ITENS E INVENTARIO

ITENS E INVENTÁRIO

Noção Básica sobre Itens

​Bem vindo ao módulo de itens e inventario, iremos introduzir esse módulo falando de dados de cadastro de item, como você já viu anteriormente em no módulo de transações comerciais, o SAP Business trata os itens à partir de um cadastro mestre, esse cadastro irá conter todas as informações importantes e necessárias para realização de transações que dependem de um item.
No final deste tópico, você estará apto a: ▪ Descrever o conteúdo do cadastro do item

​Dados de cadastro do item

Contexto:
A Empresa XYZ está lançando um novo modelo de smartphone, chamado "SmartX". Este produto será distribuído globalmente, e é crucial configurar corretamente os dados mestres do item no SAP Business para garantir uma integração suave em todas as transações.

Atividade 1 A

Contexto:
A Empresa XYZ está lançando um novo modelo de smartphone, chamado "SmartX". Este produto será distribuído globalmente, e é crucial configurar corretamente os dados mestres do item no SAP Business para garantir uma integração suave em todas as transações.

Passos da Lição:

1. Identificação do Item:

• Atribua um número único de identificação ao "SmartX" no sistema SAP Business, garantindo unicidade para referências futuras.

2. Descrição Detalhada:

• Preencha informações detalhadas sobre o "SmartX", incluindo especificações técnicas, capacidades de armazenamento, características da câmera, entre outros detalhes relevantes.

3. Unidades de Medida:

• Defina as unidades de medida padrão para o "SmartX" nas transações de compra, venda e controle de estoque. Por exemplo, configure a unidade de medida como "Unidade" para simplificar as transações.

4. Preços e Condições Comerciais:

• Estabeleça os preços de compra e venda para o "SmartX", considere descontos aplicáveis e determine os termos comerciais, como prazos de pagamento.

Atividade 1 b

Preços e Condições Comerciais:

• Estabeleça os preços de compra e venda para o "SmartX", considere descontos aplicáveis e determine os termos comerciais, como prazos de pagamento.

5. Categorias e Classificações:

• Atribua o "SmartX" a categorias específicas, como "Smartphones" e "Tecnologia", para facilitar a classificação e a busca eficiente em relatórios e análises.

6. Simulação de Transações:

• Simule transações de compra e venda para o "SmartX" no ambiente de treinamento do SAP Business. Verifique como os dados mestres do item impactam automaticamente o processo, garantindo que os preços, unidades de medida e outras informações estejam corretas.

7. Atualizações e Manutenção:

• Explique como realizar atualizações nos dados mestres do item conforme necessário. Por exemplo, caso haja uma alteração nas especificações do "SmartX" ou nos termos comerciais, oriente sobre como fazer as atualizações de forma consistente.

Atividade 1

Resultados Esperados:
Ao final da lição, os participantes devem ser capazes de criar e configurar corretamente os dados mestres do item para o "SmartX" no SAP Business, compreendendo como essas informações impactam as transações ao longo da cadeia de suprimentos. A prática proporcionará uma compreensão hands-on do papel crítico dos dados mestres do item na gestão eficiente e precisa das operações empresariais.

Cadastro do Item

O SAP Business One oferece uma solução abrangente para gerenciar todos os aspectos relacionados aos itens que envolvem compras, fabricação, vendas e controle de estoque.

Através do cadastro detalhado de informações de cada item, podemos definir suas características e especificar como devem ser tratados. Cada produto recebe um registro exclusivo no cadastro do item, identificado por um código único, podendo ser vinculado ao código universal do produto ou a um número de catálogo.

Os dados registrados no cadastro do item desempenham um papel fundamental em praticamente todos os processos executados no SAP Business One, exercendo controle sobre o comportamento do item nos módulos de vendas, compras, produção, MRP (Planejamento de Necessidades de Materiais), estoque e serviços.

Cada registro no cadastro do item armazena informações cruciais, como se o item é destinado à compra ou venda, seu preço, o nível de estoque atual, e detalhes sobre como a aquisição do item está prevista e planejada.

