Gestion Documental y Archivo

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una cantidad ingente de documento.

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​La importancia de la gestión documental en una empresa

La importancia de la gestión documental

Qué es la gestión documental

La gestión documental es el proceso y conjunto de normas que se aplican para categorizar y almacenar todos los documentos que se generan en una organización. Es decir, se trata de gestionar y archivar los diferentes documentos que realiza y recibe una empresa a lo largo de su vida.

Para qué sirve la gestión documental

El archivado de documentos tiene una finalidad más allá de ordenar los diferentes documentos con los que cuenta la empresa. Tener una gestión de documentación eficiente tiene un objetivo y una finalidad que se identifica en los siguientes puntos.

En efecto los documentos se pueden clasificar acorde al formato en el que se presentan como también al contenido que los mismos disponen, veamos en grandes rasgos de que trata.

​Por el tipo de documento de que se trate.

Los documentos se clasifican acorde a la fecha de su creación, siendo en consecuencia este el criterio generalizado para su clasificación y organización en los archivos empresariales.

En efecto, tanto los documentos físicos como digitales, son organizados acorde a la fecha de su creación, desde el aspecto físico, se suele colocar la fecha a la vista de modo tal que sea fácil su detección por la vista.

Por el tiempo.

Clasificación clásica de documentos.

ACORDE AL FORMATO.

FÍSICO.

Son todos aquellos documentos que se pueden percibir acorde al sentido del tacto.

DIGITAL.

Aquellos que solamente se pueden percibir por la vista, en los dispositivos móviles; siendo posible que los mismos pasen al formato físico.

ACORDE AL CONTENIDO.

En este sentido, se refiere al texto y la finalidad misma de estos, son diversos los documentos físicos que se crean, que versan de la más variada índole; el motivo de los textos siempre va a ser de los más variados.

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS:

Es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

– Ordenación cronológica: por fecha de inicio.

– Ordenación numérica: por número de expediente.

– Ordenación alfabética.

– Ordenación mixta: por fecha y número del expediente.

​SEÑALIZACIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES:

SEÑALIZACION DE CAJAS:

En todas las carpetas hay que indicar una serie de elementos, para identificar el contenido.

Los elementos identificativos son:

Nombre del archivo de gestión

Título o concepto del expediente, serie Años:

de inicio y de finalización Nº de orden de la caja

SEÑALIZACIÓN DE LAS CARPETAS:

Los expedientes que tengan documentación de naturaleza diversa o compleja, se pueden archivar en subcarpetas dentro de la carpeta del expediente, formando grupos homogéneos.

CARPETAS DE VUESTRO SERVICIO

Nombre: del archivo de gestión

Título o concepto del expediente

Numerarlas en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas

Descripción del contenido y otra información que se considere necesaria

Materiales de archivo y clasificación en la oficina

Los archivadores son la columna vertebral de cualquier sistema de archivo y clasificación en la oficina. Estos vienen en una amplia variedad de tamaños, materiales y estilos.

Algunos de los tipos más populares incluyen:

• Archivadores verticales

• Archivadores laterales

• Archivadores de cajones múltiples

Carpetas

Las carpetas son otro elemento básico en la clasificación de documentos. Algunos de los tipos más comunes son:

• Carpetas colgantes

• Carpetas de bolsillo

• Carpetas de archivo

​Cajas de archivo

Las cajas de archivo son una opción de almacenamiento de documentos a largo plazo. Estas cajas pueden ser de cartón o plástico y están diseñadas para proteger los documentos del polvo, la humedad y otros daños.

Porta-documentos

Los porta-documentos son útiles para transportar y proteger documentos importantes durante reuniones o viajes de negocios. Estos pueden ser de diversos materiales, como cuero, tela o plástico.

Software de gestión documental

El software de gestión documental te permite almacenar, organizar y acceder a documentos digitales de manera eficiente. Con funciones como búsqueda, etiquetado y versionado, este tipo de software de oficina facilita la administración de archivos digitales en la oficina.

