Materi Prosedur Rapat Secara Online

PENGELOLAAN RAPAT
(Prosedur Rapat
Secara Online)

XI
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS​

Pengertian Rapat secara Online

Rapat secara online sering juga disebut dengan virtual meeting atau virtual conference yang memungkinkan peserta dar jarak jauh atau bahkan dari belahan bumi yang lain dapat mengakses pertemuan dan acara langsung dari tempat masing-masing menggunakan komputer/perangkat lainnya. Rapat dapat diselenggarakan sepenuhnya melalui internet atau jaringan telepon dimana peserta tidak perlu berkumpul di ruangan fisik yang sama.

Multiple Choice

Proses pertemuan antara beberapa pihak yang dilakukan secara virtual atau online menggunakan aplikasi tertentu disebut...

• virtual office

• virtual administration

• virtual speaking

• virtual conference

• virtual coordinating

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN RAPAT ONLINE

a. Koneksi internet yang kurang stabil

b. Kualitas video dan audio yang kurang
c. Kesiapan peserta dalam mengikuti rapat online dan menggunakan media rapat online

​Kekurangan:

a. Lebih efektif

b. Meningkatkan hubungan antara tim tanpa harus bertemu

c. Menghemat biaya operasional meeting

d. Mudahnya mengadakan meeting dimanapun

e. Jalan keluar untuk seseorang yang memiliki jadwal padat

​Kelebihan:

Multiple Choice

Berikut ini yang bukan merupakan kelebihan dari rapat online adalah...

• koneksi internet yang kurang stabil

• meningkatkan hubungan antara tim tanpa harus bertemu

• menghemat biaya operasional meeting

• mudahnya mengadakan meeting dengan rekan kerja yang jauh

• sebagai jalan keluar untuk meeting dengan seseorang yang super sibuk

​Jenis-Jenis Rapat Online

• Teleconference (komunikasi langsung yang dilakukan beberapa orang dari jarak jauh dan terhubung melalui sistem.

  Jenis-Jenis Teleconference:

  a. audio conference

  b. video conference

  c. web conference atau webinars

​Jenis-Jenis Rapat Online

• Video Conference (komunikasi dari berbagai lokasi yang berbeda dengan menampilkan gambar video dan suara.

• Web Conference (menggambarkan proses penggunaan internet dan browser web untuk menghubungkan individu/kelompok bersama- sama dari wilayah yang terpisah.

Prosedur Rapat Secara Online

1. Persiapan Rapat secara Online
a. Persiapan Administrasi
(Membuat undangan rapat, menyiapkan materi rapat dan slide presentasi, menyiapkan presentasi)
b. Persiapan Non-Administrasi
(Smart phone, laptop, tablet, koneksi internetsoftware,
peralatan pendukung, persiapan ruang, persiapan
petugas/penyelenggara

Prosedur Rapat Secara Online

2. Langkah-Langkah Teleconference
a. Siapkan perangkat seperti PC, headset, webcame, da perangkat lunak (google
meet, zoom meeting, skype, whatsapp, vmeet, dan lain sebagainya).

b. Siapkan account di software yang anda gunakan/buat account baru

c. Tentukan lawan teleconference anda

d. Lakukan setting dan konfigurasi aplikasi anda perhatikan menu mana yang
harus diperhatikan

e. Jika sudah terhubung, anda bisa melakukan komunikasi dengan lawan bicara

Prosedur Rapat Secara Online

3. Melaksanakan Rapat Online yang Efektif

a. Buat agenda dan otomatisasi prosesnya
b. Persiapkan materi rapat dan slide presentasi

c. Time management
d. Kirim undangan rapat dan atur reminder

e. Siapkan peralatan rapat

f. Tunjuk orang sebagai moderator rapat

g. Gunakan alat kolaborasi

h. Follow up dan share rumusan rapat

Menggunakan Aplikasi Rapat/Pertemuan Online

(Jenis Aplikasi Rapat Online)

Multiple Choice

Aplikasi disamping merupakan.....

• Aplikasi yang jarang digunakan ketika rapat online

• Aplikasi yang sering digunakan ketika rapat online

• Aplikasi yang tidak pernah dipakai ketika rapat online

Match

Jodohkan berikut ini

rapat online

rapat offline

presentasi

• rapat online

• rapat offline

• presentasi

-Dian Ayu Astuti

TERIMA KASIH