Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nota Dinas

Laporan Pertanggungjawaban

Jumlah staf yang paling sedikit

Pemetaan prioritas kegiatan dan ketersediaan sarana

Keinginan pimpinan secara subjektif

Estimasi biaya yang paling murah

Menghilangkan semua jenis pekerjaan

Menentukan langkah mitigasi jika terjadi kendala

Mengurangi jumlah pegawai yang bertugas

Mempercepat durasi layanan tanpa prosedur

Daftar Inventaris Barang

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)

Laporan Penjualan

Struktur Organisasi

Mencari barang dengan harga termurah

Menjamin efektivitas dan ketahanan alat saat operasional

Memperumit proses pengadaan

Mengikuti tren pasar semata

Menghitung jumlah jam istirahat pegawai

Menentukan jumlah personel yang dibutuhkan berdasarkan volume pekerjaan

Membagi tugas hanya kepada pegawai senior

Mengurangi beban kerja agar pegawai tidak lelah

Nama petugas dan besaran gaji

Tahapan kegiatan, waktu pelaksanaan, dan penanggung jawab

Daftar tamu undangan

Lokasi wisata terdekat kantor

Menambah jam kerja pegawai

Memastikan alat berfungsi normal dan meminimalisir risiko kegagalan

Menghabiskan stok listrik kantor

Formalitas administrasi saja

Terjadi kecelakaan kerja

Bersamaan dengan penyusunan rencana operasional

Setelah kegiatan selesai dilaksanakan

Saat diminta oleh auditor saja

Membaca koran harian

Observasi lapangan dan wawancara pengguna layanan

Mengandalkan asumsi pribadi

Menunggu instruksi dari instansi lain

Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Nota Kesepahaman

Pakta Integritas

Surat Perintah Perjalanan Dinas

Dapat disusun secara tertutup

Dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dan administratif

Tidak boleh diubah dalam keadaan darurat

Hanya boleh diketahui oleh pimpinan tertinggi

Memberi tekanan psikologis pada staf

Mengukur efektivitas dan ketepatan waktu penyelesaian layanan

Memperpendek waktu istirahat

Menambah biaya lembur

Kebijakan regulasi terbaru dari pemerintah pusat

Warna cat ruang kantor

Hobi pribadi kepala unit

Merek kendaraan dinas

Menciptakan persaingan antar unit

Menghindari duplikasi tugas dan pemborosan sumber daya

Menambah jumlah rapat harian

Menentukan unit mana yang paling berkuasa

Subjektif dan panjang lebar

Sistematis, jelas, dan berbasis data

Menggunakan bahasa kiasan

Hanya berisi grafik tanpa penjelasan

Agar bisa menjadi pedagang barang kantor

Agar proses persiapan sarana sesuai dengan koridor hukum yang berlaku

Untuk mencari celah anggaran

Untuk menunda-nunda proses persiapan

Pergantian warna seragam

Perubahan kebijakan atau kondisi darurat di lapangan

Keinginan untuk menambah jam kerja

Perubahan cuaca harian

Buku tamu

Daftar periksa (checklist) sarana dan prasarana

Kartu absensi

Laporan keuangan tahunan

Daftar hadir pegawai secara bulanan

Kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman layanan

Anggaran makan dan minum rapat

Jenis kendaraan operasional yang tersedia

Setelah layanan selesai total

Bersamaan dengan tahap perencanaan

Saat terjadi komplain pelanggan

Hanya jika ada audit eksternal

Meja dan kursi kantor

Alat Tulis Kantor (ATK) dan kertas printer

Komputer dan server

Gedung pelayanan

Menentukan siapa yang akan mendapat bonus

Menyamakan persepsi mengenai target dan alur kerja

Memperlama waktu pengerjaan tugas

Melakukan perdebatan antar divisi

Data yang diambil dari dekade lalu

Data terbaru yang mencerminkan kondisi terkini

Data hasil imajinasi tim perencana

Data yang disembunyikan dari publik

Mengubah bentuk fisik alat

Memastikan akurasi hasil pengukuran sesuai standar

Mempercantik tampilan alat

Memperpendek usia pakai alat

Membatalkan seluruh rencana layanan

Melakukan penyesuaian skala prioritas atau efisiensi biaya

Meminjam dana pribadi pegawai

Melakukan manipulasi laporan keuangan

Memberikan hiasan pada dinding kantor

