CORE ABILITIES

CORE ABILITIES

ASAS KOMUNIKASI PEKERJAAN - KOMUNIKASI LISAN

KOMUNIKASI LISAN

• Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai :menghuraikan komunikasi oral, bahasa dan format yang sesuai, kaedah komunikasi asas, Bahasa gerak-geri dan gerak isyarat, cara penyampaian maklumat dan idea, serta keperluan kesedaran budaya.

  
  

1.  Komunikasi Oral

Terdapat tujuh bentuk komunikasi oral yang lazim, iaitu:

 

• Komunikasi intrapersonal 

• Komunikasi interpersonal

• Komunikasi dalam kumpulan kecil 

• Komunikasi awam

• Komunikasi massa 

• Komunikasi korporat 

• Komunikasi antara budaya 

2.  Bahasa dan

Format yang Sesuai

Untuk menghasilkan komunikasi berkesan, perlu mengambil kira khalayak yang menjadi sasaran. Di tempat kerja, harus sentiasa memastikan supaya menggunakan bentuk bahasa yang sesuai ketika berkomunikasi. Pastikan sentiasa bertutur dengan sopan untuk memupuk persefahaman dengan semua orang dalam apa jua bentuk komunikasi.

3.  Kaedah Asas Komunikasi

1.1  Kaedah komunikasi oral

• a)   Perbualan bersemuka

  b)   Perbualan telefon

  c)    Temuduga

  d)    Persembahan

  e)    Perbincangan

  f)     Mesyuarat

  g)    Ceramah

  h)    Ucapan

  i)     Video melalui telefon

  j)     Persidangan video (gabungan audio dan video)

  k)    Fail media digital (Podcast, iaitu klip audio yang boleh diakses di internet)

  l)     Protokol penyuaraan Internet (VOIP), misalnya Skype.

 Kelebihan komunikasi oral

Kelebihan komunikasi oral

• 1. Wujudnya kefahaman dan ketelusan yang tinggi dalam komunikasi melalui pertuturan kerana ia antara perorangan.

  2. Tiada elemen tegar dalam pertuturan. Pertuturan bersifat fleksibel dan membenarkan perubahan dalam keputusan yang telah diambil.

  3. Maklum balas berlaku secara spontan dalam pertuturan. Maka keputusan boleh dibuat tanpa bertangguh.

  4. Pertuturan bukan sahaja menjimatkan masa, bahkan wang dan tenaga.

  5  Pertuturan ialah cara terbaik untuk menyelesaikan masalah. Konflik dapat diselesaikan melalui perbincangan.

  6  Pertuturan ialah elemen terpenting dalam semangat berpasukan.

  7  Pertuturan menggalakkan sikap terbuka dan merangsang semangat sesama pekerja dalam organisasi.

  8.Pertuturan    merupakan   cara   terbaik      untuk menyampaikan maklumat/hal sulit dan peribadi

 

Kelemahan/kekangan komunikasi oral

• 
  

 

Kelemahan/kekangan komunikasi oral

• Bergantung hanya kepada pertuturan mungkin tidak memadai dalam komunikasi perniagaan kerana ini memerlukan komunikasi yang formal dan terancang.

• Pertuturan dalam interaksi harian menjimatkan masa, tetapi dalam mesyuarat, ucapan yang panjang mengambil masa dan ada kalanya tidak produktif.

•  Pertuturan tidak mudah dikekalkan dan berubah-ubah sifatnya.

• Pertuturan kurang boleh dipercayai daripada komunikasi bertulis kerana ia lebih bersifat tidak formal dan kurang tersusun.

• Kemungkinan timbul salah faham jika maklumat yang diperlukan tidak lengkap.

• Memerlukan perhatian dan sikap terbuka penerima atau khalayak.

•  Pertuturan (seperti ucapan) tidak sah digunakan sebagai rekod undang- undang kecuali dalam kerja penyiasatan.

  Komunikasi bertulis

• Bentuk bertulis lebih sesuai digunakan apabila maklumat terperinci perlu disediakan, seperti maklumat angka dan fakta. 

