การพูดนำเสนอ Ep.2 การเตรียมการนำเสนอ

การพูดนำเสนอ

Ep.2 การเตรียมการนำเสนอ KRUCHOMPOO

เตรียมตัวนำเสนอ

เพื่อการนำเสนอที่ยอดเยี่ยม

ขั้นตอนที่ 1

นำเสนอทำไม ? นำเสนอเพื่อ... ?

วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน = จุดเริ่มต้นการนำเสนอ

ที่ยอดเยี่ยม!

ถามตัวเองก่อน

• ทำไมต้องออกมานำเสนอ : ต้องเสนอขายสินค้ากับลูกค้า เสนอโครงการ ต้องอบรมพนักงานใหม่ ต้องให้ข้อมูลองค์กร

• อะไรคือสิ่งที่ต้องการพูดให้คนฟังได้รับกลับไป : ข้อมูลความรู้ ความประทับใจ แนวคิดใหม่ สร้างความเชื่อ สร้างศรัทธา ให้เปลี่ยนแปลงพฤติกรรม

• แล้วพูดอย่างเดียวมันโอเคแล้วใช่ไหม : สามารถดึงใจผู้ฟังให้ฟังจนจบด้วยวิธีการพูดหรือมีสื่อประกอบ

ขั้นตอนที่ 2

เราต้องรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับคนฟัง

นักศึกษาคิดว่าเราควรต้องรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับผู้ฟัง

ลองตอบคำถามกัน

Multiple Select

นักศึกษาคิดว่าเราควรรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับผู้ฟังของเรา (เลือกตอบได้มากกว่า 1 ข้อ)

• คนฟังเป็นใคร

• ทำไมเขามาฟังเรา เขาคาดหวังอะไรจากเรา

• ผู้ฟังมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่เราจะพูดมากน้อยแค่ไหน

• เพศ

• วัย

การรู้ข้อมูลผู้ฟังจะช่วยให้เราเลือกวิธีพูด เนื้อหาของเรื่องได้เหมาะกับผู้ฟัง

การรู้ว่าผู้ฟังมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่เราจะพูดมากหรือน้อยจะช่วยให้เราพิจารณาได้ว่าเราต้องนำเสนอเนื้อหารายละเอียดมากน้อยแค่ไหน

ไม่ว่าผู้ฟังจะสนใจเรื่องใดก็ตาม เราต้องพยายามใช้เรื่องนั้นมาจูงใจ เพื่อทำให้ผู้ฟังสนใจสิ่งที่เรากำลังจะนำเสนอ

ลองมาดูกันว่า เราเลือกเรื่องตรงใจผู้ฟังรึเปล่า

มาตอบคำถามกันเลย!

Poll

กรณีต้องพูดนำเสนอสินค้าตัวใหม่กับกลุ่มผู้บริหารบริษัท นักศึกษาคิดว่า ผู้ฟังสนใจเรื่องใดมากกว่ากัน

• สินค้าตัวนี้สามารถทำผลกำไรหรือผลประโยชน์คุ้มกับต้นทุนอย่างไร

• สินค้าตัวนี้มีคุณสมบัติอะไรบ้าง

คนเป็นผู้บริหารย่อมสนใจผลกำไรเป็นเรื่องธรรมดา

เลือกพูดให้ตรงจุดที่ผู้ฟังต้องการ

Poll

ถ้าต้องพูดนำเสนอวิธีการปฎิบัติงานแบบใหม่ให้กับพนักงานของบริษัท นักศึกษาคิดว่า ผู้ฟังสนใจหัวข้อใดมากกว่ากัน

• ประสิทธิผลในการทำงานที่เพิ่มขึ้นที่เกิดจากการปฎิบัติงานในรูปแบบใหม่

• การนำเสนอวิธีการปฎิบัติงานในรูปแบบใหม่

แหม่ !ก็ถ้าต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ ก็อยากรู้นะ ว่าวิธีใหม่จะช่วยให้พนักงานอย่างเราทำงานได้ดีขึ้นยังไงได้บ้าง

