Surat Mengurat Lengkap untuk sekretaris bab 2

ANEKA

SURAT MENYURAT LENGKAP

UNTUK SEKETARIS

BAB 2 BAGIAN - BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA

BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA

Sebuah surat terdiri dari berbagai bagian atau elemen - elemen.Gabungan dari bagian bagian tersebut membentuk sebuah rapat. Berikut ini akan kita perhatikan elemen - elemen atau bagian - bagian apa saja yang terdapat pada sebuah surat.Setelah itu kita akan mengadakan pembedahan dan menguraikan satu persatu, mengenai fungsi masing - masing elemen - elemen tersebut.

1. kepala / kop surat

2. Tanggal surat

3. Nomor surat

4. Alamat tujuan

5. Hal / perihal

6. salam pembuka

7. paragraf pembuka

8. paragraf inti (inti sari isi surat )

9. Paragraf penutup

10. salam penutup

kepala / kop surat

beberapa pesan dan fungsi yang diemban oleh kop surat antara lain :

• a. sebagai alat pengenal.Karena pada kop surat memuat nama organisasi dan alamat dan bahkan logo

• b. Sebagai alat pemberian informasi

• c. menginformasikan juga alamat kantor pusat dengan cabang-cabangnya

• d. sebagai sarana promosi atau iklan terutama bagi organisasi perusahaan.

• e Kop surat yang lengkap

tanggal surat

Tanggal surat ditulis sesuai dengan tanggal pembuatan surat itu sendiri,dan dikirimkan atau diposkan pada hari pembuatanya.Bila surat hendak diposkan esok harinya,tanggal surat dapat dibuat pada tanggal esok hari tersebut. namun saja dalam administrasi tentu dicatat pada tanggal yang sama seperti tercantum pada tanggal surat.

Meskipun kebiasaanya atau pada umumnya orang mengetik tanggal surat di kanan,namun tiada salahnya mengetik tanggal surat disebelah kiri.

Nomor surat berfungsi :

a. memudahkan keadministrasikan atau kearsipan dan filing

b. memudahkan melakukan pengontrol kembali tentang surat yang telah dibuat yang ditunjukan kepada seseorang atau kepada organisasi/instansi

c. Untuk mengetahui jumlah surat yang keluar dalam periode tertentu

d. Sebagai alat ukur tinggi rendahnya kegiatan dalam periode tertentu

Pada umumnya surat - surat resmi diberi bernomor surat.terutama surat yang dikirim ke luar organisasi /perusahaan. Nomor surat dibuat dengan kode - kode tententu yang pada umumnya kodenya hanya diketahui oleh interen masing - masing organisasi / perusahaan.

Nomor surat dan contoh

contoh

Contoh 1

11/pn-7/lll/'02

11 : Berarti nomor pembuatan surat

pn-7 : Berarti kode surat atau kode interen (penawaran nomor 7 )

lll : Berarti bulan kegita (maret )

'02 : Berarti tahun 2002

Contoh 2

23 : Berarti nomor urut pembuatan surat

PS-2 : Berarti kode surat atau kode interen (pesan no 2 )

Vl : Berarti bulan keenam (juni)

'02 : Berarti tahun 2002

kesimpulan

lampiran adalah menunjukkan adanya sesuatu yang disertakan dengan surat tersebut.Sesuatu yang melengkapi surat tersebut. Sesuatu yang melengkapi atau dilampirkan tersebut adalah merupakan kesatuan dari surat itu(sebagai pengantar )

Open Ended

Sebutkan alamat tujuan (alamat dalam pada surat ) di halaman 34

Open Ended

Sebutkan sifat surat,salam pembuka dan paragraf halaman 42 - 43