Memberikan kejelasan tahapan bagi petugas dan pengguna layanan

Menyembunyikan prosedur yang sulit

Menambah beban biaya cetak

Man, Money, Material, Machine, Method

Makan, Minum, Main, Mobil, Motor

Murah, Meriah, Mewah, Mudah, Mantap

Masuk, Makan, Musyawarah, Mundur, Macet

Kedekatan dengan rumah pejabat

Aksesibilitas bagi masyarakat/pengguna layanan

Lokasi yang paling tersembunyi

Harga lahan yang paling mahal

Rencana anggaran belanja tambahan

Rencana cadangan jika rencana

Rencana anggaran belanja tambahan

Rencana cadangan jika rencana utama gagal dilaksanakan

Rencana liburan bersama staf

Rencana pemberhentian pegawai

Membebani memori komputer

Menyediakan basis data yang valid untuk pengambilan keputusan

Menjual data kepada pihak ketiga

Mengarsipkan dokumen yang sudah rusak

Penjualan kembali alat tersebut

Orientasi atau pelatihan pengoperasian alat

Penyimpanan permanen di gudang

Modifikasi mesin tanpa panduan

Semua pihak yang terlibat mendapatkan dukungan dan informasi yang tepat

Bisa meminta sumbangan kepada pihak luar

Mengetahui siapa yang bisa disalahkan jika gagal

Membatasi jumlah orang yang tahu rencana layanan

Hanya disusun oleh pimpinan

Melibatkan masukan dari berbagai lini staf dan unit terkait

Disusun oleh pihak ketiga secara penuh

Mengikuti tren di media sosial saja

Persyaratan dan prosedur

Biaya dan waktu penyelesaian

Jumlah kekayaan petugas layanan

Kompetensi pelaksana

Alat sudah rusak total

Secara berkala sebelum terjadi kerusakan (pencegahan)

Saat ada anggaran sisa di akhir tahun

Jika diperintah oleh inspektorat

Surat Cinta

Laporan Analisis atau Executive Summary

Kuitansi kosong

Catatan harian pribadi

Semua petugas memiliki paspor

Seluruh prosedur memiliki landasan hukum atau dasar regulasi

Gedung memiliki warna yang sah

Nama layanan menggunakan bahasa asing

Pengarsipan rencana di gudang

Pengesahan atau penandatanganan dokumen rencana oleh pimpinan

Pembatalan rencana secara mendadak

Pengumuman di media massa tanpa izin

Menentukan harga surat

Memudahkan pelacakan dan pengendalian surat

Menghias sampul surat

Mengetahui berat dokumen

Mengurangi biaya listrik

Meningkatkan kenyamanan dan produktivitas kerja

Menjauhkan petugas dari masyarakat

Menambah jumlah pajangan kantor

Dokumen baru saja dicetak

Dokumen masih digunakan secara aktif dalam operasional

Dokumen sudah berusia di atas 50 tahun

Dokumen sudah tidak memiliki nilai guna

Menghabiskan kertas catatan

Menjamin akurasi data antara fisik barang dan catatan administratif

Membuat dua laporan yang berbeda

Menipu auditor internal

Berbicara dengan nada tinggi agar terdengar jelas

Menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dimengerti

Menggunakan istilah teknis yang sulit dipahami

Membisikkan informasi agar rahasia terjaga

Membuang berkas tersebut ke tempat sampah

Menginformasikan kekurangan secara santun dan meminta pemenuhan syarat

Memprosesnya saja agar cepat selesai

Meminta biaya tambahan untuk melengkapi berkas

Catatan riwayat hidup pegawai

Bukti serah terima pengiriman dokumen atau barang

Daftar menu makanan kantor

Buku untuk menggambar bagan

Pemborosan anggaran

Budaya kerja ramah lingkungan dan penghematan biaya

Ketentuan yang tidak wajib diikuti

Tugas petugas kebersihan saja

Setiap kali ada keinginan staf

Secara berkala untuk mencocokkan stok fisik dengan catatan

Hanya saat kantor akan pindah lokasi

Saat barang sudah hilang semua

Popularitas instansi meningkat

Penyalahgunaan informasi pribadi oleh pihak tidak bertanggung jawab

Pegawai menjadi rajin bekerja

Proses administrasi menjadi terlalu cepat

Menambah beban kerja pegawai

Meningkatkan kecepatan, transparansi, dan akurasi data

Menghilangkan fungsi interaksi manusia sepenuhnya

Membeli perangkat komputer baru setiap bulan

Memulangkan semua pengunjung

Mengaktifkan prosedur layanan manual atau menggunakan cadangan daya (UPS/Genset)