Poll

ถ้าต้องพูดนำเสนอสินค้ากับพนักงานขาย (ซึ่งจะต้องไปขายสินค้าให้ลูกค้าต่อไป) นักศึกษาคิดว่า พนักงานขายสนใจฟังหัวข้อใดมากกว่ากัน

• สินค้านี้มีข้อดีเหนือกว่าสินค้าในตลาด(คู่แข่ง) อย่างไร

• ยอดขายสินค้าประจำปีที่ผ่านมา

ถ้ารู้ว่าสินค้าเรามันสุดยอดขนาดนี้ เวลาขายลูกค้านะ ไม่ต้องกลัวเลยว่าจะขายไม่ได้ 555

พนักงานขาย ถ้ามั่นใจในสินค้า การขายก็เป็นเรื่องสบาย

แสดงความยินดีกับคนที่เลือกเรื่องได้โดนใจผู้ฟังทุกคน

ขั้นตอนที่ 3

นำเสนอข้อเท็จจริง อย่างถูกต้องครบถ้วน

จะต้องทำยังไงล่ะ

มาดูกัน

เอาขั้นตอนที่ 1+2 เป็นฐาน

คือ เมื่อเรารู้ตัวเองแล้วว่า...เราต้องพูดนำเสนอเพื่ออะไร+เรารู้ว่าผู้ฟังเราเป็นใคร สนใจอะไร เราก็มาเริ่มวางแนวความคิดว่าจะทำอย่างไรให้ผู้ฟังเห็นภาพที่เราจะนำเสนอให้ได้มากที่สุด

อย่าลืมว่า การพูดนำเสนอ คือ การทำให้คนฟังเข้าใจเนื้อหาที่เราเข้าใจให้ชัดเจนและถูกต้องเห็นภาพมากที่สุด

เราจึงต้องตรวจสอบดูว่า เรามีข้อมูลอะไรบ้าง

แล้วมันเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง เชื่อถือได้แล้วใช่หรือไม่

มาลองตอบคำถามข้อนี้กัน

Multiple Select

ถ้านักศึกษาต้องพูดเกี่ยวกับ สินค้าหรือการบริการ นักศึกษาควรรู้ข้อมูลอะไรบ้าง (เลือกตอบได้มากกว่า 1 ข้อ)

• ชื่อสินค้า/บริการ

• ราคาสินค้า/บริการ

• ช่วงเวลาพร้อมจำหน่าย/เปิดบริการ

• คุณสมบัติสินค้า/บริการ

• คู่แข่งคือใคร

Multiple Select

ถ้านักศึกษาต้องพูดถึงการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฎิบัติงานใหม่ นักศึกษาควรมีข้อมูลใดบ้าง (เลือกตอบได้มากกว่า 1 ข้อ)

• สาเหตุที่ต้องเปลี่ยนวิธีทำงานใหม่

• วิธีทำงานใหม่คืออะไร

• การเปลี่ยนเป็นวิธีดังกล่าวเริ่มเมื่อใด

• วิธีการทำงานใหม่มีผลดีต่อองค์กรหรือผู้ปฎิบัติอย่างไร

Open Ended

ถ้านักศึกษาต้องพูดเรื่อง สุนัข นักศึกษาควรต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ถ้านักศึกษาต้องพูดเรื่อง สุนัข และสามารถตอบคำถามได้ละเอียดครอบคลุม แปลว่า นักศึกษา ผ่านไปอีกขั้นแล้ว

ขั้นตอนที่ 4

การเริ่มต้นร่างบทพูด

1.เริ่มต้นด้วยการเตรียมบทพูด โดยแบ่งเป็นส่วนต่าง ๆ เท่าที่สามารถทำได้

ตัวอย่าง นักศึกษามีเวลาพูด 15 นาที

• 2 นาที : พูดข้อมูลทั่วไป

• 6 นาที : พูดประเด็นหลัก

• 2 นาที : พูดสรุป

• 5 นาที : ตอบคำถาม

อย่ายึดติดกับการนำเสนอด้วยรูปแบบเดิมๆ เราอาจต้องยืดหยุ่นหรือปรับเปลี่ยนการนำเสนอบ้างถ้าจำเป็น

