3. DATA DAN INFORMASI

DATA, INFORMASI, PENGETAHUAN

By Suardi, S.Kom

UGIK/SIK-UMS/D

• Data:
Data adalah kata jamak dari “datum”, meskipun
demikian data biasanya mewakili keduanya baik bentuk
tunggal maupun bentuk jamak.

• Data adalah hasil pengamatan atau fakta yang masih
mentah, yang secara khas menggambarkan gejala phisik
atau suatu transaksi bisnis.

• Data harus dipandang sebagai sumber daya “bahan baku”
yang kemudian diproses ke dalam suatu bentuk “produk”
berupa informasi .

( pengolahan data atau pengolahan informasi), di mana :
– Bentuk/format nya ditentukan, dirorganisir dan
dikembangkan

– Isi nya dianalisa dan dievaluasi
– Data tersebut ditempatkan dalam konteks yang sesuai
bagi seorang pemakai.

UGIK/SIK-UMS/D

DATA

• Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol

yang dibentuk dan diolah menjadi informasi
(Scott)

• Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti

bagi si penerima (Davis)

• Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi

yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh
manusia atau peralatan yang digunakan

JENIS DATA
• DATA STATIS: JENIS DT YG UMUMNYA TDK

BERUBAH.(identitas nama,tempat, kode-kode nomor)

• DATA DINAMIS: JENIS DT YG SELALU

BERUBAH(UPDATING DATE), CTH: DT NILAI MAHASISWA,
DT KUNJUNGAN RS,DLL

SUMBER DT :
• DT INTERNAL (DT YG BERASAL DR DLM ORGN/RS)
• DT EKSTERNAL (DT YG BERASAL DR SUMBER2 DI LUAR

ORGS).

UGIK/SIK-UMS/D

• Informasi :
• Informasi dapat digambarkan sebagai data

yang telah diubah menjadi suatu bentuk
spesifik(konteks) yang bermanfaat dan berarti
bagi pemakainya.

• Informasi harus dipandang sebagai data yang

telah diproses, yang disajikan dalam suatu
bentuk spesifik(konteks) yang memberi nilai
bagi pemakai.

• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk

yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat
bagi pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang (Gordon)

•

Informasi

adalah

hasil

pembentukan

penyusunan

,

pengorganisasian

atau

pengubahan

data

yang

menambah

tingkat

pengetahuan

(Burch)

• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang

memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi
pengambilan

keputusan

saat

ini

atau

mendatang

(Roymond)

• Jenis-jenis informasi

–  Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi
–  Informal : yang berasal dari luar organisasi

Fungsi-fungsi Informasi
– Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai
– Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses

pengambilan keputusan pemakai

– Mengurangi resiko kegagalan
– Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari

sesuatu hal

– Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak

diperlukan

– Memberi standar, aturan- aturan, ukuran, dan

keputusan- keputusan yang menentukan pencapaian
sasaran atau tujuan

Nilai informasi

• Menurut Josh G. burch nilai informasi adalah

didasarkan pada 10 sifat berikut :

 Kemudahan dalam memperoleh
 Lengkap
 Ketelitian
 Kecocokan dengan pengguna
 Ketetapan waktu
 Kejelasan
 Fleksibilitas / keluwesannya
 Dapat dibuktikan
 Tidak ada prasangka
 Dapat diukur

UGIK/SIK-UMS/D

Mutu informasi

• Informsi

berbeda

mutunya

disebabkan

oleh

penyimpangan atau kesalahan.

• Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-

hal sbb:

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang

tidak tepat

2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang

benar

3.

Hilang/ tidaknya terolahnya sebagian data

4. Pemeriksaan / pencatatan data yang salah
5.

Dokumen induk yang salah

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal :

kesalahan program )

7. Kesalahan yang dilkukan secara sengaja
Penyebab kesalahan tsb dapat diatasi dgn cara sbb:
• Kontrol system untuk menemukan kesalahan
• Pemeriksaan internal dan eksternal
• Penambahan batas ketelitian data
• Instruksi- instruksi dari pemakai yang terprogram secara

baik dan dapat menilai adanya kesalahan- kesalahan
yang mungkin terjadi

Atribut Informasi Yang Berkualitas:

1. Dimensi Waktu:
• Ketepatan waktu : Informasi harus disajikan ketika diperlukan
• Kondisi keberadaan : Informasi harus terbaru (up-to-date) ketika
disajikan

• Frekwensi : Informasi harus disajikan setiap kali Informasi
tersebut diperlukan.

