante cuánto tiempo deben conservarse los libros oficiales de una empresa según el Código de Comercio?
3 años
6 años
10 años
15 años
Qué tipo de archivo se almacena en medios como el microfilm?
Archivo físico
Archivo digital
Archivo electrónico
Archivo documental
Cuál es la ventaja de un archivo digital sobre uno físico?
Es más económico en todos los aspectos
No requiere mantenimiento
Permite un acceso más rápido y seguro a los documentos
No requiere medidas de seguridad
Qué significa clasificar documentos en un archivo?
Separarlos en grupos según su tipo o contenido
Ordenarlos solo cronológicamente
Guardarlos sin criterio
Eliminar los innecesarios
En qué caso es más recomendable el método de clasificación geográfica?
Para facturas numeradas
Para clientes de diferentes áreas
Para expedientes con fechas específicas
Para documentos de un solo departamento
Qué se debe hacer al extraer un documento del archivo?
No dejar ningún registro
Informar solo al responsable
Dejar un aviso con los datos del documento y su destino
Extraerlo sin seguimiento
Qué es la codificación de documentos?
Asignarles un código de identificación según su tipo
Ordenar los documentos sin establecer categorías
Clasificar los documentos en función de su contenido
Destruir los documentos innecesarios
Cuál es una ventaja de archivar en papel?
Ocupa menos espacio
Es más fácil de transportar
Es menos vulnerable a ataques cibernéticos
No requiere mantenimiento
Cuál es una desventaja de los archivos digitales?
Son más difíciles de organizar
No se pueden proteger con contraseñas
Se pueden alterar más fácilmente sin medidas de seguridad
No permiten realizar copias de seguridad
Qué documento debe conservarse de forma permanente?
Facturas con más de 10 años de antigüedad
Documentos de propiedad de activos de la empresa
Recibos de compra de papelería
Nóminas de empleados vigentes
Qué se debe hacer con los documentos obsoletos que contienen información sensible?
Conservarlos indefinidamente
Tirarlos a la basura sin ningún procedimiento
Destruirlos con máquinas especiales o mediante una empresa especializada
Almacenarlos en un archivo inactivo
Cuál es el objetivo principal de un fichero en una empresa?
Almacenar los documentos sin organización
Reducir al mínimo el espacio de almacenamiento
Garantizar la rápida localización y conservación de los documentos importantes
Eliminar periódicamente los documentos obsoletos
Cuál es la palabra ordinal en la clasificación alfabética de nombres de personas?
El segundo apellido
El primer apellido
El primer nombre
La profesión
Si dos personas tienen el mismo nombre, qué criterio se utiliza para clasificarlas?
Se ordenan por su nombre
Se ordenan por fecha de nacimiento
Se utiliza el segundo apellido
Se ordenan por profesión
Qué pasa con los títulos nobiliarios, militares o religiosos en la clasificación alfabética?
Se consideran parte del nombre
No se toman en cuenta
Se colocan antes del nombre
Se ordenan al final de la lista
Cómo se clasifican los sustantivos con preposiciones, artículos o contracciones (como “de”, “del”, “de la”)?
Se eliminan y no se consideran en la clasificación
Se toman en cuenta en la clasificación
Se colocan al final del nombre
Se escriben en mayúsculas
Cómo se consideran los apellidos compuestos con guion?
Se ordenan por separado
Se consideran como un solo apellido
Se eliminan los guiones y se ordenan alfabéticamente
Se ignoran en la clasificación
Cómo se forman los nombres extranjeros con partículas como “Du”, “Van” o “Mac”?
Se consideran parte del apellido
Se eliminan
Se colocan después del sustantivo
Se ignoran
En los nombres de empresas, qué palabra se utiliza para la clasificación?
La actividad de la empresa
El nombre de la empresa
La dirección de la empresa
El fundador de la empresa
Si una empresa tiene “Hijos de...” o “Sobrinos de...” en su nombre, qué se hace en la clasificación?
Estas palabras se ignoran
Se ordenan como parte del nombre
Se colocan al final del nombre
Se escriben en mayúsculas
Cómo se organizan los organismos oficiales y los bancos?
Según la actividad que realizan
Según su nombre genérico
Por la fecha de fundación
Por su ubicación geográfica
Cómo se clasifican las empresas extranjeras?
Por su actividad económica
Por la primera palabra de su denominación social
Por el país de origen
Por el año de fundación
Si el nombre de una empresa comienza con un artículo (El, La, Los, Las), qué sucede?
El artículo se ignora
Se mantiene como parte del nombre
Se coloca al final del nombre
Se escribe en mayúsculas
En la clasificación numérica, cómo se asignan los números a los documentos?