Menunggu hingga lampu menyala tanpa koordinasi

Menyalahkan perusahaan listrik secara terbuka

Coretan yang tidak bermakna

Petunjuk atau instruksi tindak lanjut bagi bawahan

Tanda tangan untuk penggajian

Pengumuman hari libur

Petugas keamanan saja

Seluruh personel yang bertugas di unit tersebut

Masyarakat yang berkunjung

Instansi di luar pemerintahan

Opini pribadi petugas

Fakta dan realisasi kegiatan yang terjadi

Harapan pimpinan di masa depan

Gosip yang beredar di kantor

Ditandatangani oleh pejabat eselon

Nilai transaksi memenuhi batasan nominal sesuai regulasi perpajakan

Kertasnya berwarna putih

Digunakan untuk pembelian makanan ringan

Atasan dan bawahan langsung

Pejabat atau staf yang setingkat/sejajar

Instansi pemerintah dan perusahaan swasta asing

Pegawai lama dan pegawai baru saja

Pengiriman lewat kurir

Pembuatan draf atau konsep surat

Penandatanganan oleh pimpinan

Pemberian stempel instansi

Petugas tidak memiliki waktu istirahat

Kepastian layanan bagi masyarakat atau pengguna

Anggaran kantor cepat habis

Jumlah pegawai terus ditambah

Semua dokumen boleh dicuri

Proses dan prosedur dapat diakses serta diketahui oleh pihak berkepentingan

Kantor menggunakan di

Semua dokumen boleh dicuri

Proses dan prosedur dapat diakses serta diketahui oleh pihak berkepentingan

Kantor menggunakan dinding kaca tembus pandang

Pegawai tidak perlu menggunakan seragam

Bahan untuk media sosial pribadi

Bukti fisik pelaksanaan kegiatan (pertanggungjawaban visual)

Mengurangi memori kamera

Syarat untuk kenaikan gaji otomatis

Penghapusan aset

Inventarisasi aset

Pengadaan aset baru

Pelelangan aset

Hiasan agar dokumen terlihat berwarna

Tanda keabsahan dan formalitas hukum dokumen

Penanda bahwa dokumen sudah lama

Syarat agar dokumen bisa difotokopi

Menyimpannya untuk kepentingan pribadi

Melaporkan dan mengamankan barang tersebut sesuai prosedur "lost and found"

Membuangnya karena dianggap sampah

Menjualnya untuk menambah kas kantor

Kesalahan dalam pengambilan keputusan atau kerugian finansial

Komputer menjadi lambat

Petugas menjadi terlalu pintar

Hari libur yang berkurang

Membedakan antar kementerian

Menciptakan keseragaman dan ketertiban administrasi persuratan

Menambah beban belajar pegawai baru

Menggunakan font tulisan yang paling mahal

Merasakan apa yang dirasakan pengguna layanan dan memberi perhatian tulus

Marah bersama pengguna layanan

Memberikan uang pribadi kepada pengguna

Menangis saat melayani

Atas meja kerja agar mudah terlihat

Lemari berkas terkunci dengan akses terbatas (security file)