• Periode Waktu : dapat disajikan tentang masa lampau, masa
kini, dan periode waktu masa yang akan datang

2 Dimensi Isi (content):
• Ketelitian : Informasi harus bebas dari kesalahan
• Keterkaitan : Informasi harus dihubungkan dengan kebutuhan
dari penerima informasi yang spesifik dalam suatu situasi yang
spesifik pula.

• Kelengkapan : Harus bisa menyajikan semua informasi yang
diperlukan.

• Kepadatan

: Hanya menyajikan informasi yang diperlukan saja

• Lingkup Informasi Ruang lingkupnya luas atau sempit, fokus
kepada informasi eksternal atau internal

• Kinerja/Performance :Informasi dapat
mengungkapkan kinerja dengan mengukur
penyelesaian aktivitas , kemajuan yang dicapai , atau
sumber daya yang terkumpulkan.

3. Dimensi Bentuk(Format):
• Kejelasan : Informasi harus disajikan dalam bentuk
atau format yang mudah untuk difahami

• Detil/rincian : Informasi dapat disajikan secara
detil/rinci atau dalam format ringkasan

• Order : Informasi dapat diatur dalam suatu urutan
tertentu.

• Presentasi : Informasi dapat ditampilkan dalam
bentuk narasi, angka, gambar/grafis, atau bentuk lain

• Media : Informasi dapat disajikan dalam wujud
catatan dokumen atau kertas yang tercetak, tayangan
video, atau media lainnya.

ELEMEN DATA LOGIS

• Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana
data dan informasi disimpan dalam suatu cara yang
terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk
tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke
dalam kategori berikut:

• Field. Field adalah sekelompok karakter yang
menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal,
atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang
adalah merupakan suatu field.

• Record. Record adalah suatu kumpulan dari field yang
saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar
nilai mahasiwa : nama, nim, nilai, Mata kuliah

• File. File adalah suatu kumpulan dari record yang saling
berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar nilai berisi
record nilai untuk semua mahasiswa suatu PT.

• Database. Database adalah suatu kumpulan terintegrasi
dari file yang saling berhubungan.

• Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan
berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan
karyawan.

Hirarkhi Data

Database sistems

Database

File

Record

Data item/field

Byte

Bit

UGIK/SIK-UMS/D

•

Bit

–

sistem biner  0 & 1

–

dasar komunikasi atr manusia (bhs manusia) & mesin
(bhs mesin)

•

Byte

–

bag terkecil yg dialamatkan dlm memori

–

sekumpulan bit yg scr konvensional terdiri dari
kombinasi 8 bit yg menyatakan 1 karakter dlm memori

–

1 byte = 1 karakter

UGIK/SIK-UMS/D

•
Field / atribut / data item

–

unit terkecil yg disebut data

–

sekumpulan byte yg mpy makna

–

Jenis
•

Fixed length field
– memiliki ukr yg tetap  hrs disediakan ukr

terbesar

•

Variable length field
– memiliki ukr berbeda  hemat, pemrog

rumit

UGIK/SIK-UMS/D

•

Data agregate
–

sekumpulan field / atribut / data item dgn ciri ttt
& diberi nama

–

Contoh:
•

Tempat-TanggalLahir
– Tempat lahir  Char
– Tanggal lahir  Date

UGIK/SIK-UMS/D

Record

sekumpulan field / atribut / data item yg saling
berhubungan terhadap obyek tertentu

–

Jenis
•

Fixed length record
– semua field dlm record memiliki ukuran yang tetap
– Contoh: linked list dgn array

•

Variable length record
– field-field dlm record dpt memiliki ukuran

berbeda

– metode penandaan: end of record marker,

indikator pjg, & tabel posisi record

UGIK/SIK-UMS/D

•
File

–

sekumpulan record sejenis scr relasi yg
tersimpan dlm memory sekunder

•
Basis data

–

sekumpulan dr bermacam2 tipe record yg
memiliki hub antar record & rinci data thd obyek
ttt