Esses dados são automaticamente integrados pelo sistema nos processos de compra, venda, produção, gestão de estoque e contabilidade, proporcionando uma administração eficiente e integrada de todas as operações relacionadas aos itens em seu negócio.

Itens Inativos

Uma regra importante se aplica a dados do cadastro do item. Se um registro de cadastro for utilizado em um documento de marketing ou em uma transação contábil ou de estoque (como nota fiscal de entrada, nota fiscal de saída, lançamento contábil manual etc.), ele não poderá ser eliminado. Mas e os itens obsoletos? Talvez você não queira mais vender um modelo específico de monitor, no entanto, como ele estava estocado e era vendido anteriormente, não é possível eliminá-lo. O que você pode fazer? Você pode marcar o item como inativo; assim, ele não poderá mais ser adicionado a pedidos de venda. O campo de seleção inativo também pode ser utilizado para produtos que ainda não estão prontos para transações de compra e venda. Você pode optar por eliminar esses itens inativos dos relatórios do sistema. As opções na janela Configurações gerais permitem que você selecione se quer exibir itens inativos em relatórios e/ou em documentos de marketing. Posteriormente, quando você arquivar dados antigos e esses itens não tiverem mais transações relacionadas a eles no banco de dados, será possível eliminá-los completamente.

Estrutura de Registro do Item

Categorias de item

​A designação de um item como "item de estoque" implica que ele pode ser utilizado em transações relacionadas ao estoque. Da mesma forma, ao marcar um item para compras e vendas, indica-se que ele pode ser adquirido ou vendido em documentos de marketing.

É importante observar que, se um item for marcado exclusivamente como de estoque, não será possível efetuar sua compra ou venda. Pode existir a situação em que um item não é adquirido, mas é fabricado internamente para posterior venda. Nesse caso, o item pode ser marcado tanto para estoque quanto para vendas.

Outro exemplo seria um serviço que sua empresa oferece. Nesse contexto, o item pode ser marcado apenas para vendas, excluindo a possibilidade de ser categorizado como item de compras ou estoque.

Em alguns casos, como despesas, como materiais de escritório, que são adquiridos para uso imediato, é possível optar por não incluí-los no estoque. Assim, o item se torna uma compra, mas não um item de estoque, uma vez que é consumido imediatamente após a aquisição.

Abas Compras e Vendas

As abas de dados de compras e vendas constituem repositórios essenciais de informações destinadas a facilitar a utilização dos itens em documentos de marketing.

Na aba de dados de vendas, encontram-se dados cruciais, como as unidades de medida de venda do item, dimensões associadas à venda, informações sobre embalagem para comercialização e detalhes tributários pertinentes. Paralelamente, na aba de dados de compras, são disponibilizadas informações relativas às unidades de medida aplicadas à aquisição do item, juntamente com detalhes sobre dimensões, embalagem e impostos associados.

Adicionalmente, a aba de dados de compras também abrange informações valiosas sobre os fornecedores, bem como números específicos do catálogo do fabricante.

Ao criar um documento de marketing, as informações pertinentes ao item são consolidadas e padronizadas no documento, proporcionando uma abordagem consistente e eficaz.

Ambas as abas oferecem acesso direto a relatórios, identificados pelos ícones "Análise de vendas" e "Análise de compras do item", possibilitando uma análise aprofundada das transações comerciais associadas ao produto.

Aba dados e níveis do Estoque

A aba de dados do estoque oferece uma visão atualizada e dinâmica dos níveis de estoque e demanda de cada item em todos os depósitos. Essas informações são continuamente atualizadas para refletir a situação em tempo real.

Uma matriz informativa exibe detalhes cruciais, incluindo:

A quantidade atualmente em estoque.

A quantidade confirmada, que representa a quantidade solicitada pelos clientes.

A quantidade pedida, que reflete a quantidade de compra requisitada pela empresa, mas ainda não entregue, ou a quantidade em ordens de produção para itens fabricados internamente.

