OPERACIONES AUXILIARES DE ALMACEN

OPERACIONES AUXILIARES DE ALMACEN

TEMA 1: ESTRUCTURA Y TIPO DE ALMACEN

2. CONCEPTO Y FUNCIONES DE ALMACEN

Se podría definir almacén como aquel lugar o espacio físico que se dedica al almacenaje de mercancías (materias primas, productos semiterminados, productos terminados, bienes e incluso datos) para su posterior distribución
Por tanto, se referirá al lugar físico donde se almacena el stock de productos tanto comerciales como industriales que posteriormente serán objeto de distribución o transformación.

2.1 FUNCIONES DEL ALMACEN
funciones comunes a todo tipo de almacenes:

•   Recepción de materiales.

• Registro de entradas y salidas del almacén.

•  Almacenamiento y adecuación de materiales (etiquetado, embalaje, codificación, etc.).

• Mantenimiento y control de materiales y de almacén.

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• Preparación y planificación de pedidos (picking).

• Preparación y coordinación de entregas.

• Carga de camiones.

• Control de stock (inventario).

​Nota: la mayor dificultad de un almacén estriba en conseguir un nivel de stock deseado que permita evitar retrasos en las entregas y, por tanto, atender de forma correcta a la demanda a la vez que se obtienen unos costes operacionales globales óptimos.

3 TIPOLOGIA DE ALMACEN

• POR TAMAÑO

• POR TIPO DE MERCANCIA

• POR FUNCIONES

• POR SITUACIÓN GEOGRAFICA

• POR TRATAMIENTO FISCAL

• POR RECINTO

• POR GRADO DE MECANIZADO

4 DISEÑO DE UN ALMACEN

El objetivo básico de todo almacén es la optimización de los costes, los espacios y los recorridos. Por ello, un eficiente diseño es de vital importancia para la empresa, ya que de ello van a depender su eficiencia y su eficacia en el mercado.

todas las actividades que conlleva un almacén; es decir, a integrar todas estas actividades de modo que se consiga su optimización para lograr los objetivos marcados.
Nota: El término lay-out se refiere conseguir que el producto esté en el lugar correcto, en el tiempo correcto y con un coste mínimo (tanto económico como humano).

1. Area de recepcion

2. Area de almacenamiento (ubicacion fija o aleatoria)

3. Area de entrega

   
   
   
   
   
   
   
   

​DISPOSICION DE AREAS

5 FLUJO DE MERCANCIAS EN EL ALMACEN

La cadena de suministro de una empresa de producción se podría definir como un sistema formado por instalaciones y medios de distribución que tiene la función de obtener materiales, transformar dichos materiales y distribuirlos al consumidor.
SUMINISTRO O RECEPCION DE MERCANCIAS
ALMACENAMIENTO
EXPEDICION DE MERCANCIAS

METODOS PARA DETERMINAR EL COSTO DE LAS MERCANCIAS

• LIFO (Last In, First Out): considera que la última mercancía que entra es la primera que sale. El valor de coste de la última venta será igual al precio de adquisición de la última mercancía comprada.

• FIFO (First In, First Out): considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta será el más antiguo de los precios de adquisición existentes.

• Precio Medio Ponderado (PMP): calcula el coste de la venta a partir de la media ponderada de los distintos precios de entrada.
  

CROSS-DOCKING

Son almacenes situados estratégicamente que trabajan sin stock, realizándose en ellos la recepción, la verificación y la distribución física inmediata de los pedidos; es decir, simplemente son almacenes de paso de mercancía, con escaso o nulo almacenaje. Sin embargo, presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes al no tener stock.

Multiple Choice

      Cuales de estas respuestas corresponden a funciones comunes a todo almacén.s

•        Rececpión de materiales

•      Carga de camiones

•    Preparación y planificación de pedidos (picking)

• Todas son correctas

Multiple Choice

Qué es el “Lay-out” del almacén

•      La playa de expedición

•      El diseño del almacén

•   Las zonas comunes del almacén

•    Son los pasillos que hay que dejar para poder circular entre las estanterías

Multiple Choice

    ¿Qué características tiene el cross-docking?

•    a. No se realiza almacenamiento de la mercancía

• b.       Las operaciones de almacenaje en picking

• c. Operaciones de recepción, verificación y expedición de la mercancía

• a y c son correctas

   

Tanto las entradas como las salidas han de reflejarse con precisión y en el menor tiempo con el fin de tener el stock actualizado. Deben estar debidamente inventariadas, ya que en caso contrario la calidad de su gestión disminuiría notablemente.

