8vo. Los Soporte Contables

Los Soporte Contables

En los negocios!!!

CONCEPTO:

Los documentos o comprobantes son testimonios escritos que respaldan las operaciones comerciales efectuadas por una empresa y soportes contables en la contabilidad.

VARIEDAD DE DOCUMENTOS

Todos documentos comerciales tienen una particularidad, y es que en todos se da fe o testimonia la entrega y recibo de una suma de dinero o promesa de pago (cuando hablamos de crédito), por eso los clasificamos en los siguientes grupos de documentos según la operación, sean al contado o al crédito.

LA COMPRA – VENTA AL CONTADO

Mostraremos las etapas con un ejemplo a continuación, para explicar el proceso mencionado:

Primera Etapa: Compra al contado

El Sr, Ramírez, agente vendedor de la Cía. Gómez, toca al mostrador del comerciante minorista, Sr. Luna; le ofrece sus productos, muestra sus catálogos y finalmente concierta una venta para él y compra para su cliente. Surge entonces, el primer documento comercial “Nota de Pedido” que en varias copias es firmado por el Sr. Luna y remitido a la casa vendedora.

Segunda Etapa: Compra al contado

Como la venta es al contado, el pedido va directamente a la sección de ventas al contado y por supuesto es aprobado (es un privilegio vender al contado), Este departamento remite la orden de despacho "Gua de Remisión o Entrega”

Tercera Etapa: Compra al contado

La guía de Remisión o Entrega es enviada al departamento de almacén, el cual se encarga de preparar el pedido, su embalaje, transporte y junto a la “Factura” que acaba de llegar al departamento, la mercancía es entregada al chofer repartidor o agencia de transporte, si la compra se efectuara en otra localidad.

Cuarta Etapa: Compra al contado

El señor repartidor entrega la mercancía correspondiente al pedido en la dirección del comprador. Solicita su firma y sello sobre la guía para certificar el recibo de la mercancía y deja la factura, que puede ser cancelada en el acto o en algunas horas, según fuere el acuerdo de venta contado.

NOTA DE PEDIDO (Orden de Compra)

Documento dirigido al vendedor o proveedor, por medio del cual se solicita artículos o servicios en compra para consumo o reventa. El pedido se puede procesar a través de una carta o nota de pedido o solicitud en plataforma o tienda electrónica del proveedor.

Todo documento de Orden de Compra cualquiera se fuere el formato o método de solicitud que se elija para consignar el pedido debe contener lo siguiente:

NOTA DE PEDIDO (Orden de Compra)

Ø Número de Pedido

Ø Fecha

Ø Nombre del Proveedor

Ø Dirección y nombre del cliente

Ø Cantidad por solicitar

Ø Descripción de los artículos

Ø Precio unitario

Ø Número de Identificación Tributaria (RUC; NIT, CIF, NIF, CUIT, NIE, NT)

GUÍA DE REMISIÓN (ORDEN DE ENTREGA ALMACÉN)

Documento que describe artículos o servicios transferido en compraventa, consignación o simple cesión de uso. La guía de remisión deber ser emitida con anterioridad en original y copias, en la distribución o logística

Ø Original para el destinatario

Ø Copia para remitente

Ø Copia para transportista

Copia para el control tributario

COMPROBANTE DE VENTA

Al realizar una compra en un local comercial sea farmacia, bodega, restaurante u otro establecimiento, en comprobación de usuario o consumidor final, se recibe comprobante de venta que puede indicar lo siguiente:

COMPROBANTE DE VENTA

Ø Datos del vendedor

Ø Número de identificación tributaria

Ø Número de documento

Ø Datos de imprenta, si es preimpresa

Ø Fecha de impresión

Ø Destino de original y copias

Ø Importe de venta

Ø Lugar y fecha de venta

Ø Descripción de artículos vendido o servicio

EL RECIBO

Documento escrito y soporte contable que representa el hecho de haber recibido una suma de dinero o bienes, hay diferente tipo de recibos.

RECIBO SIMPLE

Recibo de caja o vale interno

Este recibo es realizado por las necesidades internas de control de un negocio o empresa, se emite por los motivos de: adelanto al salario del personal, entrega de fondos para caja menor, entrega paga gastos o compras varias menores, entre varios usos del dinero, veamos un ejemplo básico

RECIBO DE CAJA O VALE INTERNO

COMPRA AL CRÉDITO:

Las operaciones de compraventa al crédito se realizan entre comprador y vendedor, este proceso de realiza por la confianza o contrato de compromiso, y la solvencia de las que goza el cliente, la empresa vendedora le concede a este último un privilegio conocido como Crédito.

COMPRA AL CRÉDITO:

En el mercado podemos conocer tres métodos para la compraventa al crédito

A. Factura a plazos

B. A la vista

C. A la fecha o fechas fijas

En cualquier caso, las compraventas al crédito pueden canjearse por letras e incluye las siguientes etapas:

Etapa 1: Venta al Crédito

El procedimiento en esta parte de la operación es igual a las operaciones de compraventa contado. Se genera una nota de pedido que se emite al departamento de créditos del vendedor.

