商务会议策划

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LIN Xiying

人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。

会议的起源

公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。

在现代社会，会议被人们以更高的频率使用着，是职场工作的重要内容。据调查，经理级和专业人员每周约有1/4的时间花费在开会上，在企业里80%的员工获得重视和提升源于在会议上的表现引起了上司的注意和赏识。

现代社会

的会议

会：碰头、见面、会合

议：商讨、讨论、商议

有组织、有领导、有议题

Definition

会议：

人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。

Open Ended

会议的基本要素包括哪些？

会议的基本要素

​When?

Where?

Who?

What?

Why?

How？

  指参与会议整个过程的人员，包括主办者、与会者、主持人等。

会议人员

主办方

◆ 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达 到会议确定的目标　
 ◆ 制定会议议程 
 ◆ 选择合适的的场所
 ◆ 检查并比较各项设施
 ◆ 安排交通、住宿事宜
 ◆ 协调会务工作人员的活动 
 ◆ 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
 ◆ 确定各项工作的时间安排 
 ◆ 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司、印刷公司）

◆ 安排食品、饮料有关事宜（现场服务）

◆ 同会议发言人和各位贵宾进行联系

与会者

与会者是参加会议的正式成员。

为了提高会议的高效性，邀请与会者时，应考虑以下因素：

• 能够提供信息、提出意见、做出决定，直接有助于会议达到预期效果的人；

• 对于一些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。

会议主持人

会议主持人是会议过程中的主持者和引导者，

主要负责以下职责：

◆ 营造和谐的会议气氛。

◆ 按照议程推动会议的进行。

◆ 正确总结讨论内容。

◆ 解释困惑。

◆ 帮助与会者理清思路。

· 举行会议首先要明确为什而“议”和“议”什么。

· 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。

会议的议题

· 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。

· 会议名称必须用确切、规范的文字表达，它既用于会议的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备，又用于会议的宣传、扩大会议的效果。

会议的名称

Open Ended

你认为公司日常工作会议最佳的时间段是什么时间？会议时长多少为宜？

会议召开的举办地或举行会议活动的场所，应根据会议的性质、规模，综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。

选择会议地点的意义：

» 产生良好的政治影响和经济效果

» 突出会议的主题

» 营造良好的会议气氛

会议地点

• 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。

• 会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。

会议结果

会议议程的设置

上司认为这份议程表有问题，需要修改。每个小组将修改好的议程表重新提交。

修改后的会议议程表

• 决策性会议

• 纪念性会议

• 动员性会议

• 研讨性会议

根据会议性质和内容划分:

• 公司类会议

• 社团协会类会议

• 其它组织会议

根据举办单位划分:

会议的分类

• 股东大会、董事会、经理会议

• 部门会议、员工大会、年度大会

• 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会

• 新产品新闻发布会

• 联谊会、表彰会    　

公司常见会议类型