 

Importante: Es aconsejable realizar inventarios continuos del stock de los distintos productos almacenados con el fin de mantener un nivel óptimo de gestión.

TEMA 2: OPERACIONES DE ALMACENAJE

1 ACTIVIDADES DE RECEPCION

LAS PRINCIPALES FASES DEL PROCESO DE RECEPCION:
* Control documental.

* Descarga de la mercancía.

*  Control cuantitativo y cualitativo.

* Integración de la mercancía recibida en el stock de la empresa.

2 DOCUMENTACION

• ALBARAN

  es un documento que confecciona el proveedor y que se envía junto con la mercancía. Sirve de justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también como guía para la posterior confección de la factura. Debe aparecer en él la descripción de la mercancía (las referencias y las cantidades de los productos), el número de pedido, los datos del proveedor y del cliente, el lugar de entrega, así como la fecha de envío y de entrega. Puede aparecer valorado o sin valorar. En ocasiones, se sustituye por una nota de entrega del transportista.

• DOCUMENTO DE TRANSPORTE

  es un documento que emite el transportista y que contiene toda la información necesaria para efectuar un transporte. Existen diversas clases de documentos y se utilizan para combinar entregas, especificar etapas de transporte o asignar mercancías y agentes de servicios. En resumen, da fe de la existencia de un contrato de transporte y un recibo de la carga que será transportada y entregada al destinatario en el lugar de destino. El recepcionista deberá sellar y firmar el documento una vez que se haya entregado la mercancía

• FORMULARIO DE RECEPCION

  es el documento que permite al operador de recepción llevar un control de la conformidad de una recepción con las mercancías pendientes de entrega.

   

  Recuerde: La documentación puede variar considerablemente, ya que depende de numerosos factores

3 COLOCACION Y UBICACION

Las estrategias de colocación y de picking de mercancías son usadas para determinar cuáles son las ubicaciones más apropiadas para el desarrollo de estas actividades.
Identificación y trazabilidad de mercancías En la mayoría de los casos, la mercancía almacenada es codificada comprendiendo numerosa y valiosa información para la empresa. la trazabilidad, se consigue disponer de todos los movimientos que sigue esta mercancía. Los avances tecnológicos permiten una rápida y cómoda codificación normalizada de mercancías mediante una identificación automática.

Sistemas empleados en Identificación y trazabilidad de mercancías.

1. codificacion de barras
2. etiquetas electronicas

4 GRUPAJE DE MERCANCIAS

En el ámbito del almacén, el grupaje consiste en reunir mercancías compatibles de distinta naturaleza y origen, aunque con características similares, con el fin de conseguir un mejor manejo y un óptimo aprovechamiento del espacio disponible dentro del almacén. Igualmente, se suele tener en cuenta el destino final de estos productos, ya que frecuentemente son cargados en una misma unidad de transporte.

 

Nota: Otro término que también se utiliza para referirse al grupaje es el de unidades de carga.

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS EN EL GRUPAJE DE MERCANCIAS

se pueden catalogar en:

Ø  Peligrosas.

Ø  Refrigeradas.

Ø  Perecederas.

Ø  Animales vivos

Los medios más conocidos para el grupaje de mercancías son por:

Ø  Palés.

Ø  Cajas.

Ø  Contenedores.

Ø  Bidones.

5 CROSS-DOCKING

Son almacenes situados estratégicamente, que trabajan sin stock y donde se realiza la recepción, la verificación y la distribución física inmediata de los pedidos; es decir, son almacenes de paso de mercancía, con escaso o nulo almacenaje. Presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes.

 

Sabía que...: El cross-docking es especialmente utilizado por grandes distribuidoras para productos frescos o prensa.

6 EXPEDICION

Toda expedición conlleva un proceso de preparación de la mercancía. Generalmente, las principales actividades que se realizan son las que se detallan a continuación:

Embalaje de la mercancia

Precintado

Etiquetado

Pesado

DOCUMENTACION DE EXPEDICION EXPEDICION

Albarán: es un documento que elabora el proveedor y donde se describen las referencias y las cantidades de los productos entregados, el número del pedido y todas las señas tanto suyas como del cliente. Este documento se conoce también con el nombre de nota de entrega. Vienen varias copias, de las cuales una se queda el proveedor, otra el transportista y otra el cliente.