Na última coluna, a matriz apresenta a quantidade disponível para pedidos de venda. Essa quantidade é calculada pela soma das quantidades pedida e em estoque, seguida da subtração de qualquer quantidade confirmada.

É possível configurar um depósito como padrão para transações, simplificando o processo. Caso não seja definido um depósito padrão, o primeiro depósito listado na matriz será automaticamente designado como tal.

Outros campos relevantes, como método de avaliação e unidade de medida de estoque, serão explorados em tópicos subsequentes, oferecendo uma compreensão mais aprofundada desses aspectos cruciais do gerenciamento de estoque.

DADOS de planejamento

A aba de dados de planejamento contém informações para planejar suas necessidades de estoque. Nessa aba, você pode controlar se o item é considerado no planejamento de necessidades de material. E, se relevante para planejamento, você pode indicar se esse item é comprado ou produzido internamente e definir um tempo de processamento para calcular quanto tempo será necessário para reabastecer o estoque desse item. Os outros campos dessa aba dão suporte ao processo de planejamento de necessidades de material.

Dados de Produção

A aba Dados de produção contém informações utilizadas no gerenciamento do item durante a produção. Você pode controlar a forma como o item é enviado para ordens de produção. Se o item for composto de uma estrutura de produtos, existirá um link para a estrutura de produtos, bem como um resumo exibindo o número de componentes, recursos e etapas do roteiro. Você também tem a opção de incluir informações de cálculo de custos de produção nessa aba.

propriedades do item

As propriedades do item fornecem a você uma maneira de adicionar mais informações sobre como esse item se alinha com o setor de atividade, os territórios de vendas e os objetivos de marketing de sua empresa. Nessa aba, você pode classificar o item com até 64 propriedades diferentes que podem ser utilizadas para geração de relatórios, atividades de marketing e até mesmo determinação do preço. Por exemplo, um laptop específico poderia ser classificado de acordo com tipo de usuário (profissional, estudante), condição (novo, usado) e outras propriedades como: tamanho da tela, marca do processador, faixa de preço, memória do sistema, tela de toque ou não, plataforma operacional etc.

Definição de GRUPO DE itens

Empresas com amplos catálogos de itens se beneficiam ao agrupá-los e classificá-los de forma lógica para facilitar processamento e relatórios. Os grupos permitem categorizar produtos por linhas ou conforme sua utilização. A OEC Computers, por exemplo, organiza itens em linhas de produtos, como impressoras, computadores e acessórios. Essa prática simplifica a gestão e a apresentação, tornando-a mais intuitiva para clientes e parceiros.

​Os grupos de itens desempenham um papel crucial em diversas fases do gerenciamento de produtos, como:

Criação de Itens: Facilitam e agilizam o processo de criação de itens, uma vez que determinados campos comuns a uma determinada área comercial são automaticamente padronizados no item, proporcionando eficiência no fluxo de trabalho.

Geração de Relatórios de Dados Relacionados a Itens: Os grupos de itens são úteis como critérios de seleção em relatórios, permitindo uma análise mais específica e segmentada dos dados relacionados aos itens. Isso contribui para uma compreensão mais aprofundada do desempenho de produtos dentro de categorias específicas.

Processamento de Itens: Na execução de operações relacionadas aos itens, os grupos podem ser empregados como critérios para processamento. Por exemplo, ao selecionar itens de um grupo específico para inclusão em uma contagem de estoque, otimizando assim tarefas como inventário.

A utilização estratégica de grupos de itens não apenas simplifica a gestão cotidiana de produtos, mas também enriquece a capacidade de análise e tomada de decisões por meio de relatórios mais refinados e processos mais eficientes.

