POLA ADMINISTRASI SURAT

Multiple Choice

Surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi disebut…

• Surat keluar

• Surat masuk

• Surat resmi

• Surat dinas

• Surat pribadi

Multiple Choice

Dalam penyelanggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan. Pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat disebut sebagai pola…

• Pola desentralisasi

• Pola sentralisasi

• Pola gabungan

• Pola campuran

• Pola dekonsentralisasi

Multiple Choice

Buku agenda terdiri dari 3 macam, buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri disebut buku agenda…

• Buku agenda berpasangan

• Buku agenda kembar

• Buku agenda tunggal

• Buku agenda campuran

• Buku agenda gabungan

Multiple Choice

Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat disebut…

• Buku verbal

• Buku agenda

• Buku arsip

• Blanko surat

• Buku ekspedisi

Multiple Choice

Surat bersampul lebih dari satu sampul dan pada sampulnya terdapat kode RHS atau SRHS, merupakan kategori surat…

• Surat biasa

• Surat penting

• Surat dinas

• Surat rahasia

• Surat pribadi

Multiple Choice

Suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan adalah...

• Klaper

• Taklik

• Disposisi surat

• Kartu kendali

• Buku ekspedisi

Multiple Choice

Buku ekspedisi terdiri dari dua macam, yaitu buku ekspedisi intern dan ekstern. Yang disebut buku ekspedisi intern adalah...

• Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor

• Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun

• Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan

• Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/ perusahaan sendiri

• Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

Multiple Choice

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan beberapa cara, pengiriman surat yang diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing adalah dengan cara...

• Melalui kurir

• Melalui perusahaan jasa pengiriman

• Melalui internet

• Melalui telegram

• Melalui pos

Multiple Select

Pernyataan berikut yang termasuk tugas dari penerima surat adalah…

• Mengumpulkan setiap surat yang masuk

• Meneliti ketepatan alamat

• Melakukan pengarahan surat

• Membuka dan membaca surat untuk mengetahui kategori surat

• Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima

Multiple Select

Kartu kendali merupakan lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat, kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu…

• Lembar 1 berwarna merah

• Lembar 1 berwarna kuning

• Lembar 2 berwarna hijau

• Lembar 3 berwarna merah

• Lembar 3 berwarna kuning

Multiple Select

Penggunaan kartu kendali terdapat kekurangan dan kelebihannya. Yang termasuk kelebihan dari penggunaan kartu kendali adalah…

• Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)

• Tidak membutuhkan ruang yang besar

• Memudahkan penyusunan arsip

• Biaya perawatan relatif murah

• Menghilangkan pencatatan berulang

Multiple Select

Yang termasuk dalam kategori surat penting adalah..

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan

• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan

• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat

• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS

Multiple Select

Tugas seorang pencatat dalam hal menangani surat keluar penting sistem kartu kendali diantaranya…

• Menyerahkan kartu kendali lembar 2 ke penata arsip untuk disimpan ke pengganti surat

• Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian indeks dan kode

• Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul/amplopnya, dan di teruskan ke bagian ekspedisi

• Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali

• Melipat surat asli kemudian di masukkan kedalam amplop

Multiple Select

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain...

• Mempererat kerja sama

• Jawaban dari adanya surat masuk yang diterima

• Memajukan perusahaan/organisasi

• Kebutuhan kantor

• Memberikan informasi

Multiple Select

Buku agenda memiliki beberapa istilah dalam pengurusan surat, yang termasuk istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda adalah...

• Buku verbal

• Kartu kendali

• Buku ekspedisi

• Buku arsip

• Buku tamu