2.จดประเด็นทั้งหมดที่ต้องการจะพูด และเรียงลำดับการพูดอย่างสมเหตุสมผล

วิธีการที่แนะนำ จะช่วยให้นักศึกษาวางกรอบและระบบการนำเสนอ รวมถึงเน้นจุดสำคัญที่ต้องการนำเสนอได้ด้วย

3.เตรียมการนำเสนอให้สั้นกระชับและเรียบง่ายที่สุด

อะไรที่ง่าย ๆ สั้น ๆ จะช่วยให้เราจำได้ดี

มันง่ายในการเตรียมตัวของเรา

ข้อดีคือ ผู้ฟังก็ไม่ได้ชอบฟังอะไรนานเกินไป

การใช้เวลาน้อยมีผลต่อสมาธิผู้ฟังได้ดีกว่า

4.หลีกเลี่ยงการอัดข้อมูลมากเกินไป

เช่น การกล่าวอ้างอิงตัวเลขมากเกินไป ทำให้ผู้ฟังมึนได้

หากต้องนำเสนอ ใช้กราฟหรือแผนภูมิแทนได้

5. อย่าใช้ศัพท์เทคนิค ศัพท์เฉพาะมากเกินไป

หากต้องใช้ ควรอธิบายความหมายให้ผู้ฟังทราบด้วย

อาจทำสรุปคำย่อ ศัพท์เฉพาะในเอกสารที่เราจะทำแจกผู้ฟังก็ได้

ขั้นตอนที่ 5

พิจารณาถึงสื่อและเครื่องมือที่ใช้ในการนำเสนอ

สื่อ = อุปกรณ์ช่วยให้ผู้ฟังเห็นภาพ

ทำให้ผู้ฟังเข้าใจเนื้อหาที่เราจะพูดได้ชัดเจนขึ้น

มาลองทายว่า ทำสื่อแบบไหนผู้ฟังจะหมดความสนใจ

Multiple Choice

ข้อใดคือสิ่งที่ไม่ควรทำเวลาใช้สื่อประกอบการพูดนำเสนอ

• อัดข้อมูลบนสไลด์แผ่นเดียว

• ตัวอักษรใหญ่ หนา อ่านง่าย

• ใช้รูปภาพประกอบ

วิธีการใช้สื่อนำเสนอ

เรียนใน Ep.ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6

ซักซ้อมการนำเสนอ

เรารู้แล้วว่า เราจะพูดอะไร ใครคือผู้ฟัง เราเตรียมสื่อสไลด์พร้อมแล้ว

ถึงเวลาที่เราต้องรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันเพื่อซ้อมนำเสนอ

1. ซ้อมให้มากที่สุดเท่าที่เราพอใจ

เพื่อให้เราคุ้นเคย และเกิดความมั่นใจ

คำเตือน! เมื่อเรามั่นใจว่าการนำเสนอของเราโอเคแล้วก็อย่าพยายามไปเปลี่ยนแปลงมัน

เราอาจซ้อมหลายครั้งจนเราเบื่อ แต่ผู้ฟังยังไม่เคยฟังเราเลยแม้แต่ครั้งเดียว

2.เวลาซ้อมนำเสนอควรซ้อมกับอุปกรณ์ที่เราตั้งใจจะใช้นำเสนอด้วย

เช่น ทดลองใช้เครื่องโปรเจกเตอร์ ลองเล่นวิดีโอ เพื่อทดลองว่าใช้งานเป็น

หรือแม้แต่เครื่องคอมของเราเอง เราควรเช็คว่ามันจะไม่มีปัญหาตอนที่เรานำเสนอ

3.ให้เตรียมแผนสำรองไว้ กรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน

เช่น เราอาจพิมพ์ตัวเนื้อหาที่จะใช้นำเสนอ ออกมาเป็นเอกสารสำรองไว้ก่อน

เราเก็บไฟล์งานไว้ในเครื่องอย่างเดียวไม่ได้นะเราควรส่ง ไว้ใน Drive , one drive ,email ฯลฯ เผื่อกรณีฉุกเฉิน