UGIK/SIK-UMS/D

FAKTA KEG:
-pelaporan
-Komonikasi
-transaksi
dll

DATA

ARSIP
OTENTIK

KOMPUTER
INFORMASI

Direkam/catat

disimpan

diproses

keluaran

disimpan

UGIK/SIK-UMS/D

Siklus Pengolahan Data

 Sama dgn model umum sistem



Input



Processing



Output

INPUT

PROSES

OUTPUT

UGIK/SIK-UMS/D



Origination



Proses pengumpulan data yang berupa proses

pencatatan data ke dokumen dasar



Distribution



Proses dari distribusi output kepada pihak yang

berhak dan membutuhkan informasi

UGIK/SIK-UMS/D

TUGAS KELOMPOK

• Dari tugas kelompok yang pertama, tuliskan

kemungkinan data yang anda pakai

• Dan informasi apa yang bisa anda ambil dari

data dan tugas Sistem

UGIK/SIK-UMS/D


Pertimbangan metode pengolahan data


Volume data


Kompleksitas


Batasan waktu


Tuntutan perhitungan

UGIK/SIK-UMS/D

Pengolahan Data (data processing

• Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas

informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan

• Unsur- unsur pengolahan data meliputi:
1. Pengumumpulan data (data capturing)
2. Pembacaan (reading)
3. Pemeriksaan (verifying)
4. Perekaman(recording)
5. Penggolongan (classifying)
6. Pengurutan (sorting)
7. Pengurutan (sorting)
8. Peringkasan (summarizing)
9. Perhitungan (calculating)

UGIK/SIK-UMS/D

10. Perbangdingan (comparing)
11. Pemindahan (transmiting)
13. Penampilan kembali (retriving)
14. Penggandaan (reproducing)
15. Penyebarluasan (distribution)

Pengolahan data :
1. Sentralisasi
2. Desentralisasi
3. Terdistribusi

UGIK/SIK-UMS/D

• Dalam sistem pengolahan data tersentralisasi,operasi-

operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian
yang terpisah dalam struktur organisasi yang sering
disebut bagian pengolahan data elektronik (Elektronic
Data Processing/ EDP),.atau dapat juga dilakukan oleh:

1. Suatu biro jasa yang terpisah di luar organisasi dan

memberikan bermacam- macam pelayanan
pengolahan data.

2. Fasilitas- fasilitas pembagian waktu bersama

(timesharing) yang dibeli/ disewa dari suatu
perusahaan.

UGIK/SIK-UMS/D

• Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam

struktur organisasi mempunyai faktor
pendukung antara lain :

1. Penghematan khusus dalam hardware dan

pengadaan personalia

2. Penghematan karena meniadakan

pengembangan sistem yang ganda

3. Manfaat karena standarisasi
4. Manfaat karena sistem yang seragam

UGIK/SIK-UMS/D

• Dalam sistem pengolahan data terdesentralisasi,

kegiatan- kegiatan pengolahan data dilakukan dalam
bidang

organisasi

fungsional

otonom/

yang

merupakan sub-organisasi. Contoh- contoh fungsi
organisasi yang bersifat fungsional otonom adalah
akuntansi,

keuangan,

personalia,

riset

dan

pengembangan (Research and Development), dan
lain- lain.

UGIK/SIK-UMS/D

• Faktor- faktor yang mendukung desentralisasi

pengolahan data dalam struktur organisasi
antara lain adalah :

1. Pelayanan yang makin baik karena kepekaan

terhadap kondisi lokasi

2. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
3. Kelangkaan kesamaan di antara fungsi

diantara unit- unit organisasi yang
mempersulit adanya standarisasi sistem

UGIK/SIK-UMS/D

• Dalam sistem pengolahan data terdistribusi

data- data yang akan diolah disebar ke bagian-
bagian, namun bagian- bagian yang tersebar
tersebut disatukan kembali secara logic dan
diawasi oleh bagian yang mempunyai
peringkat lebih tinggi sehingga membentuk
satu kesatuan.

