Создание, просмотр и экспорт отчетов

Создание, просмотр и экспорт отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации из баз данных на экран, принтер или в файл.

Работать с отчетами в Access можно в четырех режимах. Выбор режима работы с отчетом определяется действиями, которые необходимо выполнить:

1. Представление отчета. Является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена.

2. Предварительный просмотр. В данном режиме отчет отображается в том виде, в каком он будет напечатан. Используется для просмотра сформированного отчета (например, перед отправкой на печать).

3. Режим макета и Конструктор. Эти режимы используются, если необходимо внести изменения в отчет, изменить его структуру либо редактировать данные.

В Access для создания отчетов можно использовать различные инструменты:

1. Отчет. Предназначен для быстрого создания отчетов. Достаточно выбрать источник данных и нажать кнопку  "Отчет".

2. Пустой отчет. Позволяет создавать отчет с нуля в режиме макета.

3. Наклейки. Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

4. Мастер отчетов. Служит для пошагового создания отчета. С его помощью можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

5. Конструктор. Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Технология работы с мастером и конструктором отчетов аналогична технологии работы с мастером и конструктором форм.

Помимо данных, извлеченных из таблиц или запросов, отчеты могут включать элементы, свойственные печатным документам.

Элементы отчета можно увидеть в режиме конструктора в виде разделов :

1. Заголовок. Располагается в верхней части только первой страницы отчета. Используется для вывода данных, которые следует напечатать один раз в начале отчета (текст заголовка отчета, дата). Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню (заголовок/примечание отчета).

2. Верхний колонтитул. Располагается в верхней части каждой страницы. Используется для вывода таких данных, как заголовки столбцов, даты или номера страниц. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в контекстном меню конструктора отчетов 'колонтитулы страницы' . Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно уменьшить его высоту до 0.

3. Область данных. Располагается между верхним и нижним колонтитулами страницы. Является обязательным разделом отчета. Содержит данные, на которых основан отчет.

4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы.

5. Примечание. Используется для вывода общих итоговых значений или подписи, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

Для создания отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать источник данных.

2. Выбрать инструмент для создания отчета.

3. Добавить поля, расположить их в нужном порядке, применить форматирование.

В отчете можно создавать вычисляемые поля. Используют вычисляемые поля для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля отчета вводят выражение. 

Выражения — это формулы, в которых ссылками являются имена полей. 

Выражения могут содержать:

имена полей, которые заключаются в квадратные скобки; операторы (арифметические, логические знаки, знаки сравнения и др.); функции (пример 4.3); константы.

Выражения могут содержать:

• имена полей, которые заключаются в квадратные скобки;

• операторы (арифметические, логические знаки, знаки сравнения и др.);

• функции;

• константы.

Данные проще анализировать, если они разделены на группы (сгруппированы). Группировка записей в отчетах выполняется по определенному полю.

Добавление в отчет группировки и сортировки и итогов  осуществляется на последнем этапе создания отчетов.

 Добавление в отчет группировки, сортировки.

В базе данных хранится информация о квартирах, выставленных на продажу. Необходимо выполнить группировку по полю, содержащему год постройки дома, чтобы иметь представление о том, квартиры в каких домах имеют один год постройки.

1. Перейти в режим конструктора.

2. Для отображения области Группировка, сортировка и итоги на вкладке Конструктор выбрать:

3. В области Группировка, сортировка и итоги для добавления группировки или сортировки нажать соответствующую кнопку:

4. Выбрать поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные:

Добавление в отчет итогов:

1. Перейти в режим макета.

2. Выделить поле, по которому необходимо выполнить вычисления.

3. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги развернуть список кнопки Итоги:

4.Выбрать требуемую функцию из списка.

В колонтитул отчета добавится текстовое поле. В качестве значения его свойства Данные задается выражение для выполнения нужных вычислений. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

По окончании создания отчета необходимо отобразить отчет в режиме предварительного просмотра. В этом режиме можно выбрать ориентацию страниц отчета и настроить количество отображаемых страниц.

Режим 

Предварительный просмотр.

Для настроек количества страниц воспользоваться инструментами группы Масштаб 

вкладки Предварительный просмотр.

Убедиться, что содержимое соответствует размеру страницы. При несоответствии (данные на одной странице отображаются только частично) изменить ориентацию страницы или отредактировать размеры и положение полей в режиме Макет.