Instituciones Archivísticas 11

Instituciones Archivísticas

Daniela Borrero Vásquez

GUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE

• Descripción general de las tendencias tecnológicas, organizacionales y legales que están teniendo un impacto en la capacidad de las organizaciones, incluidos los archivos

• Conceptos clave como "registro" y "mantenimiento de registros" que describe cómo se ven afectados en el entorno electrónico

• Estrategias para lograr la gestión del ciclo de vida

GUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE

• Perspectivas legal, organizativa, de recursos humanos y tecnológica

• La implementación de las estrategias requerirá la elaboración de tácticas, incluidos estándares

• Comité de articular dicho enfoque táctico y que formará la base para el desarrollo de una serie de recomendaciones para guiar a los archivos en el nivel de "cómo hacerlo"

Multiple Select

Dentro de las estrategias mencionadas en la guía, se encuentran:

• Ciclo de vida de los registros electrónicos

• Creación de registros electrónicos de archivo

• Evaluación

• Preservación y acceso

Open Ended

¿Consideras que las bases de datos son o contienen registros?

Multiple Select

Un registro electrónico está dispuesto a la:

• Eliminación

• Transmisión

• Procesamiento

• Manipulación

• Conectividad

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:

MANUAL PARA ACRHIVEROS​

• Facilitar el establecimiento de políticas, procedimientos, sistemas, normas y prácticas diseñadas para ayudar a los productores de documentos a crear y conservar documentos auténticos, fiables y susceptibles de conservación a largo plazo

• Participar en todo el ciclo de vida de los documentos (concepción, producción, conservación) para garantizar la incorporación al sistema de archivo, conservación y disponibilidad de los documentos de valor permanente

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:

MANUAL PARA ACRHIVEROS​

• Responsables de la valoración de los documentos para identificar aquellos que tengan valor permanente

• Articular los requisitos de conservación y accesibilidad para garantizar que los documentos de archivo sigan estando disponibles y sigan siendo accesibles e inteligibles a lo largo del tiempo

Multiple Select

En el documento las estrategias y requisitos se orientan a:

• Evaluación de sistemas

• Gestión de documentos

• Fondos de conservación permanente

• Crear accesos

Poll

¿En la implementación de sistemas se evalúan los sistemas existentes?

• Si

• No

Multiple Select

Dentro de los requisitos básicos de conservación, los documentos deben ser:

• Auténticos

• Completos

• Accesibles

• Procesables

• Reutilizables

AUTHENTICITY OF ELECTRONIC RECORDS, A REPORT BY ICA TO UNESCO

​

​

Formular recomendaciones para estudios adicionales y proyectos concretos en esta materia con miras a establecer procedimientos legales y técnicos para asegurar la evidencia legal de documentos electrónicos en caso de migración de estos materiales y transferencia a instituciones de archivo.

AUTHENTICITY OF ELECTRONIC RECORDS, A REPORT BY ICA TO UNESCO

​

​Identificar las cuestiones que los archivistas y encargados de los registros deben tener en cuenta para garantizar la autenticidad de los registros electrónicos.

​

• Autenticidad

• Impacto de la tecnología en la autenticidad

• Leyes nacionales y otros estudios relacionados

Fill in the Blanks

Un registro

es aquel que puede probarse a lo que pretende ser, según la persona que lo crea o envía y en un momento específico

Open Ended

¿Cómo la tecnología impacta en la autenticidad?

Multiple Choice

Este modelo presenta los requisitos para los sistemas de registros electrónicos

• Digital Preservation Testbed

• Cedars Project

• MoReq

ELECTRONIC RECORDS, LITERATURE REVIEW

​

​Revisión de literatura diseñada para brindar una descripción general de la evolución que ha tenido lugar en los conceptos y estrategias relacionados con la gestión de documentos electrónicos desde una perspectiva archivística.

Los archivistas están posicionados para inyectar una agenda archivística en los asuntos públicos y preservar una rica memoria corporativa y social.

ELECTRONIC RECORDS, LITERATURE REVIEW

​

A menudo lo que se publica ya está obsoleto o necesita una actualización, incluida la revisión. Por lo tanto, gran parte de la "literatura" a la que se hace referencia en esta revisión se ha extraído de fuentes en el "Ciberespacio", a veces difíciles de localizar, o se ha encontrado en literatura gris o fugitiva, como informes internos.

ELECTRONIC RECORDS, LITERATURE REVIEW

​

ICA REQ - INTERNATIONAL STANDARD FOR DIGITAL RECORDS MANAGEMENT​

​

Los principios y requisitos funcionales presentados en ICA-Req han sido alineados con los principios de gestión de registros que se establecen en la Norma internacional sobre información y documentación: gestión de registros, ISO 15489 (Gestión de documentos - Generalidades y Directrices)

ICA REQ - INTERNATIONAL STANDARD FOR DIGITAL RECORDS MANAGEMENT​

• ​Valor de los registros como activos de la organización

• Sistemas automatizan actividades y transacciones

• Protección de entidades y cumplimiento de expectativas legislativas

• Centralización de información

• Creación, gestión y mantenimiento de registros​ digitales

ICA REQ - INTERNATIONAL STANDARD FOR DIGITAL RECORDS MANAGEMENT​

PRINCIPLES AND FUNCTIONAL REQUIREMENTS

FOR RECORDS IN ELECTRONIC OFFICE ENVIRONMENTS

​Funcionalidades de mantenimiento de registros para que se incorporen en el diseño y la arquitectura de los entornos y sistemas comerciales

​

• Pautas de implementación

• Productos de capacitación​

PRINCIPLES AND FUNCTIONAL REQUIREMENTS

FOR RECORDS IN ELECTRONIC OFFICE ENVIRONMENTS

​

• Identificación de los requisitos de mantenimiento de registros utilizando ISO 15489

• Identificación de los requisitos de mantenimiento de registros utilizando ISO/TR 26122 (Información y documentación)

• Requisitos funcionales para registros en sistemas comerciales

Multiple Select

Dentro de las herramientas de preparación, se encuentran:

• Estudios de caso

• Listas de verificación

• Líneas cronológicas

Fill in the Blanks

Un _____ __ _____ permite informar las decisiones al diseñar o evaluar la funcionalidad y mantenimiento de registros digitales