Perpustakaan umum

Area parkir kantor

Bahan obrolan saat makan siang

Rekam jejak aktivitas harian sebagai dasar penyusunan laporan bulanan

Syarat untuk pulang lebih awal

Mengetahui siapa yang paling rajin bergosip

Datang ke kantor hanya saat ada pimpinan

Kesesuaian antara tindakan dengan aturan, etika, dan prinsip moral

Kemampuan bekerja paling cepat meskipun salah

Keinginan untuk mendapatkan pujian terus-menerus

Keperluan foto profil

Identitas resmi dan profesionalisme dalam memberikan layanan

Membedakan kasta ekonomi pegawai

Mengikuti lomba busana kantor

Meminta maaf dan mendengarkan keluhan secara seksama

Langsung membela diri

Menyuruh pengunjung pulang

Mengancam balik pengunjung

Tanggal dokumen dibuat

Nama orang, organisasi, atau wilayah secara urutan huruf

Besaran nilai uang dalam dokumen

Warna sampul berkas

Menghapus data lama

Melindungi data dari kehilangan akibat kerusakan sistem atau serangan siber

Memenuhi kapasitas hardisk

Memperlambat kinerja server

Menghabiskan jatah konsumsi

Mengevaluasi progres berjalan dan memecahkan kendala teknis segera

Mencari-cari kesalahan rekan kerja

Mengulur waktu kerja agar pulang sore

Boleh menerima sedikit uang lelah

Tidak ada toleransi sedikit pun terhadap praktik pungutan liar

Menerima uang hanya jika dipaksa masyarakat

Meminta uang untuk biaya administrasi tidak resmi

Diselesaikan dalam waktu satu minggu

Disampaikan dan ditindaklanjuti pada kesempatan pertama atau hari yang sama

Disimpan di laci paling bawah

Dibaca bulan depan

Jadwal cuti pegawai

Perencanaan pengadaan atau penghapusan barang di masa depan

Menu kantin kantor

Lokasi rapat di luar kota

Kertas kantor menjadi tidak laku

Efisiensi ruang penyimpanan dan kemudahan akses data jarak jauh

Pegawai menjadi malas bergerak

Menambah biaya internet secara drastis

Memilih kepentingan pribadi atau golongan

Mengutamakan kepentingan publik dan aturan yang berlaku di atas kepentingan pribadi

Mengikuti siapa yang memberi bayaran lebih banyak

Mengundurkan diri tanpa alasan jelas

Integritas

Kerjasama

Komunikasi

Orientasi pada hasil

Pengembangan diri

Integritas

Mengelola perubahan

Pengambilan keputusan

Langsung melaksanakan karena takut pada atasan

Menolak dengan kasar di depan rekan kerja

Menyampaikan keberatan secara santun dengan menunjukkan aturan yang berlaku

Mengabaikan instruksi tersebut dan bekerja semau sendiri

Menentang setiap teknologi baru karena merepotkan

Mempertahankan cara lama yang sudah nyaman

Terbuka dan cepat beradaptasi dengan perubahan teknologi untuk efisiensi kerja

Menunggu perintah baru baru mau belajar

Bekerja hanya jika ada pengawasan pimpinan

Fokus pada pencapaian target kerja yang telah ditetapkan dengan kualitas tinggi

Melakukan segala cara termasuk cara ilegal demi hasil

Menyelesaikan pekerjaan sesuka hati tanpa batas waktu

Keluar dari ruangan rapat karena suasana tidak kondusif

Tetap tenang dan mencari titik temu (win-win solution) demi tujuan organisasi

Mendukung pendapat yang paling banyak pengikutnya meskipun salah

Diam saja agar tidak terlibat masalah

Meminta imbalan atas jasa yang diberikan

Memberikan layanan dengan ramah, cepat, dan tidak diskriminatif

Memprioritaskan kerabat dekat dalam antrean layanan

Melayani m

Meminta imbalan atas jasa yang diberikan

Memberikan layanan dengan ramah, cepat, dan tidak diskriminatif

Memprioritaskan kerabat dekat dalam antrean layanan

Melayani masyarakat hanya pada jam tertentu saja

Membentuk kelompok berdasarkan suku yang sama

Mempromosikan toleransi dan menghargai perbedaan latar belakang rekan kerja

Menganggap budaya sendiri paling unggul

Menghindari interaksi dengan rekan yang berbeda agama

Menyembunyikan ilmu agar tidak tersaingi

Aktif mengikuti pelatihan dan berbagi pengetahuan kepada rekan kerja

Menunggu dipanggil untuk seminar saja

Menuntut kenaikan gaji sebelum belajar hal baru

Integritas

Komunikasi/Negosiasi

Kerjasama

Pengambilan keputusan

Menyuruhnya segera mengundurkan diri

Memberikan dukungan moral dan membantu mencarikan solusi beban kerjanya sementara