Os padrões se aplicam a algumas áreas básicas: Básico para o item: tipo de item (item de material ou serviço), Padrões para unidades de medida – grupo padrão e unidade de medida de estoque padrão. Padrões para planejamento de necessidades de material – método de planejamento, método de suprimento, intervalo de pedidos, pedido múltiplo, quantidade mínima do pedido e tempo de processamento, Padrão para cálculo de custos – uma configuração importante que você pode fazer no nível de grupo de itens é a especificação do método de avaliação do estoque. Se você está utilizando posições em um depósito, poderá definir padrões em uma posição padrão no depósito e decidir se ela deve ser utilizada na entrada do item. Quando você cria um item e atribui um grupo de itens, os campos padrão do grupo de itens são exibidos no item. Esses campos podem ser modificados.

Padrões para g. de itens

Vantagens dos Grupos de Itens

cont. Definição de GRUPO DE itens

Você pode utilizar o grupo de itens como critério de seleção para muitos relatórios. Alguns relatórios, como o de análise de vendas e o de análise de compras, podem exibir totais por grupos de itens.

Você pode adicionar campos extras a uma busca de item para facilitar a localização de itens em documentos de marketing ou relatórios. Abra um documento ou relatório que exiba a janela Lista de Itens para procurar itens. Utilize as configurações de formulário (na barra de ferramentas) para adicionar os campos necessários. Se a lista de itens for muito extensa, você poderá reduzi-la utilizando seu campo adicionado para agrupar os itens. Dessa forma, primeiro, você visualiza os grupos, depois, pode abrir um grupo para procurar um item individual. A busca reformatada está disponível nos locais em que a janela Lista de Itens é utilizada.

Funções de Pesquisa para um item

Relatórios por Grupos de Itens

unidades de medida

​
Normalmente, um item pode ser comercializado em diferentes tipos de embalagem em relação à sua aquisição. No exemplo do papel, os fornecedores o vendem em caixas de papelão ou paletes, enquanto nós o comercializamos em pacotes, pacotes pequenos ou grupos de 6 pacotes.

Cada registro de item inclui unidades de medida específicas para a compra, armazenamento e venda desse item. Ao configurar um item, é possível atribuir um grupo que contenha as unidades de medida comumente utilizadas para esse tipo de produto. O grupo "manual" é uma opção padrão para empresas em processo de atualização, sendo utilizado até que outro grupo seja designado.

unidades de medida

Quando você cria um registro no cadastro item, atribui um grupo de unidades de medida.

O grupo contém todas as unidades de medida relevantes que são necessárias para o item, bem

como a relação entre as unidades.

Em nosso exemplo, podemos atribuir o grupo de UMs do papel porque ele tem todas as medidas

necessárias.

▪ Observamos que um conjunto de Unidades de Medida (UMs) compreende um conjunto de unidades de medida relevantes. ▪ Retornemos um passo para entender como esses conjuntos são criados. ▪ Inicialmente, há uma tabela que contém uma lista de todas as unidades de medida possíveis, denominada UM Global. Esta lista é visualizada à esquerda do gráfico. ▪ Subsequentemente, os itens individuais dessa tabela são agrupados. ▪ Em nosso contexto de negócios, estabelecemos um grupo específico para o papel. ▪ Dentro desse grupo, são definidas as relações entre as medidas listadas com base nas regras de conversão. ▪ À direita, são apresentadas as medidas que compõem o conjunto de UMs para o "papel". ▪ Importante notar que as medidas elencadas na tabela UM Global podem ser atribuídas a vários grupos de unidades de medida.

unidades de medida

A OEC Computers pode utilizar esse mesmo grupo de unidades de medida para diferentes tipos de papel de impressora que ela vende.
Assim que um grupo de unidades de medida é criado, ele pode ser atribuído a vários registros de dados do cadastro do item.
Em nosso gráfico, o grupo de unidades de medida para papel é atribuído a 3 registros do item que precisam do mesmo tipo de relações entre as UMs presentes no grupo.
Como o grupo de UMs do papel foi definido de maneira flexível, ele pode ser utilizado para vários tipos de papel de impressora que a empresa vende.