• Jenis komunikasi bertulis di tempat kerja adalah seperti berikut:

  i)       Surat

  ii)      Pekeliling

  iii)     Memo

  iv)     Notis

  v)      Laporan

  vi)     Minit mesyuarat

  vii)    E-mel

   

Bahasa Gerak-Geri dan Gerak Isyarat

Senyuman, gerak isyarat dan pergerakan badan tertentu menghantar mesej kepada orang di sekeliling anda. Bahasa gerak geri akan mempengaruhi pandangan orang lain tentang kita. Begitu juga pandangan kita sendiri tentang orang lain atau ‘angin’ (mood) mereka akan dipengaruhi oleh bahasa gerak-geri mereka.

Bahasa gerak-geri dan gerak isyarat boleh memberi petunjuk dan maklumat tambahan dan makna melebihi pertuturan. Ia boleh:

• Mengukuhkan atau mengubah suai apa yang dikatakan.Sebagai contoh, orang mungkin mengangguk kepala mereka apabila berkata "Ya" untuk menekankan bahawa mereka bersetuju dengan orang lain.

• Menyampaikan maklumat mengenai keadaan emosi seseorang.

• Menentukan atau mengukuhkan hubungan antara beberapa orang.

• Memberi maklum balas kepada seseorang.

• Mengawal aliran komunikasi, contohnya dengan isyarat kepada orang lain bahawa mereka telah selesai berbicara atau ingin mengatakan sesuatu.

Mentafsir bahasa gerak-geri dan isyarat tidak selalunya mudah.Cara komunikasi dipengaruhi oleh konteks ketika ia berlaku.Sebagai contoh,anggukan kepala antara rakan-rakan sekerja dalam mesyuarat mungkin membawa sesuatu maksud tertentu.

Budaya juga memainkan peranan yang penting dalam mentafsirkan bahasa gerak-geri dan gerak isyarat.

• Bahasa gerak-geri ada yang positif dan ada yang negatif, bergantung postur, iaitu kedudukan atau posisi badan kita.

• Bahasa gerak-geri positif disampaikan melalui postur ‘terbuka’, manakala bahasa gerak-geri negatif disampaikan melalui postur ‘tertutup’. 

Postur ‘terbuka’ & Postur tertutup

• i)       Postur terbuka

  Postur terbuka biasanya menyampaikan sifat terbuka, serta kesediaan mendengar atau memberi perhatian kepada orang lain. Contoh postur terbuka ialah duduk dengan kedua-dua tangan diletakkan di atas tempat sandaran tangan kerusi ketika menghadap seseorang.

• i)       Postur tertutup

  Postur tertutup mungkin menandakan rasa tidak selesa atau tidak berminat. Seseorang yang menunjukkan postur tertutup akan duduk dengan tangan atau kakinya bersilang, atau dalam kedudukan yang sedikit menghadap ke arah lain dari orang yang sedang berinteraksi dengannya.

  
  

Bahasa gerak-geri perlu sentiasa positif kerana ia menyampaikan mesej kepada orang yang bercakap dengan kita. Berikut ini ialah beberapa petua:

• Jangan membongkok atau mengelak orang yang sedang bercakap dengan kita. Badan harus tegak tetapi bukan tegang.

• Buat hubungan mata tetapi jangan menjegil.

• Angguk sekali-sekala tanda mengiktiraf hal penting dalam perbualan.

• Berdiri dengan menggenggam tangan secara longgar di hadapan badan.

• Jangan menyilang tangan di dada.

•  Jangan bergerak-gerak dengan gelisah.

SOALAN/QUESTIONS :

 

 

1.     Apakah yang dimaksudkan dengan komunikasi oral?

.................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

2.  Bagaimanakah caranya menyampaikan maklumat secara komunikasi oral?

..........................................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................................

3. Mengapakah bahasa gerak-geri dan gerak isyarat penting dalam proses komunikasi?

 

..........................................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................................