Melaporkannya agar segera diberi sanksi

Mengabaikannya karena itu urusan pribadi

Perasaan suka atau tidak suka

Analisis data yang akurat dan pertimbangan dampak risiko

Suara terbanyak tanpa melihat aturan

Tebak-tebakan agar cepat selesai

Ikut berkampanye di media sosial

Tidak memihak pada kepentingan politik mana pun dalam menjalankan tugas

Mendukung calon yang menjanjikan kenaikan jabatan

Menggunakan fasilitas kantor untuk kegiatan partai

Berubah-ubah sikap sesuai kepentingan

Selarasnya antara perkataan dan perbuatan dalam situasi apa pun

Selalu datang terlambat namun pulang tepat waktu

Mengikuti pendapat pimpinan meskipun salah

Mencari siapa yang paling salah

Menciptakan suasana kerja yang harmonis dan produktif kembali

Memperpanjang masalah agar tidak perlu bekerja

Memecat pegawai yang terlibat konflik

Meningkatkan kreativitas

Merusak integrasi dan kerjasama tim

Membuat kerja menjadi lebih cepat

Menarik perhatian pimpinan

Merasa sakit hati dan melakukan aksi mogok kerja

Menjadikan kritik sebagai bahan evaluasi untuk memperbaiki kinerja

Membalas dengan mengkritik balik kesalahan orang tersebut

Berhenti berkomunikasi dengan orang yang mengkritik

Menambah prosedur agar terlihat rumit

Memastikan semua bagian bergerak searah menuju target organisasi

Mengurangi jumlah pegawai yang bertugas

Menentukan siapa yang berhak atas pujian

Sangat panjang dan menggunakan istilah asing

Dapat diterima dan dipahami oleh penerima pesan dengan tepat

Hanya dipahami oleh kalangan terbatas

Disampaikan dengan nada memerintah terus-menerus

Mengelola perubahan

Integritas dan profesionalisme

Pengembangan diri

Pengambilan keputusan

Mengelola perubahan

Integritas dan profesionalisme

Pengembangan diri

Pengambilan keputusan

Memerintah semua anggota tanpa mendengar masukan

Membangun komunikasi dan pembagian tugas sesuai keahlian anggota

Melakukan semua pekerjaan sendiri agar hasilnya bagus

Membiarkan anggota bekerja tanpa arahan

Manajerial

Sosial Kultural

Teknis TIU

Administrasi

Kelengkapan fasilitas kantor saja

Pola pikir (mindset) dan kesadaran diri petugas

Besarnya tunjangan kinerja

Perintah dari pemerintah pusat semata

Emosional dan mudah marah

Tenang, fokus, dan mampu mengelola stres dengan baik

Meninggalkan pekerjaan agar tidak stres

Mengeluh di depan pengguna layanan

Sikap menghargai budaya orang lain

Sikap menganggap budaya sendiri lebih baik dari budaya orang lain

Sikap acuh tak acuh terhadap lingkungan

Sikap rajin mempelajari bahasa daerah

Ikut menikmatinya agar adil

Mengingatkannya atau melaporkan melalui saluran "whistleblowing system"

Pura-pura tidak tahu agar tidak dianggap mencampuri urusan orang

Meminta bagian sebagai uang tutup mulut

Melanggar aturan yang ada

Menyesuaikan diri dengan perubahan situasi tanpa mengorbankan target

Datang dan pulang sesuka hati

Menghindari tugas yang sulit

Mengantuk dan tidak punya pendapat

Menghargai pendapat orang lain dan terbuka terhadap masukan

Sedang memikirkan hal lain

Tidak menguasai materi rapat

Kelemahan diri

Integritas dan sportivitas

Mencari perhatian pimpinan

Ketidakmampuan bekerja

Kurangnya perangkat komputer

Resistensi atau penolakan terhadap hal-hal baru

Terlalu banyaknya anggaran

Ruang kantor yang terlalu luas

Saling menjatuhkan antar anggota

Kepercayaan (trust) dan saling mendukung (support)

Dominasi satu orang yang paling pintar

Ketakutan anggota kepada pimpinan

Mewah

Disiplin dan profesional

Hemat

Santai

Mengajukan pindah secepat mungkin

Berusaha beradaptasi dan menghormati adat istiadat setempat

Membawa budaya sendiri dan memaksa warga mengikutinya

Mengurung diri di rumah dinas saja

Kepentingan pribadi

Kepentingan masyarakat dan organisasi

Kepentingan rekan sejawat

Kepentingan vendor penyedia barang