Escáneres y dispositivos de digitalización

Los escáneres y dispositivos de digitalización permiten convertir documentos físicos en archivos digitales. Esto puede ser útil para reducir el espacio de almacenamiento físico y facilitar el acceso y la colaboración en documentos importantes.

Organización de los Archivos de Oficina

​La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:

1. Ser reflejo de las actuaciones de la institución o entidad, y de la unidad responsable del archivo de oficina.

2. Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.

3. Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo. En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.

¿Qué es un archivo muerto?

El archivo muerto es todos aquellos documentos que una compañía o empresa almacena desde los comienzos de su labor en adelante y que para la fecha actual ya no son necesarios o no cumplen con ninguna función. 

¿Cuánto tiempo se deben conservar los archivos muertos?

En el caso de informes de conciliaciones bancarias o documentos con información de muy poca importancia, se pueden mantener por un (1) año. Los documentos que albergan información detallada de cada uno de los empleados desde los inicios de la empresa, deben permanecer por 2 o 3 años dependiendo de las políticas de la misma.

Sin embargo, los documentos que deben ser mantenidos por un tiempo más largo son los referentes a asuntos legales, fiscales, financieros y contables. Por ejemplo, las facturas, las cuentas por cobrar, las declaraciones de impuestos, entre otros. Es recomendable que se mantengan en el archivo muerto por espacio de 6 a 8 años según su prioridad.

Multiple Choice

Vamos a poner en practica lo aprendido en este espacio:

Los gestion de documentos es:

•  Es el proceso y conjunto de normas que se aplican para categorizar y almacenar todos los documentos que se generan en una organización.

• Es la organización de mobiliarios de la oficina en orden ascendente

• Es un proceso donde debemos poner las listas de espera de clientes en orden.

• Ninguna son correctas

Multiple Choice

El archivo de documentos tiene como finalidad:

• tiene como finalidad recolectar información de los datos de la semana en la empresa.

• Tiene como finalidad solo ordenar las correspondencias recibidas en el dia.

• tiene una finalidad más allá de ordenar los diferentes documentos con los que cuenta la empresa. Tener una gestión de documentación eficiente tiene un objetivo y una finalidad que se identifica en los siguientes puntos.

• Todas son correctas

Multiple Choice

Los documentos se clasifican de la siguiente manera:

• Por el tiempo

• Por el tipo de documento que se trate.

• acorde el formato y el contenido

• Todas son correctas.

Multiple Choice

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

• Ordenación cronológica: por fecha de inicio.

  – Ordenación numérica: por número de expediente.

• Ordenación alfabética.

• Ordenación mixta: por fecha y número del expediente.

• Todas son correctas.

Multiple Choice

Los Archivos de la oficina podemos decir que son:

• todos aquellos documentos que una compañía o empresa almacena desde los comienzos de su labor en adelante y que para la fecha actual ya no son necesarios o no cumplen con ninguna función. 

• son la columna vertebral de cualquier sistema de archivo y clasificación en la oficina. Estos vienen en una amplia variedad de tamaños, materiales y estilos.

• Todas son correctas

Multiple Choice

Podríamos mencionar la existencia de algunos tipos de archivo dentro de ellos están:

• Archivero Vertical

• Archivero Orizontal

• Laterales y cajones

• Todas son correctas.

Multiple Choice

Hablemos de los Archivos Muertos:

• es todos aquellos documentos que una compañía o empresa almacena desde los comienzos de su labor en adelante y que para la fecha actual ya no son necesarios o no cumplen con ninguna función. 

• son una opción de almacenamiento de documentos a largo plazo. Estas cajas pueden ser de cartón o plástico y están diseñadas para proteger los documentos del polvo, la humedad y otros daños.

• Ambas son correctas

Es un honor tenerlos a todos como mis participantes , estamos ya en la recta final bendiciones y adelante se acerca el logro de sus objetivos, bendiciones a todos.

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​Les felicito por su activa participacion