UGIK/SIK-UMS/D

• Keuntungan- keuntungan dalam penolahan

data terdistribusi antara lain adalah :

1. Dapat memenimalkan biaya- biaya
2. Mempersingkat waktu respon untuk

memperoleh data- data

3. Pengontrolan pada data- data kritis secara

lebih cermat

4. Kemampuan back up data yang efektif

UGIK/SIK-UMS/D

• Pengetahuan

– Tda informasi yg sdh diorganisasikan & diproses

u/ memperoleh/ pemahaman, pengalaman,
pembelajaran yg terakumulasi, shg dp
diaplikasikan dl masalah a/ proses bisnis ttt

– Informasi yg diproses u/ mengekstrak implikasi

kritis & merefleksikan pengalaman masa lampau,
menyediakan pengetahuan yg terorganisasi dg
nilai yg tinggi u/ pemakai

UGIK/SIK-UMS/D

Database

Manajer

SI

Pelaksana

Manual

Elektromekanik

Elektronik

Siklus Hidup Informasi

UGIK/SIK-UMS/D

•

Proses/fungsi manajemen
–

Perencanaan

–

Pengendalian
•

Pengorganisasian

•

Penggerakan

•

Koordinasi

–

Pengambilan keputusan

Manajemen

UGIK/SIK-UMS/D

•

Tktan kegiatan manajemen
–

Perencanaan strategis

–

Perencanaan taktis & pengendalian manajemen

–

Perencanaan & pengendalian operasional

UGIK/SIK-UMS/D

• Fungsi organisatoris

– Keuangan & akuntansi

• belanja, anggaran, akt keuangan-beaya, etc

– HRD

• Rekrutmen, karir, gaji, pensiun, etc

– Logistik

• pembelian, persediaan, distribusi, etc

– Produksi

• kegiatan produksi, produk keteknikan, etc

– Pemasaran

• riset pasar, periklanan, promosi, penjualan, etc

– Etc

UGIK/SIK-UMS/D

Keuangan

HRD

Logistik

Produksi

Pemasaran

Strategic planning level

Management Control Level

Operational Control Level

Fungsi Organisatoris

Level manajemen

UGIK/SIK-UMS/D

• Kebutuhan informasi u/ kegiatan manajemen

– tgt pd faktor

1. Fungsi operasional

2. Kegiatan manajemen
3. Pembuatan keputusan

UGIK/SIK-UMS/D

• Perbedaan kebutuhan informasi terletak pd

– isi

• Isi informasi u/ stp fungsi operasional tgt pd fungsi
• Contoh:

– isi informasi u/ pemasaran <> isi informasi u/ personalia

– ciri informasi yg dibutuhkan

• Ciri informasi yg dibutuhkan tgt pd tk kegiatan

manajemen

• Informasi u/:

top management<>middle management<>lower
management

UGIK/SIK-UMS/D

Kebutuhan informasi menurut kategori keputusan

Ciri Informasi

Perencanaan

& pengendalian

operasional

Perencanaan

taktis

& pengendalian

manajemen

Perencanaan

strategis

Sumber

Sebagian besar

internal



Eksternal

Luasnya

Sangat jelas, sempit



Sangat luas

Tingkat agregasi

Sangat terinci



Agregat

Horison waktu

Historis



Masa depan

Keadaan waktu

Sangat baru



Agak lama

Kecermatan

Tinggi



Rendah

Frek.
pemakaian

Sangat tinggi



Jarang

Sumber: Gordon B. Davis, 1987

UGIK/SIK-UMS/D

Perbedaan jenis keputusan pd tk kegiatan manajemen

Sumber: Gordon B. Davis, 1987

Tingkat

Catatan

Perencanaan strategis

Penetapan tujuan, definisi sasaran,
kebijakan, pedoman umum, yg
mengarahkan alur u/ org
Misal: bidang usaha, strategi pasar.

Perencanaan taktis &
pengendalian
manajemen

Perolehan sumber daya, taktik
perolehan, lokasi, produk baru,
pemakaian anggaran, laporan
perbedaan (variance)

Perencanaan &
pengendalian
operasional

Pendayagunaan fasilitas & SD yg ada
u/ menyelenggarakan kegiatan

UGIK/SIK-UMS/D