unidades de medida

▪ Desafio: Modifique a taxa de conversão em um grupo de UMs para um determinado item.
▪ Você precisa criar um segundo grupo de UMs (grupo 2) que inclua um conjunto idêntico de UMs ao primeiro grupo. O novo grupo também pode conter taxas de conversão adicionais.
▪ Atribua o item afetado ao novo Grupo de UMs 2. Você verá que a taxa de conversão ainda é a mesma do primeiro grupo de UMs original.
▪ OBS.: Você não pode modificar as taxas de conversão no grupo de UMs 2 enquanto existirem documentos em aberto vinculados ao item afetado.
▪ Você precisa fechar todos os documentos abertos vinculados que contêm o item afetado.
▪ Depois que todos os documentos que contêm o item afetado forem fechados, você poderá navegar para a definição do grupo de UMs 2 e modificar a taxa de conversão de acordo.

unidades de medida

▪ No cadastro de dados do item, estabelecemos três tipos de Unidades de Medida (UM):

 Unidade de Medida de Estoque: Essa única unidade de medida é empregada para registrar todas as transações de estoque. Após as transações terem sido realizadas para um item, a unidade de medida de estoque não pode ser modificada. Importante notar que o campo "Unidade de Medida de Estoque" nos dados do cadastro do item não será exibido se o grupo "Manual" estiver atribuído.

 Unidades de Medida de Vendas: Um item pode estar associado a várias unidades de medida de vendas, cada uma das quais pode ser utilizada em documentos de vendas ou estoque.

 Unidades de Medida de Compra: Um item pode ter diversas unidades de medida de compras relacionadas a ele, cada uma aplicável em documentos de compras ou estoque.

 As listas de inventário e os relatórios são elaborados com base na unidade de medida de estoque, enquanto a verificação de disponibilidade é conduzida considerando a unidade de medida de estoque.

Em nosso exemplo de negócio, definimos a unidade de medida de estoque como embalagem. Portanto, o pacote será exibido como unidade em todas as transações de estoque. ▪ Definimos a unidade de medida de compras como caixa de papelão porque ela é a unidade geralmente utilizada por nossos fornecedores. ▪ Independentemente de como compramos um produto, podemos decidir vendê-lo com uma embalagem diferente. Em nosso exemplo, o papel geralmente é vendido em pacotes com 6 unidades. Portanto, definimos a unidade de medida de vendas como pacote com 6 para essa medida ser padronizada em nossos documentos de vendas. ▪ Você pode sobre gravar a unidade de medida e os itens por unidade em documentos de marketing conforme for necessário. Por exemplo, geralmente, você compra de um fornecedor que entrega itens em caixas de papelão com 12 unidades. No entanto, você está testando um novo fornecedor que entrega itens em caixotes. Cada caixote contém 20 unidades. Como a unidade de medida de compra é caixa de papelão, a unidade de medida no pedido de compra é padronizada como caixa de papelão. Se a unidade de medida de caixote pertencer ao grupo de unidades de medida do papel, você poderá substituir “caixa de papelão” e modificar a unidade de medida e os itens por unidade de compra para “caixote” no pedido de compra sem afetar o registro do item. Se a modificação for permanente, você também poderá fazer a mesma modificação na unidade de medida de compras padrão no registro dos dados do cadastro do item. ▪ Lembre-se de que, independentemente da unidade de compra ou venda utilizada em um documento, os lançamentos são sempre feitos na unidade de medida de estoque. Portanto, utilizando nosso exemplo de negócio, um recebimento de mercadorias em 1 caixa de papelão criará um lançamento de estoque referente a 24 pacotes, já que cada caixa contém 24 pacotes

resumo

Itens
Os dados registrados no cadastro do item desempenham um papel crucial na definição do comportamento do item nos diversos processos de negócios. Essas informações são automaticamente integradas pelo sistema em operações como compra, venda, produção, gestão de depósitos, serviços e contabilidade.

É relevante observar que o registro de cadastro utilizado em transações não pode ser eliminado até que essas transações sejam arquivadas, mas é possível marcar o item como inativo.

