Módulo III: Eventos oficiales

Organización, planificación y control

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​Puntos importantes para lograr el objeto de la planificación adecuada de un evento.

1. ¿Por qué realizar el evento?

2. ¿Cuáles son los objetivos ​que se quieren alcanzar?

3. ¿Quién debe ​asistir?

4. ¿​Cuándo debe celebrarse?

5. ¿Dónde debe celebrarse?​

Open Ended

Mencione un punto importante que se debe tomar en cuenta para planificar adecuadamente un evento y ¿por qué?

Valoración de objetivos​

Los objetivos ​son prioritarios para la realización de un evento, ayudan a asesorar a los clientes acerca del tipo de evento más conveniente y que permita planificar estratégicamente el desarrollo y la organización del mismo.

Los objetivos son los que determinan la duración y contenido del programa; la presentación y el horario y la selección, en su caso, de los ponentes o intervinientes principales, es los que nos ayudará a alcanzar las metas del evento.

Según el objetivo, se verán afectadas las variables del evento: públicos, invitados, lugar, fecha, etc. Un mal enfoque de los objetivos repercutirá negativamente en la realización del evento. Por tanto, el éxito del evento depende del cumplimiento de los objetivos.

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De acuerdo con ese objetivo u objetivos, podremos determinar el alcance del evento, la cantidad de asistentes, las fuentes de ingresos y los recursos necesarios.​

Beneficios de la determinación correcta de los objetivos repercuten en:

• La planificación será correcta y más sencilla de realizar. Al estar claros los objetivos, es más fácil determinar el tipo de evento y detallar las variables del evento.

• Se conseguirán las metas fijadas.

• El ROI, o retomo de la inversión, que supone para la empresa la recuperación de lo invertido en la realización del evento, será adecuado.

​Determinación de objetivos

Multiple Choice

las variables de un evento son:

• invitados

• lugar

• fecha

• todas las anteriores

Multiple Choice

Criterios para determinar los objetivos de un evento

• cuantificación

• concreción

• nivel de influencia

• todas las anteriores

El medio para alcanzar esos objetivos propuestos será el programa. En él, la manera y la forma de organizar la información es importante. Por ello tendrá en cuenta lo siguiente: . Los contenidos se seleccionarán de acuerdo con los públicos a los que va destinado el evento. Intervendrán responsables de la entidad organizadora, bien directamente, bien presentando a otras personas, pero siempre activamente. Se incluirá a oradores externos o invitados que aporten visiones complementarias, pero siempre desde la excelencia y reconocimiento del orador

El programa y los ponentes

Multiple Choice

El programa debe ir estructurado en temas según los objetivos del evento

• Sí

• No

​Presupuesto general del evento

Para garantizarnos el éxito de nuestro evento, es indispensable que elaboremos un presupuesto lo más acorde a las necesidades precisas.

El presupuesto dependerá del tipo de evento que se este organizando.

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Evidentemente, la realización del presupuesto dependerá del tipo de evento al que nos estemos enfrentando, pues no es lo mismo un evento social que un evento empresarial o un evento deportivo.​

​Presupuesto general del evento

El presupuesto no es otra cosa que un plan financiero para la realización de un evento. En él tendremos que detallar los ingresos y los gastos previstos, para comprobar los resultados económicos de la realización de un evento. Si no pretendemos obtener beneficios, bastará con que ingresos y gastos coincidan. Si lo que pretendemos es un beneficio económico, nuestros ingresos deberán superar a los gastos para la obtención de un rendimiento económico.

​Presupuesto general del evento

Lo habitual será utilizar unas plantillas de Excel que nos ayuden a presentar ese presupuesto a nuestro cliente, pero también podemos utilizar aplicaciones más complejos, como Smartsheet de la que se puede obtener información en la red.

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Multiple Choice

El presupuesto es

• El cronograma para la realización de un evento.

• El plan financiero para la realización de un evento.

Búsqueda de local

Es conveniente inspeccionar los locales y hablar con el personal de dirección para hacerse una idea -cercana de los productos que nos están ofreciendo, pues en imágenes suele ser todo bonito ya que se dispone expresamente para vender, pero luego, en persona, podemos llevamos las grandes decepciones. Para estas visitas de inspección es muy útil el hacer una lista de chequeo, en la que hayamos situado minuciosamente los aspectos principales.

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Búsqueda de local

Check List

Última fecha de inspección

Nombre del local

Dirección completa/correo electrónico/ teléfono

Persona de contacto

Disponibilidad para sillas de ruedas

Capacidad de estacionamientos

Paradas de buses cercanas

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¿Qué se debe verificar a la hora de buscar un local para un evento?

Medios Auxiliares

• Medios audiovisuales

• Iluminación

• Sonido​

• Adornos Florares

• ​Producción de eventos

Marketing y Publicidad en eventos

Serán los objetivos los que marquen las acciones de marketing a emprender. Por supuesto, no en todos los eventos deberemos desarrollar estas técnicas, pero son muy útiles en el caso de eventos empresariales​, pues en gran medida garantizan el éxito de los mismos.

Sin duda alguna Ia organización de eventos es una de las mejores estrategias de comunicación integral de empresas e instituciones. por ello no podemos olvidar el envío de correos electrónicos o mailing como mecanismo de promoción del evento. El correo electrónico promocional es conveniente que llegue personalizado a los destinatarios finales y nos permite realizar una publicidad gratuita muy interesante. Existen incluso herramientas de email marketing como Doppler de carácter gratruito.​

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Marketing Online

Lo importante es darse a conocer: tanto las personas como las empresas, los productos o los eventos. De esa manera, potenciales clientes o personas interesadas interrelacionarán con nosotros.

• Twitter

• Facebook

• Google Analytics ​

• You tube

• Instagram​

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Open Ended

Mencione como se puede mercadear un evento