Gestion Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

Joan Ureña Ortiz
Archivista

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¿Qué es la gestión documental?

Open Ended

¿Qué es la gestión documental?

Respuesta Corta

Gestión Documental

Son todas las funciones, procesos, actividades y acciones aplicadas a los documentos.

Es decir:

- Creación e Identificación
- Trámite
- Clasificación y Ordenación
- Descripción
- Acceso
- Evaluación
- Conservación y Preservación

¿Cuál es el propósito de la gestión documental en una organización?

Multiple Select

¿Cuál es el propósito de la gestión documental en una organización?

Selección Múltiple

• Garantizar la transparencia

• Asegurar la rendición de cuentas

• Evidenciar el desarrollo de funciones

• Agilizar la toma de decisiones

• Proteger las características de la información

Garantizar la transparencia y la rendición de cuentas de las organizaciones:

Gestionamos documentos con el fin de que sirvan como evidencia y prueba de eventos y actos realizados.

Evidenciar el desarrollo de funciones:

Gestionamos documentos con el fin de garantizar que se hayan llevado a cabo las funciones que tenemos cargo.

Agilizar la toma de decisiones:

Gestionamos documentos con el fin de que la información que contienen, pueda ser utilizada como insumo para que se ejecuten otros tipos de procesos, ya sea a nivel superior o en otra organización.

Proteger las características de la información:

Gestionamos documentos con el fin de que la información que se consigna en ellos sea auténtica, fiable, íntegra, usable, disponible, trazable y en algunos casos confidencial.

¿Cuáles son los elementos necesarios para gestionar adecuadamente los documentos?

Multiple Select

¿Cuáles son los elementos más importantes para gestionar adecuadamente los documentos en una organización?

Selección Múltiple

• Aplicar el marco normativo nacional

• Tener personal calificado

• Hacer un cambio cultural

• Obtener apoyo de los jerarcas

1) Establecer un Marco Normativo Institucional:

- Política de Gestión Documental
- Lineamientos
- Procedimientos
- Directrices

¿Qué se hace, cuándo, quién, cómo y por qué?

2) Establecer un Sistema de Clasificación

- Determine los documentos que se gestionan
- Establezca la conformación de los expedientes
- Aporte orden en los documentos que se gestionan
- Normalice la ubicación de los documentos que se gestionan

¿Qué información se tiene y dónde está?

3) Permitir la Evaluación Documental

- Determinar plazos de conservación
- Liberar espacio
- Definir cuales documentos tienen valor  
  administrativo, legal, científico y cultural

¿Cuánto tiempo se guarda qué información y por qué?

¿y despues de ese tiempo qué se hace?

4) Permitir la Gestión de Accesos

- Determinar roles y perfiles en torno a la gestión de la infromación

¿Quién puede hacer qué y por qué?

5) Implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos como aplicación informatica automatizada para realizar las actividades de gestión documental

¿Para qué sirve todo esto?

Para finalizar

¿Cuáles son los principales beneficios de una adecuada gestión documental en una organización?

Multiple Select

¿Cuáles son los principales beneficios de una adecuada gestión documental en una organización?

Selección Múltiple

• Ahorro de recursos (dinero, tiempo, espacio)

• Alcanzar el cero papel

• Eficiencia y eficacia en la ejecución de funciones

• Tener todos los documentos en soporte digital

¿Los documentos electrónicos tienen el mismo tratamiento que los físicos?

Multiple Choice

¿Los documentos electrónicos tienen el mismo tratamiento que los físicos?

Selección Única

• SI

• NO

Sin embargo...

Hay cosas que cambian en un entorno digital: como la representación de las firmas, los sellos y el foliado.

¿Qué es el Archivo Nacional?

Multiple Choice

¿Qué es el Archivo Nacional?

Selección Única

• La Institución que guarda todos los documentos públicos

• La Institución que regula todos los archivos del país

• El Ente Rector de la gestión documental y del Sistema Nacional de Archivos

• El Ente Rector de los documentos públicos

Le compete a la Dirección General de Archivo Nacional dictar las regulaciones necesarias para asegurar la gestión y conservación de los documentos, mensajes o archivos físicos y electrónicos

Preguntas

MUCHAS GRACIAS