As categorias de item exercem controle sobre a capacidade do item ser adquirido, vendido ou armazenado em estoque, permitindo que um item pertença a múltiplas categorias. A designação de um item como um item de estoque implica sua utilização em transações relacionadas ao estoque. Da mesma forma, ao marcá-lo para compras e vendas, indica-se que o item pode ser comprado ou vendido em documentos de marketing. No entanto, se um item for marcado exclusivamente como de estoque, não será possível realizar transações de compra ou venda.

A aba de dados de estoque monitora as quantidades disponíveis, pedidas, comprometidas e em estoque para um item em cada depósito. A quantidade disponível é calculada como o total das quantidades pedidas e em estoque, subtraindo qualquer quantidade comprometida.

Grupos

​Você pode organizar itens por área comercial utilizando grupos de itens.

• Os grupos de itens podem armazenar valores padrão comuns aos itens que pertencem a eles. Ao criar itens nesse grupo, os valores são automaticamente padronizados.

• Os grupos de itens são úteis como critérios de seleção em relatórios e funções de processamento, como a seleção de itens em um grupo de itens para inclusão em uma contagem de estoque.

• É possível inserir um subtotal de análises de vendas e compras por grupo de itens.

• Se houver um grande número de itens, é possível reformatar os critérios de busca de itens para agrupar os resultados por grupo de itens ou outro campo na janela Configurações de Formulário.

resumo 2

Unidades de Medida
Unidades de medida (UMs) são estabelecidas globalmente para uma empresa, organizadas em grupos que contêm uma lista de unidades e definem as relações entre elas com base em regras de conversão. Ao criar um registro no cadastro do item, é atribuído um grupo de unidades de medida.

Um grupo de unidades de medida flexível pode ser associado a vários itens, abrangendo todas as unidades necessárias para esses itens. Quando atribuído a um item específico, o grupo de unidades de medida pode gerenciar funções relacionadas ao tamanho, como códigos de barras, preços e embalagens, para cada unidade de medida presente no grupo.

No cadastro do item, são estabelecidos três tipos de unidades de medida: estoque, vendas e compras. Um item pode ter múltiplos códigos de unidades de medida para vendas e compras.

Cada item possui uma única unidade de medida de estoque designada para registrar todas as transações de estoque. É importante observar que essa configuração não pode ser modificada após a realização de transações relacionadas ao item.

Atividade 3

Atividade: Gerenciamento de Itens no SAP Business One

Objetivos da Atividade:

1. Importar Itens via DTW (Data Transfer Workbench).

2. Realizar conversões de unidade de medida para os itens.

3. Executar operações de suprimento e venda desses itens.

Passos da Atividade:

1. Importação de Itens via DTW: a. Prepare um arquivo Excel com informações dos itens, incluindo código, descrição, preço, quantidade em estoque, etc. b. Utilize o DTW para importar os itens para o SAP Business One. c. Verifique se os itens foram importados com sucesso e estão disponíveis no sistema.

2. Conversões de Unidade de Medida: a. Selecione um item importado no passo anterior. b. Acesse a tela de detalhes do item e configure diferentes unidades de medida para o mesmo (ex: peças, caixas, unidades). c. Realize conversões entre essas unidades de medida e confirme se as alterações foram aplicadas corretamente.

3. Operações de Suprimento e Venda: a. Execute uma entrada de mercadorias para aumentar a quantidade em estoque de um item específico. b. Realize uma venda desse item e verifique se o estoque foi atualizado corretamente. c. Acesse relatórios relevantes para garantir que as transações (entrada e saída) foram registradas adequadamente no sistema.

Dicas Adicionais:

• Utilize dados de teste ou crie itens específicos para evitar impactos no ambiente de produção.

• Documente cada passo da atividade, incluindo screenshots, para referência futura.

• Explore outras funcionalidades relacionadas, como a geração de relatórios de movimentação de estoque.

Observações: Certifique-se de ter as permissões necessárias para realizar essas operações no ambiente de teste do SAP Business One. Além disso, consulte a documentação oficial do SAP Business One para obter informações mais detalhadas sobre o DTW, conversões de unidade de medida e processos de suprimento e venda de itens.