Carta de porte: es un documento que emite el transportista y donde se anotan los bultos y las cantidades, así como la fecha y el lugar de entrega de la mercancía. El operador de recepción o el cliente deberá anotar la fecha y la hora de recepción, el sello de la empresa y su nombre y firma.

7 APROVISIONAMIENTO

Su función básica consiste en la compra de materias necesarias para la empresa (para su posterior producción y/o venta) y almacenarlas hasta que se comience con el proceso de producción o de comercialización.

 

Se ha convertido en un punto estratégico para las empresas, ya que es un elemento clave en la competitividad presente y futura de esta.

 

Importante: Todas las empresas deben diseñar y planificar unas estrategias de compra y abastecimiento que ayude a su vez a la consecución de su estrategia general.

FORMAS DE APROVISIONAMIENTO

Pedidos únicos: se negocian tanto precios como condiciones para un único pedido. Se suele utilizar para materiales y servicios que no se piden habitualmente. Se trata de pedidos a corto plazo.

Órdenes de entrega para pedidos abiertos: a diferencia del anterior, se suelen emplear para materiales que se piden regularmente y en cantidad suficiente para ser servidos. Se negocian los precios y las condiciones para un periodo de tiempo acordado, así como para una cantidad total prevista. Se realizan órdenes de entrega asociadas a un pedido abierto (sobre una cantidad prevista). Son contratos a largo plazo.

Planes de entrega: se utilizan para materiales que se piden de forma regular con una programación exacta de entrega. Se emplea esencialmente cuando se necesitan entregas Just-In-Time (JIT).

CUELLOS DE BOTELLA Y ABASTECIMIENTOS

Este concepto se utiliza en distintos ámbitos, pero hace referencia en el caso del almacenaje a la ralentización que puede sufrir una fase de producción como consecuencia de una falta en el suministro de las materias primas. Con ello, se quiere poner de manifiesto la interdependencia que tienen prácticamente todos los procesos en la empresa, por lo que un fallo en alguno de ellos puede afectar en mayor o menor medida a los demás.

 

Importante: La empresa deberá tener identificados todos los puntos críticos (cuellos de botella) de su cadena de producción.

Multiple Choice

Qué es cuello de botella?

• a.       Un estrechamiento de las vías de producción.

  .

• b.       Un posible incidente ocurrido en un proceso que retrasa las siguientes fases.

• c.        Un proceso concreto del sistema de producción

• d.       Todas las opciones son incorrectas.

Multiple Choice

el albarán y la carta de porte son documentos típicos de

• a.       del proceso de recepcion

• b.       del proceso de almacenaje

• c.        del proceso de expedicion

• d.       del proceso de recepción y expedicion

TEMA 3: TRABAJO EN EQUIPO EN OP. AUX ALMACEN

​ASERTIVIDAD

Es la habilidad que permite expresar una opinión, un pensamiento o simplemente un punto de vista, sean estos o no correctos, pero respetando siempre los de los demás.

 

Tanto en las relaciones ascendentes como descendentes, la asertividad es fundamental para evitar confusiones y posibles conflictos.

​SINERGIA

El término sinergia tiene su origen en la antigua Grecia (synergos), que venía a significar cooperación (en el sentido de trabajar en conjunto) y energía (la raíz ergon se refería tanto a trabajo como a energía). Con ello, se quería resaltar lo provechoso que resulta el trabajar en colaboración, con respecto a trabajar de forma individual.

 

La sinergia es, sin duda, el resultado más significativo de formar equipos de trabajo; y es consecuencia directa de la experiencia, que dice que se consiguen mayores beneficios a través de la unión que a través de la individualidad.

Multiple Choice

Las relaciones entre trabajadores han de ser

• a.       estrechas y familiares

• b.       reciprocas, continuas y cordiales

• c.        no es necesario que exista ningun tipo de relacion entre ellos

• d.       solo obligatorias entre jefes y subordinados

Multiple Choice

la asertividad consiste en

• a.       expresar lo que se piensa sin molestar al otro interlocutor

• b.       acertar con la respuesta correcta

• c.       dar una opinion

• d.       decir lo que el otro interlocutor quiere oir

TEMA 4: DOCUMENTACION BASICA DE ALMACEN

La Orden de Trabajo (OT) es un documento fundamental para cualquier empresa. Es una especie de informe donde quedan registradas las tareas a realizar en un determinado equipo, instalación o sistema, incluso en una planta completa. En el caso del almacén, va a englobar toda la información acerca del proceso de pedidos, tanto para abastecer al propio almacén como para su posterior distribución.