De forma aleatoria
Según el orden de emisión, llegada o envío
Por el tamaño del documento
Según la importancia del documento
En la ordenación alfanumérica, cómo se ordenan los documentos si el código comienza con números?
Primero numéricamente y luego alfabéticamente
Primero alfabéticamente y luego numéricamente
Aleatoriamente
Según el criterio de la empresa
En la clasificación geográfica, qué criterio se utiliza para ordenar los documentos?
Orden alfabético de países
Zona geográfica (país, provincia, municipio, calle, etc.)
Tamaño de la ciudad
Idioma
Cuál es la recomendación para mantener un archivo físico organizado?
Dejar todos los documentos en un solo lugar sin clasificar
Utilizar carpetas, cajas y muebles adecuados
No etiquetar los documentos
Mezclar documentos en proceso con documentos archivados
Cuál es la principal ventaja de una oficina sin papel (oficina electrónica)?
Mayor consumo de papel
Mayor uso de carpetas físicas
Agilización y seguridad en los procesos de trabajo
Mayor acumulación de documentos
Cuál de los siguientes sistemas permite convertir documentos físicos en archivos digitales?
Estanterías modulares
Archivadores cronológicos
Escáneres de oficina
Carpetas colgantes
Qué sistema permite el procesamiento y almacenamiento electrónico de documentos de oficina?
Carpetas colgantes
Bases de datos
Carpetas de anillas
Archivadores físicos
Qué es un sistema operativo?
Un programa que organiza archivos electrónicos
Un conjunto de programas que administra los recursos de la computadora
Un dispositivo físico que almacena documentos
Un software que se utiliza solo para gráficos
Cuál de las siguientes es una característica básica de un sistema operativo?
Capacidad de ejecutar tareas en segundo plano
Capacidad para crear archivos de imagen
Capacidad para gestionar únicamente impresoras
Capacidad para programar en diferentes lenguajes
Qué significa que un sistema operativo sea multitarea?
Que sólo pueda ejecutar una tarea a la vez
Que permite ejecutar múltiples tareas al mismo tiempo
Que sólo sea compatible con aplicaciones gráficas
Que tenga una interfaz gráfica muy avanzada
Qué es un sistema operativo multiplataforma?
Que sólo puede ejecutarse en plataformas específicas
Que puede ejecutarse en diferentes tipos de dispositivos
Que sólo funciona en servidores
Que está limitado a una única arquitectura de hardware
Cuál es la principal ventaja de utilizar sistemas operativos basados en UNIX o Linux?
Son sistemas de pago
Tienen gran cantidad de aplicaciones gráficas
Son sistemas de código abierto y muy flexibles
Sólo son compatibles con hardware específico
Qué tipo de conexión utiliza un cable coaxial?
Medios no guiados
Medios guiados
Fibra óptica
Radiofrecuencia
Qué tipo de conexión utiliza cables de par trenzado para reducir la diafonía?
Cable coaxial
Cable de par trenzado
Fibra óptica
Red de microondas
Qué es una base de datos?
Un conjunto de documentos electrónicos
Un conjunto de datos organizados de forma estructurada
Un software que permite visualizar imágenes
Ninguna de las anteriores
¿Cuál de las siguientes es una de las principales funciones de una base de datos?
Recuperar datos
Crear imágenes
Descargar archivos
Diseño gráfico
¿Qué paso se sigue después de determinar el propósito de la base de datos?
Encontrar y organizar la información necesaria
Crear un informe
Analizar los datos
Información de importación
¿Qué es una tabla en una base de datos?
Un campo que almacena una pieza de información
Un conjunto de registros relacionados entre sí
Un archivo de texto externo
Una función para ordenar los datos
¿Qué es una clave principal en una base de datos?
Una columna que se utiliza para identificar de forma única cada registro
Un campo que almacena valores nulos
Un tipo de consulta avanzada
Un dato duplicado en una tabla
¿Qué paso implica dividir la información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos?
Especificar claves primarias
Dividir la información en tablas
Ajustar el diseño
Definir relaciones entre tablas
¿Qué acción se realiza al crear relaciones entre tablas?
Definir el campo de búsqueda
Establecer cómo los datos de una tabla se conectan con los datos de otras tablas
Crear un informe de análisis
Ordenar datos en una tabla
¿Cuál es la relación entre tablas en una base de datos?
Un enlace que conecta dos tablas usando claves primarias
Un tipo de campo en una tabla
Un valor duplicado en varias tablas
Un tipo de consulta
¿Cuál es el objetivo de ajustar el diseño de una base de datos?
Hacer copias de seguridad
Corregir errores y optimizar el rendimiento de la base de datos
Crear informes detallados
Importar datos externos
