How to Write Proposal Papers

How to Write Proposal Papers

​Bagaimana Menulis Kertas Kerja

​​Reference: Abdul Rahman, H. M. N. (2021). Penyediaan kertas kerja berkualiti

[PowerPoint slides]. CUEPACS.

Multiple Select

Which of the following are the characteristics of a good proposal paper?

Choose ALL the correct answers.

• Informal

• Supported by facts, figures, graphs, data

• Based on research, observation, and reflection

• Subjective

• Written in a clear and concise style

​Characteristics

• formal

• ​objective

• ​based on research, observation, reflection, etc.

• ​supported by facts, figures, graphs, etc. as necessary

• ​written in a clear and concise style

• ​provide information, argument, recommendation

Ciri-ciri

• formal

• ​objektif

• ​berdasarkan sesuatu kajian, pemerhatian, renungan, dll

• ​disokong fakta, perangkaan, grafik, dll mengikut keperluan

• ​ditulis dalam gaya yang jelas dan padat

• ​memberikan maklumat, hujah, gambaran jawapan, syor, cadangan

Quality of Proposal

• Correct

• ​Concise

• ​Complete

• ​Clear

• ​Convincing

• ​Polite

Kualiti Kertas Kerja

• Betul / Tepat

• ​Padat

• ​Lengkap

• ​Jelas

• ​Meyakinkan

• ​Bersopan

5

C

​+

1

P​

Fill in the Blank

How many components can you find in a proposal paper?

Components​

1. Title

2. ​Purpose

3. ​Background

4. ​Justification

5. ​Recommendation

6. ​Financial Implication

7. ​Conclusion

8. ​Appendix

Komposisi

1. Tajuk

2. Tujuan

3. Latar Belakang

4. ​Asas Permohonan / Justifikasi

5. ​Cadangan / Syor

6. ​Implikasi Kewangan

7. ​Rumusan

8. ​Lampiran

Purpose

• WHY this paper is needed

• ​What is the focus

Tujuan

• MENGAPA kertas ini diperlukan

• ​Apa yang menjadi fokus

​Contoh

1. ​​Kertas ini bertujuan memohon pertimbangan ke atas cadangan penambahbaikan...skim perkhidmatan...

2. ​Kertas ini bertujuan memohon pertimbangan ke atas cadangan bagi kenaikan kadar...sebulan untuk Gred...skim perkhidmatan

Background

• WHAT is the issue

• ​Explain the problem / issue

• ​Brief history of the issue

• ​Facts (no judgement)

• ​Policy, decision from meetings

• ​Issue in implimentation

• ​Source of information / reference

Latar Belakang

• APA isu

• ​Menjelaskan permasalahan / isu

• ​Sejarah ringkas isu

• ​Fakta perkara (tidak perlu penilaian)

• ​Dasar, keputusan mesyuarat

• ​Isu pelaksanaan

• ​​Sumber maklumat / rujukan

Justification

• Basis / criteria of proposal

• ​Support data / information

• ​Impact on productivity

• ​Impact on public service and nation

• ​Economical, social, etc. benefits

• ​Problems that can be solved

• ​Supported by solid arguments

Asas Permohonan

• Asas / kriteria permohonan

• ​Data / maklumat sokongan

• ​Impak kepada produktiviti pegawai

• ​Impak kepada perkhidmatan awam dan negara

• ​Faedah / kebaikan dari segi ekonomi, sosial, dll

• ​Masalah yang dapat diatasi

• ​Disokong dengan hujah kukuh

Recommendation

• Eligibility requirements/parameter

  • ​Place/unit/Dept./Ministry

  • ​Service scheme

  • ​Grade/post/group

  • ​Number of officers involved

• ​Suggested rate

• ​Justification to support the suggested amendment

Cadangan / Syor

• Syarat kelayakan/parameter

  • ​Tempat/unit/Jab/Kem

  • ​Skim perkhidmatan

  • ​Gred / jawatan / kumpulan

  • ​Bil. pegawai terlibat

• ​Kadar yang dicadangkan

• ​Justifikasi untuk menyokong pindaan yang dicadangkan

Financial Implication

• Relevant implication in terms of administration, economy, finance, security, etc.

• ​Fully explained

Implikasi Kewangan

• Implikasi dari segi pentadbiran, ekonomi, kewangan, keselamatan dll yang bersesuaian

• Dijelaskan dengan lengkap

Contoh​

Implikasi kewangan ini adalah sebanyak RM … setahun untuk … orang pegawai skim perkhidmatan … Gred … .

Pengiraan implikasi kewangan adalah seperti di Lampiran.

Conclusion

• Wrap up the justification and implication

• ​Summary of the important benefits

• ​Usually 1-3 paragraphs / 1 page

• ​Written in a brief and concise manner

Rumusan

• Menggulung asas permohonan dan implikasi

• ​Ringkasan faedah-faedah penting

• ​Biasanya 1-3 perenggan / 1 muka surat

• ​Ditulis ringkas dan padat

Appendix

• Bibliography / Reference List

• ​Other report

• ​Photos / Map

• ​Detailed calculation of the financial implications

• ​Survey questionnaire

Lampiran

• Bibliografi / Rujukan

• ​Laporan lain

• ​Gambar / peta

• ​Pengiraan terperinci implikasi kewangan

• ​Borang kaji selidik

Tips

• Discussion / Brainstorming (rough guide, mind map, etc.)

• ​Source: Files, books, digital documents, studies, discussion, interview

• ​Emphatic order

• ​Word choice:

  • ​short and simple

  • ​appropriate jargon

  • ​purposeful and impactful

  • ​transitional words/phrases

Tips

• Perbincangan / Percambahan fikiran (panduan, peta minda dll)

• ​Sumber: Fail, buku, dokumen digital, kajian, perbincangan, temu bual

• ​Susun ikut kepentingan

• ​Pilihan kata:

  • ​pendek dan mudah

  • ​istilah ada tempatnya

  • ​setiap kata ada tujuannya

  • ​kata hubung

Task

1. In groups, brainstorm and discuss an issue relevant to the teaching profession / service / union that you would like to resolve.

2. ​Propose a solution.

3. ​Write a proposal paper by applying what you have learnt today.

Tugasan

1. Dalam kumpulan, bincangkan isu yang berkaitan dengan profesion keguruan / perkhidmatan / kesatuan yang anda ingin selesaikan.

2. ​Cadangkan jalan penyelesaian.

3. ​Tulis kertas kerja dengan mengaplikasikan apa yang anda belajar hari ini.