 

Nota: La orden de trabajo se conoce también como orden de producción

ORDEN DE TRABAJO

La OT debe describir claramente, sin ambigüedad, el servicio que se solicita, consignando en ella la cantidad, la identificación, el tipo o las características de los elementos necesarios para ejecutar los trabajos

a. Los materiales que han de utilizarse o los realmente empleados
b. Las máquinas que han de intervenir en el proceso
c. La mano de obra necesaria

Otros errores son del tipo:

Ø  Falta de conformidad (firma) de alguno de los responsables.

Ø  Falta de rigor en la descripción del trabajo a desarrollar.

Ø  Inexactitud en las partidas.

Ø  Error o irregularidad en las valoraciones.

Ø  Fallo en la asignación del sector imputado.

Ø  Número erróneo de la OT.

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​errores documentales

La nota de entrega es un documento que el cliente firma cuando se le entrega la mercancía y que sirve esencialmente de prueba de la recepción de dicha mercancía.
La nota de entrega es muy parecida al albarán y, en determinados casos, se confunden. A diferencia del albarán, en la nota de entrega sí vienen reflejados los precios de las mercancías (aunque también puede darse el caso de albaranes valorados).

NOTA DE ENTREGA

Otros errores son del tipo:

Los errores más habituales son:

 

Errores identificativos: en determinados casos existen erratas en los datos fiscales del cliente.

La mercancía descrita no coincide con la mercancía entregada: tanto en la cuantía como en la descripción. Incluso el número de cajas puede sufrir variaciones o contemplar algún producto que en realidad no estaba pedido.

El importe presentado no corresponde con lo pactado.

 

Estos tres casos suelen implicar un problema a la hora de emitir la factura:

 

Ausencia de firma y/o sello de la empresa que recepciona el producto: es usual que la mercancía se entregue a través de empresas de transporte y

​

​errores documentales

El albarán es un documento mercantil que acompaña al género y que acredita la entrega de una mercancía o un pedido. El receptor deberá firmar el albarán como prueba de que se le ha entregado correctamente la mercancía.
Por un lado, para el comprador: sirve para establecer una comparación con respecto al pedido, con el objetivo de controlar si la mercancía recibida corresponde con la solicitada y, fundamentalmente, para confrontar y contrastar las mercancías recibidas con la posterior emisión de la factura.

Por otro lado, para el vendedor: cuando este recibe el duplicado del albarán debidamente firmado y sellado por el comprador obtiene constancia de la entrega de la mercancía por parte del comprador y, por tanto, de su conformidad. En base a la recepción del remito debidamente sellado y firmado, el vendedor pasará a confeccionar la factura correspondiente.

ALBARAN

• El albarán no sustituye a la factura, sino que es complementario de la misma.

• Se recomienda no firmar el albarán por parte del comprador hasta que no haya comprobado el buen estado de la mercancía, así como que coincida con el género solicitado, ya que la firma supone la conformidad del pedido.

• Para cualquier reclamación es imprescindible presentar una copia del albarán, por lo que es necesario guardarlo.

Ø  La inadecuada cumplimentación de los datos esenciales por parte del vendedor.

Ø  Las referencias no coinciden con las entregadas.

Ø  La cuantía difiere de la solicitada.

Ø  La cuantía estipulada no coincide con la entregada (número de bultos o de kilos).

​errores documentales

Ø  La mercancía se entrega fuera de plazo.

Ø  Falta de la firma y el sello del cliente.

Ø  La pérdida o la mala conservación de los albaranes: los albaranes han de conservarse debidamente anexados a las correspondientes facturas, ya que son imprescindibles para cualquier reclamación.

​

La hoja de pedido es un documento impreso que se utiliza para solicitar determinados productos o servicios a una empresa.

 

Actualmente, existen diferentes modos de realizar un pedido:

Ø  Mediante un documento impreso que se manda por correo ordinario o fax.

Ø  Mediante Internet, que hoy en día es el medio más habitual.

HOJA DE PEDIDO

El término inglés packing-list se traduce al castellano como “lista de empaque”. Es un documento comercial emitido por el vendedor en el que se especifica el contenido de cada bulto de una operación de exportación. En esta lista, se detallan cada una de las mercancías, se proporciona información sobre la forma de embalaje y el contenido de los diferentes envases y se especifican los pesos y las dimensiones de los bultos.
(SIMILAR A EL ALBARAN)

EL PACKING LIST

La hoja de transporte es aquel documento que se utiliza básicamente para el transporte terrestre y que contiene información sobre el itinerario y la carga. Viene a justificar el desplazamiento de mercancías y el contenido de las mismas.
Se emiten en tres ejemplares originales que deben firmar el cargador y el porteador.