Etapa 2: Vta. Crédito

El crédito es un componente técnico del comercio y por tanto debe manejarse con criterio técnico. El dpto. de crédito investiga los aspectos de solvencia y capacidad de pago del cliente, capacidad empresarial, tiempo en el mercado y respaldo de capital par pago. Después de aprobar el crédito se autoriza la emisión de la guía de remisión o entrega que lleva varias copias y se envía hacia el almacén para su despacho.

Etapa 3: Ventas al Crédito

El repartidor entrega las mercancías al cliente y hace firmar la guía de recibí conforme y le deja una copia de este documento para su control

Etapa 4: Ventas al Crédito

El vendedor envía en su momento la factura para ser cancelada de dos formas a plazos o canjeadas en letras.

Etapa 5: Ventas al Crédito

El departamento de créditos y la tienda o entidad comercial realizan el intercambio de pagos o acuerdos realizado por las entregas recibidas conformes.

LETRA DE CAMBIO

Es un documento suscrito por una persona natural (individuo) o persona jurídica (empresa o negocio representada por un individuo), según la cual girador ordena a otra llamada cargo o aceptante el pago de una cantidad de dinero a una tercera persona llamada orden, en un plazo determinado. 

LETRA DE CAMBIO Compuestas por:

Ø Número de serie

Ø Fecha de vencimiento

Ø Importe en cifras

Ø Lugar y fecha de giro

Ø Plazo en letras

Ø Fechas y firmas del aceptante

Ø Letra de cambio

Ø Nombre de orden

Ø Importe en letras

Ø Concepto de giro (recibido o renovado)

Ø Dirección del aceptante

Ø Firma del girador

Ø Número de registro de letra

LETRA DE CAMBIO

EL PAGARÉ

Es un documento privado y comercial mediante el cual una persona llamada suscritor se compromete a pagar a otra persona llamada orden una cantidad de dinero en un plazo establecido.

EL PAGARÉ: Lo componen lo siguiente

Ø Palabra PAGARË

Ø Numero de documento

Ø Fecha de vencimiento

Ø Importe en números

Ø Nombre de la orden

Ø Promesa de pago

Ø Lugar de pago

Ø  Interés anual

Ø  Dirección del cargo

Ø  Lugar y fecha de emisión

Ø  Nombre o razón social

Ø  Firma del aceptante

Número de identificación tributario

EL COMERCIO ELECTRONICO O

E-COMMERCE

Consiste en la compra, venta, distribución, mercadeo y suministro de información de productos o servicios a través de Internet. Lo que se logra con esta red es que cualquier cliente potencial pueda acceder a los productos o servicios desde cualquier lugar, y en cualquier momento. Por tal razón se argumenta que implementar un sistema de comercio electrónico, se verá reflejado en un incremento de las ventas y también de los ingresos.

Los principales tipos de comercio electrónico que existen:

Comercio electrónico B2B: 

Significan Business to Business (negocio a negocio), y es aquel en el cual la transacción comercial sólo se realiza entre empresas que operan en internet, es decir que no intervienen consumidores.

Comercio electrónico B2C: 

Significan Business to Consumer (negocio a consumidor), y es el de mayor difusión y que generalmente utilizamos. Se lleva a cabo entre un negocio o tienda virtual y una persona que se encuentra interesada en comprar un producto o adquirir un servicio.

Comercio electrónico B2E:

Significan Business to Employee (Negocio a empleado), y se enfoca principalmente entre una empresa y sus empleados, lo que implica que sean ofertas que la propia empresa saca para sus trabajadores, directamente desde su tienda virtual o portal de Internet, y que usualmente cuenta con ofertas atractivas que ayudan a mejorar el desempeño.

Comercio electrónico C2C: 

Consumer to Consumer (Consumidor a consumidor), y en este tipo de comercio normalmente se encuentran personas que tienen productos que ya no utilizan y que quieren ponerlos en venta, y utilizan el comercio electrónico como medio para llevar a cabo esta transacción con otro consumidor. Aquí el consumidor final puede adquirir de otro consumidor productos

Comercio electrónico G2C: 

Este tipo de comercio se refiere a todo tipo de transacciones realizadas por los Gobiernos, como trámites para documentación personal o trámites fiscales, entre otros servicios institucionales.

Goverment to Consumer, es una alternativa que ha transformado los trámites engorrosos donde antes teníamos que hacer largas filas, y que ahora desde la comodidad de nuestro hogar lo podemos tramitar.

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Las Principales Tendencias en Comercio Electrónico.

Investiga el siguiente contenido:

a). Pagos con códigos QR.

b). Gestión de Pagos en Apps.

c). Programas de manejo de riesgo y protección a los vendedores: 

d). Alternativas de monedas digitales y plataformas.