การเอาตัวรอดจากสถานการณ์ไม่คาดฝัน

เรียนใน Ep. ต่อไป

4.เมื่อซ้อมนำเสนอควรจับเวลาทุกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าเราใช้เวลาตามที่ได้กำหนดไว้ และควรเผื่อเวลาสำหรับการตอบคำถามในช่วงท้ายด้วย

5.อย่าจดรายละเอียดทั้งหมดไปเปิดอ่านเวลานำเสนอแต่ให้จดเฉพาะประเด็นหลักๆ เรียงเป็นข้อๆ ในกระดาษใบเล็กๆ เพื่อเตือนความจำเวลาที่นำเสนอเท่านั้น

การจดประเด็นสำคัญในบัตรใบเล็กมีข้อดีอย่างไร

รู้ไหม?

Multiple Select

ข้อดีของการจดประเด็นสำคัญๆลงในบัตรขนาดเล็กแทนแผ่นกระดาษมีข้อดีอย่างไรบ้าง (เลือกตอบได้มากกว่า 1 ข้อ)

• หยิบจับถือเปลี่ยนมือไปมาได้ง่าย

• ปกปิดอาการมือสั่นได้เป็นอย่างดี

• ช่วยให้จำประเด็นที่ต้องนำเสนอได้

• เขียนข้อความให้กำลังใจตัวเองได้

อย่าลืมนะ เราเพิ่มความมั่นใจได้ด้วยบัตรใบเล็ก

ยืดอกพกบัตร

ข้อผิดพลาดที่พบประจำเวลานำเสนอ

รู้ไว้จะได้ไม่พลาดกันนะ

ไม่เคยค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ฟัง

• ผู้ฟังมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่เรานำเสนอเยอะ เราพูดเรื่องเบสิก ผู้ฟังไม่สนใจแน่นอน

• ผู้ฟังมีความรู้เรื่องที่เราจะพูดน้อย การพูดศัพท์เทคนิคยากๆ ก็ทำให้ผู้ฟังไม่สนใจเช่นเดียวกัน

• หรือเรื่องนี้มันไม่เกี่ยวกับฉันฟังไปก็เสียเวลา

เราพูดนานเกินไป

• หากการพูดของเรามันยาวเกิน 20 นาที เราควรมีเวลาพักเพื่อให้ผู้ฟังไม่รู้สึกเบื่อหน่าย

• สมาธิของผู้ฟังจะลดลงเมื่อเวลายิ่งนานขึ้น

• 
  

เราไม่ตรวจสอบห้องและอุปกรณ์ก่อนนำเสนอ

• ถ้าเราเตรียมสไลด์มา แต่สถานที่จริงไม่มีโปรเจกเตอร์

• ดังนั้นเราควรตรวจสอบความพร้อมก่อนนำเสนอจริงเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้น

สรุป

เราต้องแน่ใจว่าวัตถุประสงค์ที่จะนำเสนอของเราคืออะไร

เราต้องเชื่อในสิ่งที่เราจะพูด เพราะความเชื่อทำให้เรามั่นใจ

เราต้องค้นหาข้อมูลผู้ฟังเพื่อจะได้เลือกพูดเนื้อหาที่เหมาะสมกับผู้ฟัง

เราต้องแน่ใจว่า ข้อมูลที่เราจะพูดเป็นข้อมูลที่ถูกต้องเป็นปัจจุบันแล้ว

เราต้องเตรียมตัว วางแผน ฝึกซ้อมอย่างละเอียดถี่ถ้วน

Home

Open in new tab

Copy link

ช่วงถาม-ตอบข้อสงสัย

พบกันใหม่ใน Ep. ต่อไป

ขอบคุณที่ตั้งใจเรียน