商务旅行策划

商务旅行策划

LIN Xiying

Practical Training

商务旅行

• 商务旅行是指商务人士在商务活动过程中产生的所有旅游消费行为。

•  商务旅行有两大类：个人商务旅游和MICE, 即Meeting(会议)、Incentive(奖励旅游)、Conference(大型企业会议)、Exhibition(活动展览)  

•  除了传统的商贸经营外，还包括参加行业会展、跨国公司的区域年会、调研与考察、公司间跨区域的技术交流、产品发布会、以及公司奖励旅游等。 　　

Definition and Classification

商务旅行目的

增进相互间的协作和彼此间的了解，同时掌握最新的市场动态、了解客户需求、扩大市场份额、进行宣传造势等商务活动，越来越多地成为企业决策层重要的工作。

Objectives

案例分析

A城光明公司经理李平与B城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预订在8月8日下午1：00开始。李经理让秘书张兰帮他预订飞往B城的机票。张兰查了飞机班次，觉得8日上午8：00的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B城时已是下午2点多，再赶到华新公司已是3点多。由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。

此案例对你有什么启发？

商务旅行的特点

• 商务旅游是以商务或其他特定的活动目的为导向 , 它的特点具体有：

1. 事前计划性强 。

2. 商务旅游和休闲度假趋于融合。注重过程中的舒适性、安全性、 便利性。

3. 商务旅游者时间观念较强 。

4. 活动具有重复性。以公务为主、旅游为辅。

Open Ended

思考：移动通信公司总经理因公务需要，携小王到西安出差，主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜，请思考小王出差前要做哪些准备工作。假如小王没有随同领导一起出差，那在领导出差中、出差后，小王要做哪些工作？

国内商务旅行准备工作

1、准备出差计划

2、制定日程表

3、为商务洽谈收集和准备资料

4、准备出差用品

5、预订机车票

6、安排旅馆

7、预支差旅费

出差计划内容

1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排

2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排

3、会晤计划（人员、地点、日期和时间）

4、交通工具的选择

5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。

6、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题

7、出差日程表

8、上司或接待人的特别要求

9、差旅费用

制定商务旅程表

•保证上司公务旅行的顺利。 

•商务旅程表至少包括：

时间、地点、交通工具、具体事项、住宿、备注。

1 时间

一是指旅行出发、返回时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上的国家或地区的抵离时间和中转时间；

二是指旅行过程中各项活动或工作时间；

三是指旅行期间就餐、休息的时间。

2 地点

一是指旅行抵达的目的地（包括中转的地点），目的地的名称既可以详写，即哪个国家、哪个地区、哪个公司，也可以略写，即直接写到达的公司名称；

二是指旅行过程中开展的各项活动或工作的地点；

三是指食宿地点。

3-5 交通工具、住宿和具体事项

交通工具：

一是指出发、返回的交通工具；

二是指商务活动使用的交通工具。

住宿：

住宿地点、时间以及要求、标准规格等。

具体事项：
一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；

二是指私人事务活动；

三是与之相关的资料、物品携带。

6 备注

记载提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站的名称，休息时间，飞机起飞的时间，或需要中转时转机机场的名称、时间，或某国家为旅客提供了特殊服务等，或展开活动时，就餐时要注意携带哪些有关文件契约，应该遵守对方民族习惯的注意事项等。

小组

Q: 这份商务旅行日程表缺少哪些内容，需要增加和修改哪些内容？

*请以小组为单位制定出一份新的日程表并加以展示和说明。

境外商务旅行准备工作

• 申领护照

• 办理签证

• 办理“黄皮书” （《国际预防接种证书》，凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取“黄皮书”）

• 购买机（车、船）票

• 办理入出境手续

• 兑换货币

• 旅行过程安排

境外商务旅行日程安排

• 需要中转时，尽量选择衔接时间在2-4小时的班机，将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度。

• 编排旅行计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差。

• 离开和到达的时间都应以当地时间为准，秘书应熟悉国际时间计算的方法。

• 拟定几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。

小组实训项目

假如我校周院长欲在寒假期间去往英国的某所大学考察并洽谈中外合作办学项目，请替他安排好行程。