Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

By Annisa Fajrina

1. Penerimaan

Tugas penerima surat yaitu:

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima​

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

2. Penyortiran

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

​a. Unit Organisasi e. Urgensinya

b. Macamnya

​c. Klasifikasinya

​d. Kualifikasinya

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

​3. Pencatatan surat

Pembukaan surat, ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. (surat rahasia dan pribadi)

​Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel agenda serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Multiple Choice

Dalam menangani surat masuk sistem buku agenda, setelah surat di terima langkah selanjutnya adalah ... surat

• Penyortiran

• Pengarahan

• Pencatatan

• Penyimpanan

Multiple Choice

Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri disebut ....

• Buku agenda tunggal

• Buku agenda campuran

• Buku agenda berpasangan

• Buku agenda kembar

Open Ended

Pencatatan surat terjadi setelah surat ....

4. Pengarahan surat

Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.Surat yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

5. Penyampaian surat

menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat. Data yang tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Some text here about the topic of discussion

Multiple Choice

Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat disebut…

• Buku verbal

• Buku agenda

• Buku arsip

• Blanko surat

• Buku ekspedisi

Multiple Choice

Surat bersampul lebih dari satu sampul dan pada sampulnya terdapat kode RHS atau SRHS, merupakan kategori surat…

• Surat biasa

• Surat penting

• Surat dinas

• Surat rahasia

• Surat pribadi

Multiple Choice

Buku ekspedisi terdiri dari dua macam, yaitu buku ekspedisi intern dan ekstern. Yang disebut buku ekspedisi intern adalah...

• Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor

• Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun

• Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan

• Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/ perusahaan sendiri

• Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

6. Penyimpanan surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian TU untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.

Subject | Subject

Some text here about the topic of discussion

Multiple Choice

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan beberapa cara, pengiriman surat yang diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing adalah dengan cara...

• Melalui kurir

• Melalui perusahaan jasa pengiriman

• Melalui internet

• Melalui telegram

• Melalui pos

Multiple Choice

System wilayah dikenal juga dengan istilah … .

• Numerical filing system

• Subjectical filing system

• Alphabetical filing system

• Geographical filing system

• Chronological filing system

Multiple Choice

Kondisi ketika arsip dikelompokkkan berdasarkan daari isi surat / permasalhan yang ada di surat dalam system penyimpanan arsip dikenal dengan istilah … .

• Alphabetical filing system

• Subjectical filing system

• Numerical filing system

• Chronological filing system

• Geographical filing system

TERIMA KASIH TELAH MENGIKUTI KELAS BU ANIS

​Some text here about the topic of discussion.