PS. Role Clarification Rev.: 02

Sosialisasi
PS. Pembuatan/ Perubahan Role Clarification

prepared by,
Human Capital Development

HCD-NS/QPC/CP/010 Rev.:02

Tujuan

​Memberikan panduan dalam proses pembuatan/perubahan Role Clarification:

a.   Setiap posisi / jabatan memiliki tugas dan kewenangan yang terdokumentasi
secara tertulis.

b.   Setiap Personil pemegang jabatan mengetahui dan memahami tugas dan
kewenangannya.

c.    Setiap dokumen Role Clarification memiliki format sama.

Ruang Lingkup

​Prosedur ini meliputi pelaksanaan pembuatan/perubahan Role Clarification secara fungsional maupun struktural di divisi Pabrik.

Definisi

1. Role Clarification adalah penjelasan mengenai sebuah jabatan, termasuk di dalamnya identitas, tujuan, dimensi, jaringan interaksi, persyaratan minimal, kompetensi, komunikasi, tugas dan tanggung jawab, wewenang, serta hubungan kerja pada suatu jabatan.

2. Jabatan Struktural adalah jabatan yang memiliki tanggung jawab, wewenang dan hak untuk memimpin, mengelola, serta mengkoordinasikan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

3. Jabatan Fungsional adalah jabatan yang berisi sekelompok tugas dan tanggung jawab yang berkaita dengan pelaksanaan fungsi teknis dan/atau keahlian profesional tertentu berdasarkan keahlian dan keterampilan tertentu

Uraian Umum

• Role Clarification berdasarkan kebutuhan dan tuntutan Perusahaan dengan memperhatikan visi, misi, Strategi Perusahaan, fungsi dan tanggung jawab serta  hirarki dan otorisasi atau rantai komando.

• Role Clarification disusun untuk seluruh jabatan struktural maupun fungsional, dikoordinasikan HCD dan bekerjasama dengan kepala departemen masing-masing bagian.

• Role Clarification disusun, ditinjau dan disetujui dengan mengacu pada matriks 7.2

Uraian Umum

• Form Pernyataan Role Clarification --> formulir yang menyatakan bahwa personil pemegang jabatan sudah membaca,  memahami serta setuju untuk melaksanakan pekerjaan sesuai yang tercantum pada Role Clarification. Formulir pernyataan Role Clarification ditandatangani oleh setiap pemegang jabatan.

• Role Clarification harus tersedia dalam kondisi :

  a.   Baru menduduki suatu jabatan

  b.   Terdapat perubahan pada Role Clarification

  c.    Terjadi mutasi : rotasi, promosi, demosi

• Role Clarification harus tersedia selambat-lambatnya 20 hari kerja sejak karyawan menduduki suatu jabatan, ditandai dengan dokumen PKWT, PKWTT, SK Promosi, SK Rotasi, dll

Uraian Umum

• Role Clarification jabatan fungsional dibuat terpisah dengan Role Clarification jabatan struktural sesuai tugas dan tanggung jawab pada jabatan fungsionalnya. Pemegang jabatan fungsional adalah personil yang ditunjuk berdasarkan surat penunjukan resmi oleh perusahaan.

• Tata Cara Penomoran dan nomor revisi mengacu pada IK. Pembuatan Dokumen

  AAA-BB/ RCL / QQ /SSS Rev: YY

• Tanggal berlaku Dokumen Role Clarification sesuai tanggal tanda tangan persetujuan terakhir.

• Role Clarification diperbaharui jika terjadi perubahan yang berkaitan dengan namun tidak terbatas pada: perubahan struktur organisasi, perubahan pada visi misi organisasi, perluasan pekerjaan, perubahan peran, adanya perubahan peraturan dari badan regulasi terkait, yang kemudian diusulkan oleh atasan.

Uraian Umum

• Setiap perubahan Role Clarification menggunakan form perubahan

  dan untuk riwayat perubahan Role Clarification menggunakan riwayat

  revisi dokumen sesuai IK pembuatan Dokumen.

• Pemberlakuan kaji ulang , penyimpanan dan OBSOLATE Role Clarification

  mengacupada prosedur mutu Pengendalian Dokumen.

• Setiap Pembuatan/Perubahan Role Clarification atau perubahan bagian

  kompetensi teknis pada Role Clarification ditindaklanjuti dengan pembuatan/

  perubahan dokumen standar kualifikasi jabatan mengacu pada IK. Tata Cara Pelaksanaan Kualifikasi Personil.

​Prosedur

​Form Pernyataan Role Clarification yang harus di tandatangani oleh pemegang jabatan baik pemegang jabatan Struktural maupun Fungsional

​​Catatan Mutu

​Form Role Clarification

​​Catatan Mutu

​Lakukan identitas detail dari suatu posisi / role.
Pastikan kita memasukan kata kunci terkait peran yang sedang dicari dengan spesifik dan akurat

​​Identitas

​Buatlah Statement singkat :
HOW + WHAT + WHY
Biasanya menjawab :
- part dari posisi ini apa ?
- Kontribusi uniknya apa ?
- kendala apa klo posisi ini tdk ada ?
- Kenapa posisi ini dibutuhkan ?

​​Tujuan

​Jelaskan Span Control dari posisi tersebut.
secara people atau yang terkait financial jika ada.

​​Dimensi

​Highlight interaksi langsung dengan bagian lain (Extr & Intr) tapi bukan dalam rantai komando.
Kita dapat menjelaskan alasan dari interaksi tersebut

​​Jaringan Interaksi

​Berisi spesifikasi yang dibutuhkan agar suatu role dapat berfungsi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.

​Persy. Umum

​Menyatakan report line dan highlight cara kemampuan komunikasi pada posisi tersebut.
mis: memperoleh info, menyampaikan, menjelaskan, mempengaruhi, negosiasi, dll

​​Komunikasi

​Uraikan tugas yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, tujuan tugasnya.
Uraikan tanggung jawab --> tidak tumpang tindih, ditentukan dengan jelas, diberikan untuk pekerjaan yang diperlukan saja.
Menggambarkan day to day work

​​Tugas & Tanggung Jawab

​Apakah jabatan ini diberikan hak untuk melakukan tindakan atau membuat keputusan sesuai peran yang secara formal ditetapka perusahaan.

​Wewenang

​Menyatakan hubungan-hubungan dari suatu posisi dalam pelaksaan kerjanya.
Supaya terlihat keterikatan pekerjaan satu dengan yang lainnya.

​​Hubungan Kerja