HOJA DE TRANSPORTE

Multiple Choice

el albaran es un documento

• a.       de uso obligatorio

• b.       que nunca aparece valorado

• c.      puede ser reemplazado por la factura

• d.   todas son incorrectas

Multiple Choice

la hoja de pedido es un documento impreso que

• a.       se manda por correo ordinario

• b.       se manda mediante internet

• c.      se manda por fax

• d.   todas son correctas

TEMA 6: SISTEMA DE IDENTIFICACION SEGUIMIENTO MERCANCIAS

La clasificación de todos los productos implica realizar su catalogación, su especificación y su codificación. Por ello, toda la mercancía que está presente en un almacén ha de ser tratada y procesada mediante unos sistemas informáticos que permitan su identificación y su seguimiento.

. El método de codificación es decisión  fundamental de la propia empresa. No hay una codificación específica que se adecue a todas las empresas, sino que cada una deberá buscar el sistema que mejor le convenga en función del número de almacenes, las zonas en la que estén asentados, las ubicaciones que tengan (estanterías, palés, rolls, etc.).

IDENTIFICACION, LOCALIZACION Y SEGUIMIENYO DE MERCANCIAS

.la codificación consiste en el proceso de asignar dígitos o letras fácilmente capturables a datos ambiguos o problemáticos. Esto se hace asignando una identificación única por artículo.

CODIFICACION Y ETIQUETAS

Códigos de secuencia simple

Los códigos de secuencia simple son simples números asignados a un determinado objeto, producto o servicio sin que tenga relación con los datos del mismo (es decir, es un número de fácil referencia).
Códigos de derivación alfabética

 

Los códigos de derivación alfabética se usan cuando no es deseable utilizar códigos en secuencia por los posibles errores que se puedan producir al teclear un número que no sea el correcto. Por ejemplo, los que se usan para identificar un número de cuenta.

​TIPOS DE ETIQUETAS

El código de barras

Los códigos de barras son un sistema internacional que permite la identificación de forma clara de los productos mediante el empleo de un lenguaje común.
Las etiquetas electrónicas, llamadas también códigos electrónicos de producto (códigos EPC por sus siglas en inglés Electronic Product Code), son un sistema de identificación y de seguimiento de las mercancías en tiempo real.

​MEDIOS

Para la implantación de esta sistemática informatizada de identificación, localización y seguimiento de mercancías se necesitan diversos medios como son las terminales de radiofrecuencia, las PDA y los lectores de códigos de barras.

​TERMINALES DE RADIOFRECUANCIA

El sistema de identificación por radiofrecuencia (por ondas de radio) EPC (Electronic Product Code), un sistema de última generación de identificación y seguimiento de productos en tiempo real. Se basa en la radiofrecuencia RFID y asocia una serie numérica unitaria a cada objeto. Toda la información se puede obtener a través de un lector que emplea ondas de radio.

​PDA

Una PDA (del inglés: Personal Digital Assistant) es una especie de ordenador de bolsillo que se diseñó en sus principios como una agenda electrónica con un sistema de reconocimiento de escritura.

​LECTORES DE BARRAS

Nota: Un lector de códigos de barras puede tener el decodificador integrado o tratarse de un simple escáner sin decodificador que requiere una caja separada llamada interfaz.

Fundamentalmente, hay dos tipos de lectores:

Ø  Es sistema láser.

Ø  El sistema CCD, que emplea como medio de captación de imagen un chip sensor en vez de una película fotosensible (son más baratos pero también menos precisos que los láseres).

​SISTEMAS RECONOCIMIENTO POR VOZ

Los sistemas de reconocimiento de voz son una solución muy eficaz para ser utilizada en los terminales portátiles que tienen un tamaño reducido con las consiguientes restricciones.

Multiple Choice

el codigo de barras

• informa acerca de la composición del producto

• da informacion sobre proveedor, transporte y procedencia

• es un sistema intermacional

Multiple Choice

el albaran y la carta de porte son tipicos

• del proceso de recepcion

• del proceso de almacenaje

• del proceso de expedicion

• del proceso de recepcion y expedicion